Job Description

Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine est a un stade de maturite, qui lui a permis, grace a la recherche d'excellence qui s'y realise a travers la programmation scientifique de haut niveau dans ses creneaux mere-enfant, de recevoir au cours de la derniere annee, des dons majeurs qui seront transformationnels et ouvriront d'innombrables perspectives pour la recherche en sante des enfants. Le Centre de recherche Azrieli du CHU Sainte-Justine reunit une equipe de plus de 1200 personnes, soit plus de 295 chercheuses et chercheurs, dont plus de 160 en recherche clinique et plus de 580 etudiantes et etudiants aux cycles superieurs et stagiaires de recherche postdoctorale oeuvrant dans des domaines d'expertise multiples. Travaillant etroitement avec les equipes de soins du CHU Sainte-Justine, cette communaute se devoue a la recherche fondamentale, clinique et translationnelle au sein de six axes de recherche.

Projet

L'Institut des neurosciences, de la sante mentale et des toxicomanies (INSMT) des Instituts de recherche en sante du Canada (IRSC) est a la recherche d'un(e) adjoint(e) executif(ve) hautement organise(e) et minutieux(se) pour fournir un soutien administratif de haut niveau a la directrice scientifique, Dre Patricia Conrod, ainsi qu'a l'equipe de l'Institut. Ce poste est base au Centre de recherche Azrieli (CRA) du CHU Sainte-Justine, a Montreal.


L'INSMT des IRSC a pour mandat de soutenir la recherche visant a ameliorer les connaissances sur le cerveau, la sante mentale, la sante neurologique, la vision, l'audition et le fonctionnement cognitif, et a reduire le fardeau des troubles connexes grace a des strategies de prevention, de depistage, de diagnostic, de traitement, de soutien et de soins palliatifs. Sa mission est de favoriser l'excellence en recherche innovante et ethique au Canada, afin d'accroitre notre comprehension du fonctionnement et des troubles du cerveau, de l'esprit, de la moelle epiniere, des systemes sensoriels et moteurs, ainsi que du bien-etre mental et de toutes les formes de dependance. L'INSMT vise a ameliorer la vie des Canadiens par la creation de connaissances, le renforcement des capacites et l'innovation en recherche en sante.

Tes defis

L'adjoint(e) executif(ve) relevera directement de la directrice scientifique (DS). Il ou elle sera responsable d'assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau de la directrice scientifique, en gerant les calendriers, les deplacements et les reunions, tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme, de discretion et d'efficacite. Ce role est essentiel au succes de l'Institut et constitue une occasion de travailler avec des collegues motives dans un environnement dynamique de recherche en sante. Ce poste implique la gestion de documents confidentiels et exige la capacite de faire preuve de jugement, de discretion et d'autonomie dans la gestion efficace de l'information interne et externe. Les responsabilites associees a ce poste impliquent une grande rigueur, car l'adjoint(e) administratif(ve) sera appele(e) a collaborer avec des clients internes et externes de haut niveau, des representants gouvernementaux, des parties prenantes, ainsi que la direction et le personnel des IRSC. Il est donc essentiel de faire preuve de discretion, de professionnalisme, de jugement eclaire et de solides competences en communication. Des competences organisationnelles, analytiques et en resolution de problemes tres developpees sont requises pour gerer efficacement des enjeux complexes, ce qui peut entrainer un niveau de stress eleve. L'adjoint(e) administratif(ve) est appele(e) a faire preuve d'autonomie dans l'organisation de son travail, en veillant a ce que les taches soient realisees avec rigueur et dans les delais requis. A l'occasion, des heures de travail en dehors des horaires habituels ainsi que certains deplacements pourraient etre necessaires.

Responsabilites principales

Gerer l'agenda complexe de la directrice scientifique, incluant la planification de reunions, d'appels et d'evenements a travers plusieurs fuseaux horaires, en veillant a ce que son emploi du temps soit organise, priorise et communique avec le plus haut niveau de professionnalisme. Coordonner les deplacements nationaux et internationaux, incluant le transport, l'hebergement, les itineraires, et traiter les rapports de depenses complexes et les remboursements. Preparer et mettre en forme des documents, rapports, presentations et correspondances. Gerer des dossiers sensibles et confidentiels lies aux activites de l'Institut. S'assurer que la directrice scientifique est informee des activites et echeances a venir pertinentes a son role et/ou au mandat de l'Institut. Gerer les demandes concurrentes liees aux multiples roles de la directrice scientifique en anticipant ses besoins et en utilisant d'excellentes competences en resolution de problemes et en priorisation pour optimiser son temps. Definir ses propres priorites tout en coordonnant les projets et les besoins administratifs de la directrice scientifique pour l'Institut. Fournir leadership et orientation pour resoudre des problemes complexes en l'absence de la directrice scientifique. Sous la supervision du gestionnaire des operations et des finances, soutenir le personnel de l'INSMT dans l'organisation de reunions, d'ateliers et d'evenements pour l'equipe et les parties prenantes affiliees. Appuyer le gestionnaire dans la planification et l'organisation des reunions du Conseil consultatif de l'Institut (en presentiel et virtuel) : aide a la preparation des ordres du jour et documents, logistiques (negociation de contrats hoteliers, traiteur, coordination d'evenements sociaux, etc.). Rediger et distribuer les ordres du jour, prendre les proces-verbaux et assurer le suivi des points d'action. Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes pour confirmer la logistique et la participation. Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau. Maintenir des dossiers organises, des systemes de classement et la documentation liee aux activites de l'Institut. Suivre les echeances et aider a la gestion des taches pour la directrice scientifique et son equipe. Effectuer des taches administratives telles que repondre aux appels telephoniques et courriels, gerer le courrier et les livraisons. Commander les fournitures et coordonner les besoins de base du bureau en collaboration avec l'equipe administrative du CHU Sainte-Justine. Servir de premier point de contact pour les demandes adressees au bureau de la directrice scientifique. Faciliter la communication avec les partenaires internes des IRSC, les chercheurs externes, les parties prenantes et les autres instituts. Soutenir la coordination entre l'INSMT et l'administration du CHU Sainte-Justine. Maintenir le plus haut niveau de discretion, de professionnalisme et de confiance dans toutes les interactions. Traiter les factures, generer des bons de commande, rapprocher les depenses. Aider au traitement des factures, au suivi des budgets de projets et a la preparation de resumes financiers de base. Soutenir le gestionnaire des operations et des finances dans l'integration du nouveau personnel (creation de comptes, preparation de documents d'accueil, facilitation des communications initiales). Maintenir les listes de contacts, listes d'envoi et outils de type CRM pour une communication efficace avec les parties prenantes. Aider a la coordination des echeanciers et des contributions pour les rapports annuels, les reunions de planification strategique ou les retraites.

Tes acquis et talents

Diplome collegial ou universitaire en administration, gestion de bureau ou domaine connexe. Minimum de 3 ans d'experience en soutien administratif aupres de cadres superieurs ou dans un environnement de recherche ou universitaire. Une combinaison equivalente de formation et d'experience pourrait etre consideree. Excellentes competences en organisation, gestion du temps et multitache. Maitrise intermediaire a avancee de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Zoom/Teams et des systemes de gestion de fichiers infonuagiques (ex. : OneDrive). Excellentes competences en communication orale et ecrite en francais et en anglais (bilinguisme essentiel). Discretion et professionnalisme dans la gestion d'informations confidentielles. Capacite a travailler de maniere autonome et en collaboration dans un environnement dynamique. Experience dans les interactions avec des cadres superieurs et/ou des representants gouvernementaux (atout). Capacite a etablir ses priorites, respecter les echeances et gerer plusieurs projets simultanement. Capacite a evoluer dans un environnement de travail complexe et multidimensionnel, et a faire preuve d'esprit d'equipe. Capacite a travailler sous pression et a gerer des priorites changeantes avec des delais serres. Capacite a anticiper les besoins, planifier, organiser, coordonner et executer les taches de maniere autonome avec un minimum de supervision. Capacite a resoudre les problemes et a proposer des ameliorations aux procedures pour accroitre l'efficacite operationnelle. Souci du detail exceptionnel et capacite a travailler avec un haut degre de precision. Faire preuve d'initiative, de debrouillardise, de tact et de diplomatie en toutes circonstances. Connaissance des processus, procedures et systemes du CHU Sainte-Justine (atout).

Notre offre (Conditions d'emploi)

Il s'agit d'un contrat a duree indeterminee, a temps complet (35 heures par semaine), non syndique, avec une periode de probation d'un (1) an. Ce poste est normalement prevu pour la duree de la subvention de l'INSMT. La remuneration varie entre 49 437.94$ et 66 002.48$/an selon l'echelle en vigueur au CHU Sainte-Justine et en fonction de l'experience pertinente reconnue. Les autres conditions sont etablies en fonction des normes en vigueur au CHU Sainte-Justine. Modele de travail hybride possible (presentiel + teletravail).

Date d'entree en fonction :

Immediat


Nous tenons a preciser que les candidats etrangers devront avoir un permis de travail valide pour le CHUSJ. Tout permis de travail ayant la condition suivante ne sera pas eligible : Pas autorise a exercer un emploi relie aux soins des enfants, a l'enseignement au primaire ou au secondaire, au domaine de la sante .


Si ce poste vous interesse, veuillez utiliser notre site de recrutement pour postuler en ligne et faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu'une lettre de motivation.


Fin de l'affichage : 2 octobre 2025

Autres avantages

1. Une conciliation travail et vie personnelle :


Plan de vacances avantageux 20 jours de vacances par annee pour le personnel, 13 jours feries 9,6 jours de maladie par annee Conge de maternite, de paternite et d'adoption

2. Des avantages collectifs concurrentiels :


Regime de retraite a prestations determinees (RREGOP) Assurances collectives pour vous et votre famille Programme d'aide aux employes et a leur famille

3. Des etablissements facilement accessibles


Station de metro Universite-de-Montreal, lignes d'autobus et grands axes routiers a proximite Abri a velos securise et stations BIXI a proximite Situee dans le quartier Cote-des-Neiges

4. Des services sur place pour vous simplifier la vie:


Centre de la petite enfance Sainte-Justine Nettoyeur et service de couture Activites sportives Service alimentaire qui encourage l'agriculture biologique et locale Livraison de paniers de legumes biologiques

Remarques

Le genre masculin est utilise sans discrimination et dans le seul but d'alleger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'acces a l'egalite en emploi et invite les femmes, les membres des minorites visibles et des minorites ethniques, les personnes handicapees et les Autochtones a poser leur candidature. Nous vous serions gre de nous faire part de tout handicap qui necessiterait un amenagement technique et physique adapte a votre situation lors du processus de selection. Soyez assure que nous traiterons cette information avec confidentialite.