Job Description

Specialiste de l'administration des RH

Heures de travail

?: 35?heures par semaine

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Salaire

: 55?000?$ - 60?000?$ (non syndique)?

Sous la responsabilite du/de la

?:Directrice RH?

Lieu

?: Universite d'Ottawa, avec possibilite de travailler a distance selon les modalites convenues?

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Description du poste

? Nous recherchons une specialiste de l'administration des RH a temps plein pour rejoindre notre equipe du SEUO. Le ou la specialiste de l'administration des RH effectue diverses taches RH administratives pour aider la directrice RH et la directrice generale a assurer le bon deroulement des operations. Le ou la candidate ideale doit avoir d'excellentes competences organisationnelles, le souci du detail et la capacite de traiter des informations sensibles en toute confidentialite. Ce poste requiert de solides competences en communication et la capacite d'interagir efficacement avec les employees a tous les niveaux de l'organisation.??

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Responsabilites?:

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Tenir les dossiers des employees et s'assurer que tous les documents sont a jour et exacts Traiter les dossiers RH confidentiels avec discretion et professionnalisme Coordonner et gerer les programmes d'integration et d'orientation des employees, y compris la preparation des documents pour les employees entrantes et l'organisation de seances de formation RH Downloads Administrer les programmes de prestations des employees comme l'assurance maladie, l'assurance dentaire et l'assurance vie Assister les projets et initiatives RH qui lui sont attribues Communiquer aux employees les mises a jour et annonces relatives aux RH Faciliter les entrevues de depart et conseiller l'equipe des finances au sujet du dernier jour de travail des employees Fournir un soutien administratif general a la directrice RH et a la directrice generale, notamment en planifiant les reunions, en preparant la correspondance et en mettant a jour les bases de donnees et les dossiers des employees Gerer les cycles complets de rotation du personnel, y compris la creation et la publication de descriptions de poste, le recrutement, l'embauche, l'integration et le depart Administrer et gerer le logiciel HUMI et les bases de donnees pour saisir, mettre a jour et recuperer les donnees relatives aux employees. Produire des rapports et analyser des donnees pour faciliter la prise de decision et identifier les tendances ou les domaines necessitant une attention particuliere Organiser des opportunites de developpement professionnel pour le personnel en coordination avec la directrice RH Collaborer avec le departement des finances pour assurer un traitement rigoureux et rapide des salaires Assister les employees pour l'inscription aux prestations, les changements et les questions Presider le Comite de sante et de securite
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Qualifications?:

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1 a 3?ans d'experience en ressources humaines ou dans un domaine connexe Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l'Universite d'Ottawa est un atout Une experience de travail dans ou pour un syndicat serait un atout Capacite d'adaptation et volonte de travailler selon un horaire flexible, notamment, a l'occasion, le soir et la fin de semaine Experience de travail dans un environnement syndique Connaissance approfondie des normes d'emploi et de la Loi sur les normes d'emploi Solides competences organisationnelles Capacite a travailler en autonomie et en equipe La connaissance d'Outlook, de Microsoft Teams et d'Excel est requise
? Cette description de poste decrit les principales responsabilites et qualifications pour le poste de specialiste de l'administration des RH. Les taches et les exigences peuvent varier en fonction des besoins specifiques de l'organisation.? ? Les candidates doivent envoyer une lettre de presentation, un curriculum vitae et une liste de deux?(2) references au plus tard le

14?septembre?2025 a 23?h?59

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Nous ne contacterons que les candidates pour une entrevue.? ? Les entrevues se derouleront de maniere continue. Il est possible que nous invitions des candidates a une entrevue et les selectionnions avant la date limite d'entrevue, avec la possibilite de commencer a travailler plus tot. ?

HR Admin Specialist

Hours

: 35 hours per week?

Salary

: $55,000 - $60,000 (non-unionized)?

Reporting to

:Director of HR?

Location

: University of Ottawa, with possibility?for remote work as arranged

? We are seeking a full-time HR Administrative Specialist to join our UOSU team. The HR Administrator will be responsible for performing various HR administrative tasks to support the?HR Director and Executive Director to ensure smooth operations. The ideal candidate will have excellent organizational skills, attention to detail, and the ability to handle sensitive information with confidentiality. This role requires strong communication skills and the ability to interact effectively with employees at all levels of the organization.?? ?

Responsibilities:

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Maintain employee records and ensure all documentation is up-to-date and accurate Handle confidential HR files with discretion and professionalism Coordinate and manage employee onboarding and orientation programs, including preparing new hire paperwork and facilitating HR Downloads training sessions Administer employee benefits programs, such as health, dental and life insurance Assist with HR projects and initiatives assigned Communicating HR-related updates and announcements to employees Facilitating exit interviews and advising the Finance team about employees' final workday Providing general administrative support to the HR Director and Executive Director, such as scheduling meetings, preparing correspondence and updating employee databases and records Manage full turnover cycles including creating and posting job descriptions, recruitment, hiring, onboarding and offboarding Administer and manage HUMI software and databases to input, update, and retrieve employee data. Generate reports and analyze data to support decision-making and identify trends or areas that require attention Organize professional development opportunities for staff in coordination with the HR Director Collaborate with the finance department to ensure accurate and timely payroll processing Assist employees with benefits enrollment, changes, and queries Chair the health and safety committee
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Qualifications:

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1 to 3 years of experience in human resources or related field Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa is an asset Experience working in or for a labor union would be an asset Adaptable and willing to work flexible hours, including, on occasion,?evenings?and weekends Experience working in a unionized environment Strong knowledge of current employment standards and the ESA Strong?organizational?skills Ability to work individually and as part of a team Knowledge of Outlook, Microsoft Teams and Excel is required
? This job description outlines the primary responsibilities and qualifications for the Human Resources Admin Specialist position. Duties and requirements may vary depending on the specific needs of the organization.? ? Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by

11:59 PM on September 14, 2025

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Only applicants invited to interview will be contacted.? ? Interviews will be conducted on a rolling basis. Candidates may be invited to an interview and selected ahead of the interview deadline, with the possibility of an earlier start date.

Job Type: Full-time

Pay: $55,000.00-$60,000.00 per year

Benefits:

Casual dress Extended health care Paid time off RRSP match
Work Location: In person