Job Description

===================


Description de poste:


L'adjoint(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif et comptabilite afin de repondre aux besoins operationnels quotidiens sur le chantier. Cette personne joue un role important de soutien pour assurer le bon fonctionnement des differents services de l'entreprise. Les taches et responsabilites comprennent, sans s'y limiter, ce qui suit :


Paie

Remplir tous les formulaires requis et les transmettre aux sous-traitants pour l'embauche de nouveaux membres d'equipe Effectuer la preparation et la transmission hebdomadaires de la paie des employes et des sous-traitants Assister les employes pour toute question administrative (paie, assurances collectives, etc.) Transmettre les heures finales au service designe

Controle des couts

Tenir a jour le registre des bons de commande (ajout de nouveaux bons de commande, augmentations, etc.) Effectuer le rapprochement des bons de commande. Assurer le suivi des heures dans les outils de suivi et de production de rapports du chantier Assurer le suivi des couts d'exploitation du site

Approvisionnement

Fournir toutes les informations necessaires pour les nouveaux bons de commande, les augmentations de bons existants et l'ajout de postes a des bons de commande existants au PMCC (estimations de couts, enonce des travaux/SOW, soumissions, procedures, plans) Creer des demandes d'achat (PR) a partir de Smartsheet ou creer des entrees dans le Smartsheet Increase/Mod pour les bons de commande existants Suivre toutes les commandes et la reception des marchandises sur le site Creer les GR et les SES pour les factures liees aux marchandises recues Rassembler toute la documentation pour la facturation (approbation, facture, bon de livraison) Documenter toutes les informations relatives aux factures dans le registre des bons de commande. Approuver les factures, selon les limites d'autorisation etablies Aider les fournisseurs dans leurs communications avec le service des comptes fournisseurs pour le paiement des factures Soumettre des billets/incidents au besoin pour resoudre les problemes de facturation

Responsabilites liees au contrat avec le client

o Assurer le suivi de la reception hebdomadaire des releves de paie certifies (Certified Payrolls) de tous les sous-traitants concernes sur le site o Entrer toutes les donnees pertinentes dans les systemes de suivi du client. + SST (sante, securite au travail et environnement) o Fournir les heures mensuelles du site au responsable SST pour le rapport mensuel

Soutien administratif general au chantier

Soutenir les ressources en assurance de la qualite dans leurs taches administratives. Soutenir les ressources en SST/EHS dans leurs taches administratives Aider a la coordination des deplacements et de l'hebergement des ressources sur le site Assister avec l'accueil et acces au chantie Exigences principales : Diplome d'etudes collegiales ou universitaires recommande (un atout) Connaissance et utilisation des outils informatiques (SAP, Excel, Word, etc) Experience sur un chantier de construction (un atout) Personne motivee, proactive, autonome, possedant de bonnes habiletes en resolution de problemes Minimum de 5 ans d'experience en administration Respect de toutes les politiques, reglementations de conformite et regles de sante et securite de GE et des lois applicables au Canada

The administrative assistant provides administrative and accounting support to help meet the daily operational on-site needs of the company. This person will play an important support role in ensuring the smooth operation of the various departments of the company. Duties and responsibilities include, but are not limited to the following:


Payroll

Complete all required forms and submission of forms to sub-contractors for new hire crew members Weekly completion and submission of payroll subcontractor employees Assist employees with any admin issues (pay, insurance, etc.) Submit final hours to designated department for system entry

Cost Control

Maintain Purchase Order Register (update with new PO's, increases, etc.) Reconciliation of PO's Tracking of hours on site reporting tools Tracking of site running costs

Procurement

Provide all necessary information for new PO's, increase of existing PO's, additions of line items to existing PO's to PMCC. (Cost Estimates, SOW, quotes, procedures, drawings) Create PR's from Smartsheet or create entries in Increase/Mod Smartsheet for existing PO's Track all onsite ordering and receipt of goods Create GR's and SES's for invoices with goods received Gather all documentation for invoice (approval, invoice, packing slip) Document all invoice information on PO Register Approval of invoices Assist vendors in communication with Accounts Payable for invoice payments Submit tickets for invoicing issues
Client Contract Responsibilities Track receipt of weekly Certified Payrolls received by all site subcontractors applicable Enter all relevant data in customer tracking systems
EHS Provide monthly site hours to site EHS leader for EHS Monthly Report.
General Site Admin support Support Quality Assurance resources with admin tasks Support EHS resources with admin tasks Help with the travel and living coordination of site resources Assist with site on boarding and access

Key Requirements:

College Degree Recommended (not mandatory) Knowledge and use of IT tools (SAP, excel, WORD, etc.) Experience at construction site recommended. Motivated, proactive, and autonomous, problem solver Minimum 5 years administration experience. Must adhere to all compliance and safety GE regulations.

Additional Information

==========================

Relocation Assistance Provided:

No


#LI-Remote - This is a remote position