Job Description

Position: Foundation TFS - Intern

Position Type: Full time Internship (4 -6 months), Monday to Friday, 35 hours

Language of work: English

Location: 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Starting date: Immediately

About the position :

Reporting to the Director, Alumni & Foundation Operations, the intern will provide administrative and program support to various events, special projects and alumni activities. The intern will work with various team members of the Foundation, school and volunteer community, including the TFS Alumni Association.

Duties and Responsibilities

• Provide administrative and project management support for alumni and Foundation programming, including events, communications (inc.social media) and volunteer management.
• Assist in implementation of a range of events in collaboration with alumni, volunteers and school staff
• Work closely with team members, administration, volunteers and alumni in coordinating various aspects of Foundation events from implementation to execution and post event summary reports.
• In collaboration with the Director, prepare and oversee the execution of invitations, RSVP forms, marketing materials, and social media for dissemination within the community
• In coordination with the Director, provide support to the TFS Alumni Association Executive, including meeting preparation and minutes
• Help source and secure special guests and presenters for events and student programs
• Maintain record of event-related contact management in the Raiser\xe2\x80\x99s Edge database
• Assist with data quality projects dans documentation of business operation processes
• Support data entry and updating record information in the database
• Prepare updates and postings for social media and website platforms
• Provide administrative support to Foundation leadership, as needed
• Perform other duties as assigned

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

Education:

• Enrolled in or graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising or management.

Experience:

• Previous experience working in an office setting.

Technical Skills:

• Demonstrated ability to work effectively and communicate with a variety of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors and staff.
• Great writing, proofreading and editing skills, with experience in writing and producing communication materials.
• Project management and organizational skills with a proven ability to meet deadlines and lead multiple projects simultaneously.
• Excellent interpersonal skills and collaborative working style. Proven ability to exercise tact, discretion, and good judgment.
• Experience using databases is an asset
• Budget management skills
• Good facility with software such as the Microsoft Office suite (Word, excel, PowerPoint), Adobe InDesign, Canva and other design platforms.

Language skills:

• Excellent written and verbal communications skills in English. French is an asset.

Performance Skills:

• Must be able to work independently, exercise initiative with strong prioritizing and organizational skills.
• Self-motivated with the ability to coordinate multiple tasks simultaneously. Must be able to manage multi-phase projects from inception to completion in a fast-paced environment.

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Effective for the 2023-24 school year, TFS highly recommends COVID-19 vaccination for all members of the community. New employees may share their vaccination status with the Human Resources Department upon the start of their employment, if they so choose.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a r\xc3\xa9sum\xc3\xa9 as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided HERE.



Poste : TFS Fondation - Stagiaire

Type de poste : Plein temps, Stage (4 \xc3\xa0 6 mois), du lundi au vendredi, 35 heures

Langue de travail : Anglais

Lieu de travail : 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7.

Date de d\xc3\xa9but : Imm\xc3\xa9diatement

\xc3\x80 propos du poste :

Reportant \xc3\xa0 la directrice, des relations avec les anciens \xc3\xa9l\xc3\xa8ves et op\xc3\xa9rations de la fondation,le/la stagiaire fournira un soutien administratif et de programmation \xc3\xa0 divers \xc3\xa9v\xc3\xa9nements, projets sp\xc3\xa9ciaux et activit\xc3\xa9s des anciens \xc3\xa9l\xc3\xa8ves. Le/la stagiaire, travaillera avec divers membres de l\'\xc3\xa9quipe de la fondation, de l\'\xc3\xa9cole et de la communaut\xc3\xa9 des b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles, y compris l\xe2\x80\x99association des anciens \xc3\xa9l\xc3\xa8ves de TFS.

T\xc3\xa2ches et responsabilit\xc3\xa9s

• Fournir un soutien administratif et de gestion de projet pour les programmes des anciens \xc3\xa9l\xc3\xa8ves et de la Fondation y compris les \xc3\xa9v\xc3\xa9nements, les communications (y compris les m\xc3\xa9dias sociaux) et la gestion des b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles
• Participer \xc3\xa0 la mise en place d\xe2\x80\x99une s\xc3\xa9rie d\'\xc3\xa9v\xc3\xa9nements en collaboration avec les anciens \xc3\xa9l\xc3\xa8ves, les b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles et le personnel de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole
• Travailler en collaboration avec les membres de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe, l\xe2\x80\x99administration, les b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles et les anciens \xc3\xa9l\xc3\xa8ves pour coordonner les diff\xc3\xa9rents aspects des \xc3\xa9v\xc3\xa9nements de la Fondation, de la mise en \xc5\x93uvre et aux rapports de synth\xc3\xa8se apr\xc3\xa8s l\'\xc3\xa9v\xc3\xa9nement
• En collaboration avec la directrice, pr\xc3\xa9parer et superviser l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution des invitations, des formulaires RSVP, du mat\xc3\xa9riel de marketing et des m\xc3\xa9dias sociaux pour diffuser au sein de la communaut\xc3\xa9
• En collaboration avec la directrice, fournir un soutien \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution de l\xe2\x80\x99Association des anciens \xc3\xa9l\xc3\xa8ves de la TFS, y compris la pr\xc3\xa9parations des r\xc3\xa9unions et les comptes rendus
• Aider \xc3\xa0 trouver des invit\xc3\xa9s sp\xc3\xa9ciaux et des pr\xc3\xa9sentateurs pour les \xc3\xa9v\xc3\xa8nements et les programmes \xc3\xa9tudiants
• Maintenir un registre de gestion des contacts li\xc3\xa9s aux \xc3\xa9v\xc3\xa9nements dans la base de donn\xc3\xa9es Raiser\xe2\x80\x99s Edge
• Aider aux projets de qualit\xc3\xa9 des donn\xc3\xa9es et \xc3\xa0 la documentation des processus op\xc3\xa9rationnels
• Soutenir la saisie des donn\xc3\xa9es et la mise \xc3\xa0 jour des informations dans la base de donn\xc3\xa9es
• Pr\xc3\xa9parer les mises \xc3\xa0 jour et les affichages pour les m\xc3\xa9dias sociaux et les plateformes du site web
• Fournir un soutien administratif \xc3\xa0 la direction de la Fondation, selon les besoins
• Effectuer d\xe2\x80\x99autres t\xc3\xa2ches selon les besoins

La personne que nous recherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en \xc3\xa9vidence nos valeurs d\xe2\x80\x99int\xc3\xa9grit\xc3\xa9, de discernement, de respect et d\xe2\x80\x99engagement. Le profil du candidat id\xc3\xa9al est le suivant :

\xc3\x89ducation :

• Inscrit ou dipl\xc3\xb4m\xc3\xa9 d\'un programme postsecondaire, id\xc3\xa9alement en communication, collecte de fonds ou gestion.

Exp\xc3\xa9rience :

• Exp\xc3\xa9rience pr\xc3\xa9alable du travail dans un bureau.

Comp\xc3\xa9tences techniques :

• Capacit\xc3\xa9 d\xc3\xa9montr\xc3\xa9e \xc3\xa0 travailler efficacement et \xc3\xa0 communiquer avec une vari\xc3\xa9t\xc3\xa9 de parties prenantes, y compris les donateurs, les b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles, les commanditaires et le personnel.
• Excellentes comp\xc3\xa9tences en r\xc3\xa9daction, de relecture et d\xe2\x80\x99\xc3\xa9dition, avec une exp\xc3\xa9rience dans la r\xc3\xa9daction et la production de documents de communication.
• Comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re de gestion de projet et d\xe2\x80\x99organisation, avec une capacit\xc3\xa9 avanc\xc3\xa9e \xc3\xa0 respecter les d\xc3\xa9lais et \xc3\xa0 diriger plusieurs projets simultan\xc3\xa9ment
• Excellentes comp\xc3\xa9tences interpersonnelles et style de travail collaboratif. Capacit\xc3\xa9 avanc\xc3\xa9e \xc3\xa0 faire preuve de tact, de discr\xc3\xa9tion et de bon jugement
• Exp\xc3\xa9rience d\xe2\x80\x99utilisation de base de donn\xc3\xa9es serait un atout
• Comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re de gestion budg\xc3\xa9taire
• Bonne connaissance \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99utilisation des logiciels tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), Adobe InDesign, Canva et autres plateformes de conception.

Comp\xc3\xa9tences linguistiques :

• Excellentes comp\xc3\xa9tences en communication \xc3\xa9crite et verbale en anglais. Le fran\xc3\xa7ais constitue un atout.

Comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re de rendement :

• Doit \xc3\xaatre capable de travailler de mani\xc3\xa8re ind\xc3\xa9pendante, de faire preuve d\'initiative avec de solides comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re de priorisation et d\'organisation.
• \xc3\x8atre motiv\xc3\xa9(e) et capable de coordonner plusieurs t\xc3\xa2ches simultan\xc3\xa9ment. Doit \xc3\xaatre capable de g\xc3\xa9rer des projets \xc3\xa0 phases multiples, du d\xc3\xa9but \xc3\xa0 la fin, dans un environnement au rythme soutenu.

TFS accueille les candidatures des peuples indig\xc3\xa8nes, des personnes handicap\xc3\xa9es, des minorit\xc3\xa9s visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identit\xc3\xa9s de genre, et de tous ceux qui poss\xc3\xa8dent les comp\xc3\xa9tences et les connaissances n\xc3\xa9cessaires pour s\'engager de mani\xc3\xa8re productive aupr\xc3\xa8s de diverses communaut\xc3\xa9s. Si vous avez besoin d\'am\xc3\xa9nagements, veuillez nous en informer \xc3\xa0 l\'avance et nous travaillerons avec vous pour r\xc3\xa9pondre \xc3\xa0 vos besoins. TFS s\'engage \xc3\xa0 fournir des am\xc3\xa9nagements tout au long du processus de recrutement et de s\xc3\xa9lection.

\xc3\x80 compter de l\'ann\xc3\xa9e scolaire 2023-24, TFS recommande fortement la vaccination contre le COVID-19 \xc3\xa0 tous les membres de la communaut\xc3\xa9. Les nouveaux employ\xc3\xa9s peuvent, s\'ils le souhaitent, partager leur statut vaccinal avec le d\xc3\xa9partement des ressources humaines au d\xc3\xa9but de leur emploi.

Les candidats int\xc3\xa9ress\xc3\xa9s et qualifi\xc3\xa9s doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae d\xc3\xa8s que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni ICI.

TFS-Canada\'s International School