Job Description

Overview:Le Centre de sant\xc3\xa9 Tulattavik de L\xe2\x80\x99Ungava est situ\xc3\xa9 \xc3\xa0 Kuujjuaq. Il dispense l\xe2\x80\x99ensemble des services de sant\xc3\xa9 et services sociaux dans la partie est du Nunavik. Il dessert sept communaut\xc3\xa9s Inuites avec autant de CLSC, un centre pour personnes \xc3\xa2g\xc3\xa9es et un centre hospitalier \xc3\xa0 Kuujjuaq. Il emploie environ 1,000 employ\xc3\xa9s : administrateurs, professionnels, m\xc3\xa9decins, dentistes, psychologues, infirmiers, travailleurs sociaux, personnel de soutien, employ\xc3\xa9s occasionnels, etc.Les communaut\xc3\xa9s du Nunavik sont situ\xc3\xa9es au nord du 55e parall\xc3\xa8le o\xc3\xb9 pr\xc3\xa9vaut un climat subarctique. Il entra\xc3\xaene l\xe2\x80\x99existence d\xe2\x80\x99un perg\xc3\xa9lisol et ne permet aucune agriculture. Le Nunavik est la plus grande r\xc3\xa9gion couvrant environ le tiers de la superficie globale du Qu\xc3\xa9bec. Aucune liaison routi\xc3\xa8re n\xe2\x80\x99existe entre les communaut\xc3\xa9s du Nunavik et le Qu\xc3\xa9bec m\xc3\xa9ridional, ni entre les communaut\xc3\xa9s du Nunavik elles-m\xc3\xaames. On a acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 cette r\xc3\xa9gion et \xc3\xa0 ses communaut\xc3\xa9s que par avion et par bateau. Responsibilities:TITRE D\'EMPLOI : Technicien(ne) en administrationServices techniques T\xc3\xa9l\xc3\xa9travailSTATUT : Temps complet temporaire d\xe2\x80\x99une dur\xc3\xa9e d\xe2\x80\x99un anSUP\xc3\x89RIEUR IMM\xc3\x89DIAT: Adjoint au directeur des services techniques \xe2\x80\x93 Bureau de projetsD\xc3\x89BUT DE L\'EMPLOI : D\xc3\xa8s que possibleLa direction des services techniques chapeaute quatre (4) services : les technologies de l\xe2\x80\x99information, le g\xc3\xa9nie biom\xc3\xa9dical, la maintenance et le bureau de projets. La personne titulaire du poste sera appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 offrir un soutien administratif et assurer le suivi des requ\xc3\xaates faites par les l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe du bureau de projet.En tant que technicien(ne) en administration, vous assisterez les gestionnaires et conseillers en b\xc3\xa2timents dans la coordination des visites de chantier, la v\xc3\xa9rification des rapports financiers en plus d\xe2\x80\x99effectuer divers travaux \xc3\xa0 caract\xc3\xa8re administratif en vue d\xe2\x80\x99assurer la bonne marche des projets. Cela comprend, par exemple, les t\xc3\xa2ches suivantes:

• Assurer la logistique des visites de la main-d\xe2\x80\x99\xc5\x93uvre (interne et externe) : r\xc3\xa9server les h\xc3\xb4tels, les billets d\xe2\x80\x99avion, les repas et les v\xc3\xa9hicules dans les communaut\xc3\xa9s en plus d\xe2\x80\x99accueillir, au besoin, les personnes \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99a\xc3\xa9roport et veiller \xc3\xa0 ce que leur s\xc3\xa9jour se passe bien;
• Pr\xc3\xaater assistance pour compl\xc3\xa9ter les formulaires de demande d\xe2\x80\x99achat, cr\xc3\xa9er les produits dans le logiciel, pr\xc3\xa9parer la documentation pour les demandes de bons de commandes; faire suivre les demandes au service des approvisionnements, faire le suivi des PO, saisir les informations dans le logiciel et faire le suivi du paiement avec les finances;
• \xc3\x89laborer et tenir \xc3\xa0 jour diff\xc3\xa9rents outils de gestion et tableaux de bord permettant de sortir les informations visant \xc3\xa0 assurer que le directeur puisse faire le suivi des budgets d\'op\xc3\xa9rations et d\'immobilisations et analyser les \xc3\xa9tats financiers;
• Effectuer divers travaux administratifs telle que la r\xc3\xa9daction de documents et la traduction (anglais) et faire suivre des communications g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales \xc3\xa0 tous les employ\xc3\xa9s (fran\xc3\xa7ais et anglais);
• Classer des documents provenant de courriel selon une nomenclature \xc3\xa9tablie;
• Assister les conseillers en b\xc3\xa2timents pour leurs t\xc3\xa2ches administratives incluant la planification de r\xc3\xa9union, la r\xc3\xa9daction d\xe2\x80\x99ordre du jour et de compte rendu, la mise en page de documents et les suivis avec les clients internes et les professionnels (Architectes et Ing\xc3\xa9nieurs)
• Toutes autres t\xc3\xa2ches connexes.

Qualifications:

• DEC en administration ou en techniques de bureautique ou un dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales (DEC) combin\xc3\xa9 \xc3\xa0 un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combin\xc3\xa9e \xc3\xa0 de l\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience pertinente au domaine vis\xc3\xa9. L\xe2\x80\x99absence de dipl\xc3\xb4me pourra \xc3\xaatre compens\xc3\xa9 par une exp\xc3\xa9rience de travail significative. Le salaire et le titre d\xe2\x80\x99emploi d\xe2\x80\x99agent administratif sera alors utilis\xc3\xa9;
• Poss\xc3\xa9der 3 ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans un poste similaire ou pertinent \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99emploi;
• Ma\xc3\xaetrise des Logiciels Word et Excel interm\xc3\xa9diaire, ma\xc3\xaetrise de tableaux crois\xc3\xa9s dynamiques un atout
• Bonne capacit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99apprentissage de nouveaux logiciels informatiques;
• Bilinguisme essentiel, anglais-fran\xc3\xa7ais (parl\xc3\xa9/\xc3\xa9crit), l\xe2\x80\x99Inuktitut est un atout;
• Discr\xc3\xa9tion, d\xc3\xa9brouillardise, autonomie, organisation des m\xc3\xa9thodes de travail et du temps, minutie et pr\xc3\xa9cision;
• \xc3\x8atre \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99aise de travailler sur plusieurs dossiers simultan\xc3\xa9ment, orient\xc3\xa9 vers les r\xc3\xa9sultats et esprit de synth\xc3\xa8se.

SALAIRE: Min.:923.30$ Max.: 1232.70$ / 35 heuresFaire parvenir votre offre de service en fran\xc3\xa7aus ou en anglaisJOB TITLE: Administrative TechnicianTechnical Services (Teleworking)STATUS: Temporary full-time one yearIMMEDIATE SUPERIOR: Assistant director of Technical ServicesSTART OF EMPLOYMENT: As soon as possibleThe Technical Services Department oversees four (4) departments: Information Technology, Biomedical Engineering, Maintenance and the Project Office. The incumbent will provide administrative support and follow up on requests made by the project office teamAs an administrative technician, you will assist building managers and consultants in coordinating site visits, verifying financial reports and carrying out various administrative tasks to ensure the smooth running of projects. This includes, for example, the following tasks:- Ensure the logistics of workforce visits (internal and external): book hotels, plane tickets, meals and vehicles in the communities, in addition to meeting people at the airport if necessary and ensuring that their stay goes smoothly;- Assist in completing requisition forms, creating products in the software, preparing documentation for purchase order requisitions, forwarding requisitions to the Purchasing Department, following up on POs, entering information into the software and following up on payment with Finance;- Develop and maintain various management tools and dashboards to output information to ensure that the Director can track operating and capital budgets, and analyze financial statements;- Perform various administrative tasks such as drafting documents and translating (English) and forwarding general communications to all employees (French and English);- File documents from e-mail according to established nomenclature;- Assist building consultants with administrative tasks, including planning meetings, drafting agendas and minutes, formatting documents and following up with internal clients and professionals (architects and engineers).- All other related tasksREQUIREMENTS:

• Must have a Diploma of Collegial Studies (DEC) in General Administration or Clerical Technician or other appropriate college discipline from a school recognized by the appropriate department. In the absence of a candidate with a DEC, a candidate with a Secondary 5 diploma or an attestation of collegial studies in a related field (min 800hrs) may be considered as a Class 1 Administrative Officer. The applicable salary range will be that which corresponds to the candidate\'s level of education;
• Have3 years of experience in a similar or relevant position to the job;
• Intermediate knowledge of Word and Excel, pivot tables an asset;
• Ability to learn new software;
• Bilingualism essential, English-French (spoken/written), Inuktitut is an asset;
• Discretion, resourcefulness, autonomy, organization of working methods and time, meticulousness and precision;
• Comfortable working on several files simultaneously, results-oriented and able to synthesize.

SALARY: Min.: $923.30 Max.: $1232.70 / 35 hoursAny employee recruited in Qu\xc3\xa9bec more than fifty (50) kilometers from the locality where he is called upon to perform his duties, will be entitled to annual outings and housing provided according to his status, housing to be shared or transit if necessary.Send your service offer in French and english

Ungava Tulattavik Health Center