Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
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Ce poste est au service du Centre de langue francaise et du departement de litterature francaise. A ce titre, une maitrise parfaite de la langue francaise (a l'oral comme a l'ecrit) est indispensable.
Resume du poste :
Sous la direction du gestionnaire regional, planifier, elaborer et mettre en oeuvre des procedures, des politiques et des processus administratifs afin de soutenir les objectifs du departement d'histoire de l'art et des communications, du departement d'anglais, du departement de langue et litterature francaises et du Centre de langue francaise, ainsi que la mission globale de l'universite en matiere d'enseignement et de recherche ; favoriser les relations avec les autres unites de l'universite et les organisations externes. Realiser et/ou organiser des activites a l'appui des operations quotidiennes, en veillant a ce que les services administratifs soient fournis conformement aux buts et objectifs fixes. Mettre en oeuvre des procedures ou des systemes administratifs moderement complexes pour soutenir les operations de l'ASC et garantir que les services administratifs satisfont ou depassent les exigences de qualite etablies. Informer les membres de l'ASC des politiques et procedures de l'universite. Superviser directement le coordinateur administratif de l'ASC Arts Ferrier.
Responsabilites principales :
Fonctions generales :Sous la direction du superieur hierarchique direct (responsable RH/operations ASC), superviser le coordinateur administratif et les etudiants en alternance, organiser et verifier le travail des autres et participer a leur formation. Remplacer le responsable regional en cas d'absence. Consulter regulierement le superieur hierarchique direct afin de planifier a l'avance et de coordonner les besoins en matiere de soutien administratif.

Ressources humaines :Traite les recrutements et les nominations dans Workday pour les CAS classes et non classes (professeurs invites, professeurs adjoints, associes universitaires, charges de cours), les charges de cours et les assistants de recherche. Participe a l'administration de l'unite, par exemple au recrutement, a l'embauche, a l'integration, au depart et a d'autres taches liees a Workday (offres d'emploi, traitement des licenciements, gestion des candidats, generation des lettres d'offre, ajustements salariaux, rapports et gestion des donnees). Informe sur les politiques relatives aux universitaires, aux post-doctorants, aux charges de cours, aux assistants de recherche, aux conges et aux permis de travail. Agit a titre de ressource pour les questions liees a AMUSE, AMURE et MCLIU et assure la liaison avec le syndicat et les Relations de travail de McGill afin de resoudre les differends lies aux conventions collectives (AMURE, AMUSE, MCLIU). Remplit les dossiers d'offre d'emploi pour les permis de travail sur le site Web de CIC. Prepare les annonces, tient a jour les dossiers du personnel, traite les conges sabbatiques et autres conges ; cree les nominations academiques pour les nouvelles recrues et les titulaires. Aide aux activites liees aux politiques salariales academiques annuelles.

Operations :Evalue et resout les problemes administratifs lies aux batiments Arts, Arts West, Moyse Hall, Ferrier, 688 Sherbrooke et 3475 Peel (securite, exploitation des installations, lecteurs de cartes AAM Lenel, etc.). Assure le suivi aupres des services concernes afin de garantir une resolution efficace. Agit en tant que responsable de la securite incendie pour le batiment Arts. Gere les ressources materielles de l'ASC ou des batiments (Arts, Arts West, Moyse Hall, Ferrier, 688 Sherbrooke et 3475 Peel) et veille au respect des reglementations universitaires et gouvernementales. En collaboration avec le responsable de secteur, tient a jour l'inventaire des locaux et interagit avec les services charges des installations afin de fournir les services necessaires au batiment, tels que les renovations mineures, la securite, les interventions d'urgence, la surete, etc. Assure le remplacement du coordonnateur administratif dans la surveillance de l'inventaire, y compris les fournitures de bureau, l'acquisition et la distribution de licences de logiciels, le materiel de bureau et le materiel electronique et audiovisuel. Assure le remplacement du coordonnateur administratif dans la supervision et la mise a jour des contrats de service avec les organisations externes. Assure le remplacement du coordonnateur administratif dans la supervision de l'organisation et la coordination des reunions, conferences et colloques. Organise la production et la publication des revues departementales et d'autres documents tels que les rapports d'examen cyclique. Prepare et veille a ce que toutes les communications et la documentation relatives au domaine des ressources humaines et des operations au sein de l'ASC soient redigees en anglais et en francais.

Autres competences et/ou aptitudes requises :
Competences organisationnelles averees et capacite a mener plusieurs taches de front. Capacite averee a etablir des priorites et a respecter les echeances hebdomadaires et mensuelles. Capacite averee a rediger des correspondances et a relire des documents en utilisant une orthographe, une grammaire, une ponctuation et une mise en forme appropriees. Capacite a s'adapter au changement et a favoriser un environnement collaboratif. Grande precision et souci du detail. Doit etre axe sur le client et oriente vers le service. Capacite averee a transmettre et a recevoir clairement des informations. Capacite averee a travailler dans un environnement informatise en utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de donnees, des tableurs, des logiciels de presentation et des connaissances en maintenance web. Connaissance de programmes tels que MMP, CMMS, Banner et ses applications, la suite Microsoft Office, en particulier Excel (niveau intermediaire) et Powerpoint, et Workday. Anglais parle et ecrit. Francais parle et ecrit.
Formation et experience minimales requises :
DEC III 3 Ans Experience pertinente /
Salaire annuel :
(MPEX - Classe 03) $61,990.00 - $72,930.00 - $83,870.00
Profil d'emploi:
MPEX-ADM1A - Administration generale - Professionnel 1 (exclu)
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-08-31
Date limite pour postuler :
2025-09-09L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.