Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
Si vous etes un employe actif de McGill (c.-a-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif a l'Universite McGill), ne postulez pas via ce site de carriere. Connectez-vous a votre compte McGill Workday et postulez a cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :

Sous la supervision de la ou du gestionnaire, developpement des collections, la ou le technicienne en documentation contribue a l'acquisition et au traitement des ressources documentaires, quel que soit leur format. La personne retenue veille en outre a ce que les ressources soient acquises de maniere efficace conformement aux regles et politiques de l'etablissement, a les cataloguer avec precision dans les systemes de bibliotheques et a les mettre a la disposition des usagereres en temps opportun.



Principales responsabilites :Consigner de maniere rigoureuse et ordonnee les documents relatifs a toute transaction d'acquisition, y compris les bons de commande, les factures, les confirmations de paiement et la correspondance avec des prestataires de services afin d'assurer la transparence, la tracabilite et le respect des procedures d'approvisionnement des bibliotheques. Examiner et verifier les informations de facturation dans le systeme integre d'acquisitions des bibliotheques (WMS) en s'assurant que les donnees saisies sont exactes et qu'elles correspondent aux commandes afin de garantir un traitement rapide des paiements et d'eviter toute erreur. Effectuer des verifications comptables poussees en lien avec les montants des factures, la conversion de devises, les taxes, les remises et les frais d'expedition afin de garantir l'exactitude financiere avant approbation. Effectuer des recherches et des verifications bibliographiques de livres et de periodiques dans une variete de sources. Ajouter les donnees de facturation a la base de donnees comptables Banner toutes les deux semaines pour assurer la production optimale des rapports financiers. Creer et mettre a jour des fiches de prestataires en generant des codes pour les nouveaux prestataires dans Banner et en tenant a jour leurs coordonnees dans WMS, et ce, conformement aux politiques d'approvisionnement de l'etablissement. Effectuer des verifications fiscales et des controles de conformite de toutes les transactions payables en veillant au respect de la reglementation fiscale applicable. Rapprocher les transactions effectuees par carte de credit, examiner les pieces justificatives et s'assurer du respect des directives de l'Universite en matiere d'achat. Televerser l'ensemble des documents d'approvisionnement sur Minerva afin de garantir un traitement et un paiement rapides des factures. Preparer et soumettre les documents necessaires aux virements bancaires et electroniques, saisir rigoureusement les donnees de paiement dans WMS et assurer la coordination avec les services concernes. Effectuer regulierement le rapprochement des comptes pour les fonds attribues en veillant a l'adequation entre les depenses et les allocations budgetaires ainsi qu'en relevant les ecarts dans le but d'assurer un suivi. Surveiller les engagements residuels, les bons de commande ouverts ainsi que les factures non traitees pour faciliter l'elaboration de previsions financieres et de montages budgetaires fiables. Contribuer aux activites financieres de fin et de debut d'exercice financier, notamment les charges a payer, les reports budgetaires, les dates limites de facturation et les taches de rapprochement. Surveiller et gerer les boites de reception communes du Service afin de traiter les demandes d'achat et d'assurer la communication avec les prestataires. Offrir un soutien en lien avec des fonctions connexes durant les periodes de pointe du Service, par exemple en participant a la gestion des reserves de cours ou autres priorites. Communiquer avec des parties prenantes internes et des prestataires externes pour resoudre les ecarts comptables, assurer un paiement rapide des factures et maintenir de bonnes relations avec les prestataires. Veiller au respect des politiques de l'Universite en matiere d'approvisionnement et de finances, de maniere a se preparer aux audits et a garantir l'efficacite operationnelle.

Cette liste de taches et de responsabilites est representative, mais ne constitue pas une liste complete et detaillee des taches qui pourraient etre executees par un employe dont le poste correspond a cette description generique.



Autres competences et/ou aptitudes :

Diplome d'etudes collegiales (en documentation et systemes de bibliotheque ou en techniques de la documentation) ou experience equivalente requise. Diplome ou cours suivis en services administratifs, en comptabilite, en administration des affaires ou approvisionnement, un atout. Une combinaison de formation et d'experience pertinente pourrait etre consideree. Une formation ou une certification relative au traitement des operations financieres, a la tenue de livres ou a la gestion documentaire constitue un atout. Capacite a faire preuve d'un haut degre de precision et de minutie dans l'execution de l'ensemble des taches liees aux finances et aux acquisitions. Capacite a respecter systematiquement les echeances tout en conciliant de multiples demandes dans un milieu a haut volume de travail qui evolue rapidement. Vaste experience en lien avec les systemes financiers, les plateformes d'acquisitions ou les processus d'approvisionnement (p. ex. WMS, Banner, Minerva, Crystal Report). Capacite reconnue a rapprocher des comptes, a verifier des donnees financieres et a cibler les ecarts avec diligence et efficacite. Habilete a communiquer clairement et a faire preuve de professionnalisme avec les prestataires, les services internes et des collegues pour resoudre des problemes. Excellente maitrise des principes de base en comptabilite, des obligations fiscales et des procedures d'approvisionnement. Connaissance des notices bibliographiques, un atout. Experience en lien avec des plateformes de prestataires de services ou des outils pour l'acquisition de ressources electroniques, un atout. La maitrise verbale et ecrite du francais et de l'anglais est obligatoire, et la connaissance d'autres langues constitue un atout. L'Universite McGill est un etablissement de langue anglaise ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication verbale et ecrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete evalue au niveau 3 sur une echelle de 0 a 4.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montreal, voici ce que nous offrons : Avantages sociaux concurrentiels (sante, dentaire, assurance-vie) (si eligible)*
Regime de retraite a cotisations definies (avec contribution de l'employeur jusqu'a 10%) (si eligible)*
Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) et Compte d'epargne l'abri de l'impot (CELI) Politique de vacances competitive Deux (2) journees personnelles
Deux (2) conges flottants
Neuf (9) vendredis d'ete - conges payes entre la fete de la St-Jean Baptiste et la fete du Travail Conges payes pendant la periode des vacances de decembre Credit pour frais de scolarite pour le personnel regulier (100%) et leurs personnes a charge (66%) Jusqu'a deux (2) jours de travail a distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise a travailler au Canada et dispose a travailler dans la province de Quebec sur le campus ou le poste est base/situe.

Connaissance du francais et de l'anglais: L'Universite McGill est une universite de langue anglaise ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication verbale et ecrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete determine comme etant de niveau # (qualificatif) sur une echelle de 0-4.

Pour une definition de nos niveaux de competence linguistique ecrite et parle, veuillez cliquer ici.
Formation et experience minimales requises :
DEC III - Documentation & Library Systems 4 ans Experience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
35 (Temps plein)
Superviseur :
Gestionnaire, Developpement des collections
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
Date limite pour postuler :
2026-01-05L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.