Job Description

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A PROPOS DE MILA
Fonde par le professeur Yoshua Bengio de l'Universite de Montreal, Mila rassemble des chercheurs specialises en intelligence artificielle et plus precisement en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l'apprentissage profond, Mila s'est particulierement distingue dans la modelisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d'objets et les modeles generatifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d'une collaboration entre l'Universite de Montreal et l'Universite McGill, en lien etroit avec Polytechnique Montreal et HEC Montreal.
Mila s'est donne pour mission d'etre un pole mondial d'avancees scientifiques qui inspire l'innovation et l'essor de l'intelligence artificielle (IA) au benefice de tous.
Pour en connaitre davantage, veuillez consulter
SOMMAIRE DU POSTE
Sous le leadership de la Cheffe d'equipe, Affaires academiques, vous assurez la gestion courante des dossiers administratifs des etudiants en conformite avec les directives et les procedures en vigueur. Vos fonctions vous ameneront a jouer un role cle aupres des etudiants tout au long de leur parcours academique a Mila, en plus de collaborer avec le personnel administratif de Mila.
Vous serez amenee a interagir a l'oral et a l'ecrit avec une communaute bilingue (anglais/francais) composee de personnes aux profils varies (professeurs, etudiants, chercheurs des secteurs academiques et industriels) dans un milieu stimulant et en constante evolution. Vous devez donc avoir l'esprit ouvert a la nouveaute et aimer les journees bien remplies. C'est une occasion en or de faire partie d'une equipe grandissante offrant d'excellentes opportunites a qui sait se demarquer!
Fonctions et responsabilites

• Soutenir l'equipe des affaires academiques dans des operations de validation, de suivi et de saisie d'informations dans le portail MonMila, un outil de gestion interne des dossiers etudiants (verification des informations, suivi et approbation des demandes d'integration et des demandes de changements administratifs);
• Offrir un soutien technique en repondant aux questions generales de la communaute academique, et offrir du soutien technique aux utilisateurs du portail MonMila (gestion du portail et des requetes techniques de la plateforme);
• Rediger, reviser et mettre a jour divers documents (procedures, documentation pour les etudiants, documentation academique et institutionnelle, presentations Powerpoint, etc.);
• Assurer le soutien logistique lie a l'organisation d'evenements de recrutement (gestion des budgets et des commandes de traiteurs, aide generale a la logistique, soutien aux evenements externes);
• Soutenir l'equipe des affaires academiques dans l'execution de taches administratives variees.

Requirements:

• Diplome d'etudes collegiales en bureautique, administration ou dans une discipline connexe;
• Minimum de deux (2) annees d'experience pertinente;
• Bilinguisme tant a l'oral qu'a l'ecrit (francais-anglais);
• Jugement et sens critique dans la manipulation de donnees confidentielles;
• Experience etablie dans la gestion des priorites et la gestion multi-taches;
• Bonne capacite a travailler en equipe et dans un environnement en constante evolution;
• Aptitudes de redaction et bonne capacite de synthese;
• Esprit methodique et bon sens de l'organisation;
• Capacite de travailler sur differents dossiers simultanement;
• Capacite a gerer son stress lors d'urgence ou d'imprevus;
• Connaissance du milieu academique - un atout important;
• Bonne maitrise de la suite Google.

Benefits:

• L'occasion de contribuer a une mission unique avec un impact important;
• Un horaire flexible et une possibilite de teletravail;
• Un milieu de travail au coeur de la Petite Italie, dans le quartier branche Mile-Ex, a proximite des transports en commun;
• Une equipe d'experts de leur domaine, des gens passionnes et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaitre
A Mila, la diversite nous tient a coeur. Nous valorisons un environnement de travail equitable, ouvert et respectueux des differences. Nous encourageons toute personne souhaitant oeuvrer dans un ecosysteme en progression continue et stimulee a contribuer a l'application et la definition d'une culture saine et inclusive, a postuler.
Veuillez noter que seules les personnes selectionnees seront contactees.
About Mila
Founded by Professor Yoshua Bengio of the Universite de Montreal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Universite de Montreal and McGill University, with close links to Polytechnique Montreal and HEC Montreal.
Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.
To find out more, please visit
THE POSITION
Under the leadership of the Team Lead, Academic Affairs, you will be responsible for the day-to-day management of student administrative files, in accordance with current policies and procedures. Your duties will involve playing a key role in supporting students throughout their academic path at Mila, as well as collaborating with Mila's administrative staff.
You will be interacting, both orally and in writing, with a bilingual (English/French) community made up of people with diverse profiles (faculty members, students, academic and industry researchers) in a stimulating and constantly evolving environment. You must therefore be open to new things and enjoy a fulfilling day. This is a golden opportunity to be part of a growing team that offers excellent opportunities for those who know how to stand out!
Duties and Responsibilities

• Support the Academic Affairs team in validating, tracking, and entering information in the MonMila portal, an internal student file management tool (verifying information, tracking and approving onboarding and administrative change requests);
• Provide technical support by answering general questions from the academic community, and offer technical support to users of the MonMila portal (management of the portal and the platform's technical requests);
• Draft, revise, and update various documents (procedures, documentation for students, academic and institutional documentation, PowerPoint presentations, etc.);
• Provide logistical support for the organization of recruitment events (managing budgets and catering orders, general logistical assistance, support for external events);
• Support the Academic Affairs team in carrying out various administrative tasks.

Profile required

• College diploma in office systems technology, administration, or a related field;
• A minimum of two (2) years of relevant experience;
• Bilingual, both spoken and written (French-English);
• Good judgment and critical thinking in handling confidential data;
• Proven experience in managing priorities and multitasking;
• Strong ability to work as part of a team and in a constantly changing environment;
• Strong writing and summarization skills;
• A methodical approach and good organizational skills;
• Ability to work on several files simultaneously;
• Ability to manage stress during emergencies or unexpected situations;
• Knowledge of the academic environment is a major asset;
• Proficient with Google Suite.

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• Flexible working hours and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you
At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.
Please note that only selected candidates will be contacted.

Skills Required