Job Description

Overview





Ottawa Tourism's vision is to be one of Canada's most visited, sustainable, vibrant, and valued urban destinations and the tourism authority for key economic development and city-building decisions in Ottawa. Ottawa Tourism's mission is to market and sell Ottawa as a compelling leisure and business destination and lead or participate in initiatives that improve Ottawa's visitor experience. We contribute to the broader economic development objectives of the city and the success of our stakeholders and, by doing so, enrich the quality of life for all Ottawa residents.





Reporting to the Director Sales, Business & Major Events, the Sales Coordinator is responsible for providing administrative support to the Ottawa Tourism Business Events and Major Events teams. This position will provide the successful candidate with an ideal opportunity to grow and develop their career in the tourism industry with exposure to multiple areas of the organization. We are looking for someone to join our team who has confidence, a positive attitude, and a strong desire to be part of our collaborative and inclusive work culture.





Our Business Events and Major Events teams are responsible for selling Ottawa as a destination for meetings and conventions, major events, sport events, and group tour business. Projects that regularly support the two business units include supporting the sales managers in a range of areas such as data entry into the CRM, bid book preparation, site inspection coordination as well as event and familiarization tours, preparation for industry events such as trade shows, client servicing, responding to member and client inquires (both written and on the phone).





This position is based out of the Ottawa Tourism offices in beautiful downtown Ottawa. Ottawa Tourism employs a hybrid work model, with some ability for all employees to work remotely. In some cases, certain positions will have an ongoing requirement to maintain a physical presence in the office. Such details will be discussed during the application process.





Primary Areas of Responsibility




Assist Sales Managers with inputting and maintaining all accounts and opportunities through a customer relationship management system. Supporting the Sales Managers in various areas such as data entry, bid book preparation and lead deployment to the appropriate sales manager. Conduct event and familiarization tours. Support the preparation for industry events such as trade shows, client servicing Respond to member and client inquiries (written and on the phone). Liaise with other departments as required




Desired Qualifications




1 year of related experience Degree or diploma in a business, hospitality, sales or marketing-related field Strong customer service focus Strong organizational and administrative skills Proficiency in all aspects of Microsoft Office 365 Ability to work with limited supervision Ability to work collaboratively in a team environment Proficiency in using database/CRM software, and some back-end web capabilities Proficiency with social media platforms




Assets




Bilingual in both of Canada's official languages Experience working in tourism, hospitality, or destination management/marketing Experience group booking and/or customer relations management system Experience with event planning Experience working with members Project management background




The Hiring Process





Initial Phone Screen

In-Depth Interview

Peer Interview

Reference checks

Offer

Please note this is a 14-month contract position with an anticipated end date of January 2027*

Land Acknowledgement

Ottawa Tourism is located and operates on the traditional and unceded territory of the Anishinaabe Algonquin people, who have travelled and inhabited these lands for millennia.

Diversity, Equity & Inclusion Statement

We place great value on the importance of diversity in our workforce, and we value inclusivity, trust, innovation and encourage applications from individuals who are members of under-represented or marginalized communities. We foster a diverse, equitable and inclusive organization. We connect with Indigenous communities; we care about the planet our people and our industry, and we want our city to be accessible to all. To that end, we are committed to an objective hiring process which is free from discrimination based on any of the protected grounds as stated in Ontario's Human Rights Code. In an effort to ensure that the selection process is as objective as possible, applicants are invited to consider removing any indications on their application that might suggest age, place of origin, ethnic origin, disability, race, or any other protected ground. For example, applicants might choose to include the names and classification of degrees granted (i.e. Diploma in Project Management, with Honours), while excluding the name or location of the school.

Accessibility Statement

All applications will be considered as long as the applicant can demonstrate that they meet the essential qualifications as described in the job posting. Further to this, if you would like to request any additional accommodations based on one of the Code's protected grounds, we will be happy to help accommodate you.

Deadline to Apply: Tuesday September 23rd at 4pm



Apercu





La vision de Tourisme Ottawa est d'etre l'une des destinations urbaines les plus visitees, les plus durables, les plus dynamiques et les plus appreciees au Canada, et d'etre l'autorite touristique responsable de prendre les decisions cles en matiere de developpement economique et de construction de la ville d'Ottawa. La mission de Tourisme Ottawa est de commercialiser et de vendre Ottawa en tant que destination de loisirs et d'affaires attrayante et de diriger ou de participer a des initiatives qui ameliorent l'experience des visiteurs d'Ottawa. Nous contribuons aux objectifs plus larges de developpement economique de la ville et a la reussite des intervenants et, ce faisant, nous enrichissons la qualite de vie de tous les residents d'Ottawa.





Relevant du directeur des ventes, Evenements professionnels, le coordonnateur des ventes est responsable de fournir un soutien administratif aux equipes des evenements professionnels et des grands evenements de Tourisme Ottawa. Ce poste offrira a la personne retenue l'occasion ideale de se perfectionner et de faire evoluer sa carriere dans l'industrie du tourisme en se familiarisant avec de nombreux domaines de l'organisation. La personne que nous recherchons pour rejoindre notre equipe devra demontrer de l'assurance, une attitude positive et un desir profond de faire partie de notre culture de travail collaborative et inclusive.





Nos equipes responsables des evenements professionnels et des grands evenements sont appelees a vendre Ottawa comme destination pour les reunions et les congres, les grands evenements, les evenements sportifs et les voyages de groupe. Les projets qui soutiennent regulierement les deux unites commerciales comprennent le soutien aux directeurs des ventes dans une serie de domaines tels que l'entree des donnees dans le systeme de gestion des relations avec la clientele, la preparation des dossiers de soumissions, la coordination des inspections de sites ainsi que des evenements et des visites de familiarisation, la preparation des evenements de l'industrie tels que les salons professionnels, le service a la clientele, la reponse aux demandes des membres et des clients (a la fois par ecrit et par telephone).





Ce poste est base dans les bureaux de Tourisme Ottawa, dans le magnifique centre-ville d'Ottawa. Tourisme Ottawa utilise un modele de travail hybride, qui permet a tous les employes de travailler a distance. Dans certains cas, les titulaires de certains postes sont tenus de maintenir une presence physique au bureau. Ces details seront discutes au cours de la procedure de candidature.





Principaux domaines de responsabilite



Assister les directeurs des ventes dans la saisie et la gestion de tous les comptes et possibilites par l'intermediaire d'un systeme de gestion des relations avec la clientele Soutenir les directeurs des ventes dans differents domaines tels que l'entree de donnees, la preparation des diriger le prospect vers le Gestionnaire, Evenements d'affaires approprie. Organiser des evenements et des visites de familiarisation Contribuer a la preparation d'evenements de l'industrie comme des salons professionnels et le service a la clientele Repondre aux demandes de renseignements des membres et des clients (par ecrit et par telephone) Assurer la liaison avec d'autres services, le cas echeant




Exigences essentielles




1 a 2 ans d'experience dans ce domaine Diplome dans un domaine lie aux affaires, a l'hotellerie, a la vente ou au marketing Forte orientation vers le service a la clientele Solides competences organisationnelles et administratives Maitrise de tous les aspects de la suite Microsoft Office 365 Capacite a travailler avec une supervision limitee Capacite a travailler en collaboration dans un environnement d'equipe. Competence dans l'utilisation de bases de donnees et de logiciels de gestion des relations avec la clientele, ainsi qu'une certaine experience dans l'utilisation de fonctions Web d'arriere-plan Competente dans l'utilisation des plateformes de medias sociaux




Atouts




Bilingue en francais et en anglais, a l'ecrit et a l'oral Experience dans la reservation de groupes ou avec un systeme de gestion des relations avec la clientele Experience dans l'organisation d'evenements Experience de collaboration avec des membres Experience en gestion de projet Connaissance de l'industrie du tourisme




Processus d'embauche





Preselection telephonique initiale

Entretien approfondi

Entretien avec un pair

Verification des references

Offre

Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste contractuel de quatorze mois dont la date de fin est prevue pour janvier 2027.*

Reconnaissance des terres




Tourisme Ottawa est situe et travaille sur le territoire traditionnel et non cede du peuple algonquin Anishinaabe, qui parcourt ces terres et y habite depuis des millenaires.

Declaration sur la diversite, l'equite et l'inclusion




Nous accordons une grande importance a la diversite de notre personnel, nous prisons l'inclusion, la confiance et l'innovation, et nous encourageons les personnes appartenant a des communautes sous-representees ou marginalisees a poser leur candidature. Nous favorisons la mise en place d'un organisme diversifie, equitable et inclusif. Nous interagissons avec les communautes autochtones, nous nous soucions de la planete, de notre personnel et de notre secteur, et nous voulons que notre ville soit accessible a tous. A cette fin, nous nous engageons a appliquer un processus d'embauche objectif, exempt de toute discrimination fondee sur tout motif illicite enonce dans le Code des droits de la personne de l'Ontario. Afin de garantir que le processus de selection est aussi objectif que possible, les candidats sont invites a envisager de supprimer de leur demande toute information qui pourrait laisser supposer l'age, le lieu d'origine, l'origine ethnique, le handicap, la race ou tout autre motif de distinction illicite. Par exemple, les candidats peuvent choisir d'inclure le nom et la classification des diplomes decernes (p. ex., diplome en gestion de projet, avec mention), tout en excluant le nom ou l'emplacement de l'etablissement.

Declaration d'accessibilite




Toutes les candidatures seront examinees dans la mesure ou le candidat peut demontrer qu'il possede les qualifications essentielles decrites dans l'annonce d'emploi. En outre, si vous souhaitez demander des mesures d'adaptation supplementaires fondees sur l'un des motifs de distinction enonces dans le Code, nous serons heureux de vous aider.




DATE LIMITE DE CANDIDATURE : Le mardi 23 septembre a 16h