Job Description

Category

Administration

City

Ottawa, Toronto, Ontario, Canada

Senior Administrative Assistant, Government Affairs and Strategic Partnerships




Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.


CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.


At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension) Retirement Planning Program Generous vacation days for permanent and long-term contracts Work-life balance Career Planning Program Learning and Professional Development Program Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts






Why is this role important?

This position provides support to the Vice President to oversee all aspects of office administration.



The Senior Administrative Assistant provides advanced support to the Vice President by prioritizing activities and handles the flow of information to and from the office. This includes ensuring the Vice President is aware of priority issues and sensitive inquiries. He/she independently handles a wide variety of issues, including determining who should respond to specific priority items. He/she responds quickly to changing priorities and uses sound judgement in assessing the urgency and importance of various issues.




What you'll do

1. Provides advanced administrative support and organizes the day-to-day activities of the Vice President. This includes managing the Vice President's schedule, screening incoming information/requests, processing correspondence from draft to final script, collecting and preparing information for the Vice President's use in meetings, preparing minutes, travel arrangements, etc.




2. Provides administrative support to other staff within the division (as directed by the Vice President and as required) such as ordering office supplies, arranging external meeting rooms, catering, making travel and accommodation arrangements for internal and external participants at meetings and events, preparing travel claims, processing external/interoffice mail and courier deliveries etc.



3. Processes contracts, contractor payments, prepares invoices for payment, AMEX and petty cash disbursement/reconciliation, prepare/process business and travel expenses, , and initiating/ monitoring transfer payments.



4. Deals with internal and external stakeholders at all levels and acts as the first point of contact for inquiries to the office. Composes replies to general inquiries of a non-technical nature, acknowledgements and interim replies. Provides copy editing on a variety of correspondence, reports, etc.



5. Allocates work to temporary staff as required, including co-op students and provides orientation/training to staff on various computer functions.



6. Interprets administrative policy/procedure for the organization and other issues as required.



7. Organizes and maintains the filing system for the division including archiving of documents in accordance with Records Management Guidelines.



8. Liaise with suppliers and conduct comparative cost analysis in use of various office equipment/furniture/kitchen appliances and provide recommendation to management. Set-up and manage various accounts with vendors providing service to the division (e.g., hotels and other venues used to host bi-annual regional conferences).




What you'll bring to the table

- College diploma, preferably in business administration or a related field or equivalent education/experience.


- Minimum 3 years related administrative experience with senior level personnel. Ability to manage numerous priorities and urgent requirements simultaneously.


- High degree of initiative, judgment, discretion and tact.


- Strong communication and effective interpersonal skills. Ability to work cooperatively with colleagues and senior management who are located in various locations and time zones.


- Proven organization/time management skills. Must be able to multi-task to function well in a fast paced, demanding environment.


- Working knowledge of the organization's structure, current initiatives and protocol.


- Excellent planning and negotiating skills.


- Ability to meet occasional travel requirements and a flexible work schedule (e.g., periodically requires overtime on weekends and evenings during peak work periods).


- Strong working knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, and PowerPoint) email and


- Fluency in both official languages.




Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.


We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI's applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.







Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.











Adjoint administratif principal, Relations avec les gouvernements et Partenariats strategiques




L'ICIS

L'ICIS regroupe des leaders d'opinion passionnes par les donnees qui veulent apporter leur contribution au milieu de la sante. A titre d'organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d'informations essentielles sur les systemes de sante du Canada pour eclairer les decisions au profit de la sante des Canadiens. A titre d'employe de l'ICIS, vous jouerez un role determinant dans l'evolution du systeme de sante canadien.


L'ICIS offre un milieu de travail exceptionnel ou diversite, respect, integrite, collaboration et innovation sont valorises. Consultez notre strategie sur l'equite, la diversite et l'inclusion qui decrit les efforts que nous deployons pour creer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.


L'ICIS, sachant ce qui importe a ses employes, offre une gamme d'avantages, , notamment :


L'adhesion au regime de retraite HOOPP (a prestations determinees) Un programme de planification de la retraite Un regime de vacances genereux pour les employes permanents ou contractuels a long terme Un equilibre travail-vie personnelle Un programme de planification de carriere Un programme d'apprentissage et de perfectionnement professionnel Un regime d'avantages sociaux flexible des le premier jour de travail pour les employes permanents ou contractuels a long terme






Pourquoi ce role est-il important ?

L'adjoint administratif principal apporte son soutien au vice-president dans la supervision de tous les aspects de l'administration du bureau. Il determine entre autres l'ordre de priorite des activites et assure le transfert d'information a destination et en provenance du bureau. De plus, il est appele a s'assurer que le vice-president est au fait des problemes urgents et des questions delicates. L'adjoint administratif principal traite lui-meme une vaste gamme de questions, comme la designation d'un responsable pour des priorites precises. Il s'adapte rapidement aux priorites changeantes et fait preuve de jugement au moment d'evaluer l'urgence et l'importance de diverses questions.




Quelles seront vos responsabilites ?

1. Assurer un soutien administratif de haut niveau et organiser les activites quotidiennes du vice-president. Le titulaire est appele, entre autres, a gerer l'horaire du vice-president, a trier l'information et les demandes recues, a traiter la correspondance de l'ebauche jusqu'a la version definitive, a recueillir et preparer le materiel dont se servira le vice-president lors des reunions, a rediger les proces-verbaux et a organiser les deplacements.




2. Assurer un soutien administratif pour d'autres membres du personnel du Secteur (a la demande du vice-president et au besoin), notamment commander les fournitures de bureau, preparer les salles de reunion externes, reserver les services de traiteurs, organiser les deplacements et l'hebergement des participants internes et externes pour les reunions et les evenements, preparer les demandes de remboursement des frais de deplacement, ainsi que traiter le courrier externe et interne et les livraisons par messagerie.



3. Traiter les contrats et les paiements aux consultants, preparer les factures, gerer le decaissement et le rapprochement de comptes pour les cartes AMEX et le fond de caisse, preparer et traiter les frais professionnels et de deplacement, et initier et surveiller les virements bancaires.



4. Traiter avec les intervenants internes et externes de tous les niveaux et agir a titre de premier contact pour les demandes adressees au bureau. Rediger les reponses aux demandes generales non techniques, les accuses de reception et les reponses provisoires. Assurer la revision de divers types de correspondance, de rapports, etc.



5. Attribuer des taches au personnel temporaire selon les besoins, y compris aux etudiants stagiaires, et assurer l'orientation et la formation du personnel sur diverses fonctions informatiques.



6. Interpreter les politiques et procedures administratives de l'organisme et traiter d'autres questions, le cas echeant.



7. Organiser et assurer le maintien des systemes de classement pour le Secteur, y compris l'archivage des documents conformement aux lignes directrices en matiere de gestion de dossiers.



8. Assurer la liaison avec les fournisseurs et realiser des analyses comparatives des couts lies a l'utilisation de divers equipements de bureau, de mobilier et d'appareils electromenagers, et formuler des recommandations a la haute direction. Creer et gerer divers comptes aupres des fournisseurs qui offrent des services au Secteur (p. ex. les hotels et autres lieux utilises pour les conferences regionales semestrielles).




Que mettriez-vous a profit ?


- Diplome d'etudes collegiales, de preference en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison equivalente de formation et d'experience.


- Au moins 3 ans d'experience administrative pertinente aupres de cadres superieurs. Aptitudes a gerer une multitude de priorites et a repondre aux exigences urgentes.


- Beaucoup d'initiative, de discernement, de discretion et de tact.


- Entregent et excellentes aptitudes pour la communication. Capacite a collaborer efficacement avec des collegues et des cadres superieurs situes dans divers endroits et fuseaux horaires.


- Aptitudes manifestes en matiere d'organisation et de gestion du temps, et capacite a effectuer plusieurs taches simultanement dans un environnement dynamique et exigeant.


- Connaissance pratique de la structure de l'organisme, et des initiatives et protocoles en cours.


- Excellentes aptitudes pour la planification et la negociation.


- Capacite a repondre aux exigences occasionnelles de deplacement et a travailler selon un horaire flexible (p. ex. certains soirs ou week-ends en periodes de travail intense).


- Bonne connaissance pratique des applications de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et des messageries electroniques.


- Maitrise de l'anglais essentielle; maitrise du francais, un atout.




Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilites, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrieres.


Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats retenus.

L'utilisation dans le present document de la forme masculine ou feminine, selon le contexte, a pour seul but d'alleger le texte.







Equite en emploi

L'ICIS veille a offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d'adaptation necessaires a une participation equitable aux processus de recrutement et de selection. Par consequent, si vous avez des besoins speciaux, nous nous efforcerons d'y repondre.

Skills

Reference

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