Job Description

Concours : 2526S15

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Secretaire de gestion

Service du secretariat general, des communications et du transport scolaire

Le Service du secretariat general, des communications et du transport scolaire soutient les instances administratives, assure la gestion des communications internes et externes, et veille a l'organisation securitaire et efficace du transport scolaire. Il joue un role cle dans la coordination des affaires juridiques, documentaires et corporatives du centre de services scolaire.


Soumettez votre candidature ! Le processus ne vous prendra que quelques minutes.

La nature du travail de

secretaire de gestion

En plus des taches definies a la classe d'emploi de secretaire, le role principal et habituel de la personne salariee de cette classe d'emploi consiste a travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exercant, de facon relativement autonome, des taches de secretariat de nature complexe.

Lieu de travail

: Centre administratif du Centre de services scolaire au Coeur-des-Vallees

Horaire de travail

: Du lundi au vendredi, de 8h a 12h et de 13h a 16h

Statut

: Regulier a temps plein

Salaire

: 25.20 $ a 29.07 $, selon la scolarite et l'experience

Superieur immediat

: Responsable de la gestion administrative du Service du secretariat general, des communications et du transport scolaire

Date d'entree en fonction

: Des que possible

Attributions caracteristiques

Repondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des reunions, les politiques, la reglementation ou autres sujets relies aux taches dont elle s'acquitte et, au besoin, effectuer des rappels; Transmettre la documentation pertinente; Examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; Preparer un projet de reponse, acheminer le tout a la personne concernee et en assurer le suivi, dans les limites de sa fonction; Preparer la synthese des problemes et questions complexes avant de les transmettre a la personne concernee; Recevoir la personne qui se presente a son unite administrative, fournir l'information relevant de sa competence ou la referer a la personne concernee; Voir a l'organisation materielle des reunions, convoquer les participants, preparer les dossiers necessaires, rediger selon les instructions recues un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillir et, au besoin, assister a ces reunions et rediger un projet de compte rendu ou de proces-verbal; Rediger, a partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiques; participer a l'elaboration du systeme de classement; archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur; Utiliser un ordinateur et les divers logiciels necessaires a l'execution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de donnees, tableurs et programmes maison; Effectuer des recherches; Faire le suivi du courrier electronique; Etre appelee a apporter une aide ponctuelle a des collegues pour l'utilisation de logiciels et programmes propres a leur travail commun. Etre appelee a initier au travail les nouvelles ou nouveaux secretaires de gestion ainsi qu'a coordonner le travail du personnel de soutien; Accomplir toute autre tache connexe, au besoin.

Pour visualiser le plan de classification et consulter la nature du travail et les attributions caracteristiques au poste, consultez, ce lien en vous referant aux pages 84 et 85.

En plus de ces attributions caracteristiques, le secretaire de gestion accomplira les taches suivantes :

Traitement et tri de dossiers, courrier interne et gestion des demandes via le site Internet; Soutien au bon fonctionnement de la reception du centre administratif, notamment en accueillant certains visiteurs - en collaboration avec le Service des ressources materielles (SRM); Traitement des absences dans Scolago et integration a la paie pour le personnel du Service du secretariat general, des communications et du transport scolaire; Traitement et saisie des factures; Ouverture et envoi des demandes d'acces a l'information sur la plateforme Aristote; Support aux instances scolaires en offrant un appui administratif au comite de parents et au conseil d'administration; Suivi des incidents et rapports : reception, consignation et compilation des rapports d'incidents survenus dans les ecoles; Autres taches connexes.

Qualifications requises

Etre titulaire d'un diplome d'etudes professionnelles en secretariat

ou

etre titulaire d'un diplome de 5e annee du secondaire

ou

etre titulaire d'un diplome

ou

d'une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente,

et

avoir quatre (4) annees d'experience pertinente

*.

Des lettres d'attestation d'experience des employeurs precedents seront alors exigees.

Les lettres doivent comporter les informations suivantes : fonction exercee, date de debut et de fin, nombre d'heures travaillees par semaine, nom, adresse et signature de l'employeur.

Exigences particulieres

Une evaluation linguistique dont le seuil de reussite est etabli a 60% pourrait etre administree selon les modalites prevues par le CSSCV.

Autres exigences

Rigueur / assurance qualite; Gestion du temps et des priorites; Gestion du stress; Collaboration; Capacite a planifier et organiser; Orientation vers la clientele; Maitrise de la langue.

Processus d'embauche

Les candidats interesses sont pries de deposer leur candidature en cliquant sur l'encadre vert Postuler , et ce,

avant le 30 septembre 2025 a 16 h

.


Il nous fera plaisir d'analyser les candidatures recues a condition que tous les documents requis aient ete transmis. Ensuite,

nous contacterons seulement les candidats retenus

.


Rappel important : si votre parcours scolaire a ete fait a l'exterieur du Quebec, votre candidature sera consideree uniquement si une evaluation comparative des etudes effectuees hors Quebec produite par le ministere de l'Immigration, de la Francisation et de l'Integration (MIFI) a ete transmise lors du depot de votre candidature. Toute autre evaluation comparative emise par d'autres organismes que le MIFI ne sera pas acceptee, par exemple le Wes.


Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront invitees a participer a une

entrevue

le 9 octobre 2025

et devront fournir une autorisation a la prise des references professionnelles ainsi qu'a la verification de leurs antecedents judiciaires. La personne devra egalement fournir les lettres d'attestation d'emploi de ses employeurs precedents comportant les informations suivantes : fonction exercee, date de debut et de fin, nombre d'heures travaillees par semaine, nom, adresse et signature de l'employeur.


Seule la personne retenue ainsi que les personnes etant deja a l'emploi du CSSCV recevront une reponse ecrite.


Le genre masculin est utilise au sens neutre et designe tous les genres.


Le CSSCV applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les femmes, les membres de minorites visibles, les membres de minorites ethniques, les autochtones et les personnes handicapees a presenter leur candidature.

De plus, les personnes ayant besoin d

'

accommodements lors du processus de s

e

lection sont invit

ees a nous en faire part.


Le personnel du CSSCV est egalement soumis a la Loi sur la laicite de l'Etat.