Job Description

Poste regulier

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction du directeur du recensement et des declarations, la personne titulaire de l'emploi est impliquee dans le traitement et la gestion des donnees relatives aux dossiers etudiants (admission, inscription et diplomation) et aux programmes ainsi que de la delivrance des diplomes.

La Direction du recensement et des declarations mene, en collaboration avec les etablissements du reseau de l'Universite du Quebec, les operations relatives au recensement de l'effectif etudiant, des programmes d'etudes, des opportunites de financement et des projets de financement de la recherche. Elle veille a la validation des donnees, realise les declarations afferentes et produit des analyses et des outils favorisant la prise de decisions operationnelles et strategiques en lien avec les donnees recensees.

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

En collaboration avec les membres de son equipe et avec differents intervenants externes, cette personne :

Collige et assure la collecte, la saisie, la codification, le traitement, la validation, la verification de conformite, la mise a jour, l'analyse et la declaration de donnees relatives aux dossiers etudiants (admission, inscription et diplomation) et aux programmes, a des fins academiques, financieres, statistiques ou de gestion. De concert avec les etablissements, participe a la planification et a la coordination des activites reliees a la delivrance des diplomes, incluant la preparation des dossiers soumis a l'Assemblee des gouverneurs ainsi que la production de duplicatas ou la modification de diplomes. Controle et execute la production relative a la diplomation et s'assure de l'integrite des donnees ainsi que de la conformite et de la completude des dossiers universitaires. Lors des verifications, decele les anomalies ou les erreurs, les clarifie ou les solutionne au besoin avec les personnes concernees dans les etablissements (registraires, responsables de l'admission, de l'inscription ou de la diplomation, preposes aux dossiers), a l'interne ou avec les officiers de l'Universite, selon le cas. Redige de la documentation et des rapports de gestion ou d'etat d'avancement des operations en decrivant notamment les problematiques rencontrees et en proposant des pistes de solutions. Informe de facon systematique les personnes-ressources sur les echeances et les modalites relatives d'une part au recensement et a la declaration des donnees et d'autre part, a la delivrance de duplicatas, d'attestations d'etudes ou de nouveaux diplomes et a la reconsideration de dossiers universitaires deja officialises. Participe au developpement, a la mise a jour et a l'implantation de procedures administratives afin d'ameliorer l'efficacite de son secteur et, en ce sens, collabore a l'amelioration de la qualite des donnees, des processus, des regles, des systemes et des services offerts. S'assure du respect des regles relatives a la confidentialite des renseignements personnels et de toute autre regle ou tout reglement en vigueur. Contribue a tenir a jour divers registres (table des diplomes, registres des diplomes, dossiers de cas particuliers, dossiers de fraude, etc.). Agit a titre de personne-ressource pour tout dossier touchant son secteur d'activites. Maintient a jour ses connaissances dans son domaine d'activites. Peut diriger du personnel de soutien, collaborer a son entrainement, repartir le travail, en verifier l'execution et, sur demande, donner son avis lors de la notation. Accomplit temporairement les taches d'un poste connexe ou inferieur lorsque requis.
La liste des taches et responsabilites ci-dessus enumerees est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complete et detaillee des taches et responsabilites susceptibles d'etre effectuees par la personne salariee occupant cette fonction. Cependant, les taches et responsabilites non enumerees ne doivent pas avoir d'effet sur la classe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarite : Diplome d'etudes collegiales (DEC) en techniques administratives, techniques de recherche et de gestion de donnees ou dans une discipline appropriee. Experience : Trois (3) a cinq (5) annees d'experience pertinente. Francais : Excellente habilete a communiquer verbalement et par ecrit.

Connaissances informatiques :

Tres bonne connaissance des principaux logiciels de bureautique et de travail collaboratif dans un environnement Windows (incluant Microsoft 365 et Microsoft Teams); Connaissance du logiciel Excel ainsi que des principes de fonctionnement et d'utilisation de bases de donnees relationnelles. La connaissance de logiciels permettant la formulation de requetes (comme Access, par exemple), sera considere comme un atout.

Competences :

Grande rigueur au travail; Autonomie; Professionnalisme; Souci eleve du service a la clientele; Bon esprit d'analyse et de synthese; Capacite d'adaptation dans un environnement en constante mouvance; Excellente capacite a travailler en equipe et a maintenir de bonnes relations interpersonnelles.

TRAITEMENT

Conformement a la politique salariale en vigueur, selon une echelle salariale variant de 26,94 $ a 43,08 $. (Classe 7 - Technicien en administration)

HORAIRE DE TRAVAIL

Du lundi au vendredi de 8 h 30 a 16 h 30 - Possibilite d'un horaire variable.

LIEU DE TRAVAIL

475, rue du Parvis, Quebec (Quebec)

Veuillez prendre note qu'une directive sur le teletravail est en vigueur au sein de l'organisation et que cet emploi est admissible a une entente de teletravail en mode hybride (8 jours de presence au bureau par mois), permettant d'offrir de la flexibilite et de maintenir l'equilibre entre le teletravail et les avantages des interactions en personne. Il est toutefois a noter que cet emploi peut necessiter une presence au bureau plus reguliere, notamment en lien avec la production des diplomes.

CANDIDATURE

Toute personne interessee par cette offre doit faire parvenir, par courrier electronique, son curriculum vitae ainsi qu'une lettre de presentation d'un maximum de 2 pages indiquant ses motivations, ses experiences, ses realisations et aptitudes la preparant a assumer les responsabilites de cette fonction, avec la mention du numero de

concours 25-26/16, avant le 13 novembre 2025, a 16 h

, a emplois3@uquebec.ca.

Nous vous remercions d'avance pour votre candidature, mais seules les personnes retenues pour la suite du processus de selection seront contactees.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: 26,94$ a 43,08$ par heure

Heures prevues: 35 par semaine

Lieu du poste : Teletravail hybride a Ville de Quebec, QC G1K 9H7