Job Description

A propos de Mila

Fonde par le professeur Yoshua Bengio de l'Universite de Montreal, Mila rassemble des chercheurs specialises en intelligence artificielle et plus precisement en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l'apprentissage profond, Mila s'est particulierement distingue dans la modelisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d'objets et les modeles generatifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d'une collaboration entre l'Universite de Montreal et l'Universite McGill, en lien etroit avec Polytechnique Montreal et HEC Montreal.


Mila s'est donne pour mission d'etre un pole mondial d'avancees scientifiques qui inspire l'innovation et l'essor de l'intelligence artificielle (IA) au benefice de tous.


Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Description du mandat:

Sous la responsabilite du Directeur, affaires academiques et soutien administratif a la recherche, vous agissez comme un veritable partenaire strategique et le bras droit administratif d'un petit groupe de professeurs du Mila. Ce role est axe sur la gestion complete des operations du laboratoire. Vous etes une force de proposition : vous anticipez les besoins, prenez des initiatives, proposez des ameliorations et assurez un suivi independant. Votre connaissance approfondie des processus universitaires et de Mila fait de vous une personne-ressource cle.


Vous integrerez un environnement dynamique et en constante evolution, a la fine pointe de la recherche en IA. Ce poste est ideal pour une personne qui fait preuve d'agilite et qui s'epanouit dans un milieu au rythme soutenu, offrant de belles perspectives d'apprentissage.

Fonctions et responsabilites:

Amelioration des operations:

Agir comme une personne-ressource pour les collegues plus junior grace a votre comprehension profonde des processus des universites et de Mila. Proposer, rediger et mettre en oeuvre des procedures administratives ou un manuel de laboratoire complet pour optimiser les operations des laboratoires que vous supportez.

Communication et Liaison:

Assumer la responsabilite des communications avec des parties internes et externes au nom du chercheur. Filtrer, prioriser ou categoriser les courriels et agir de maniere independante. Mettre a jour le site Internet du chercheur.

Gestion financiere:

Offrir une vue d'ensemble des financements multi-institutionnels et recommander des approches pour optimiser les finances du laboratoire. Preparer des rapports financiers (budgetisation, previsions, suivis des depenses) pour aider les chercheurs dans la gestion de leurs fonds. Assurer le suivi et la resolution des problemes lies aux paiements et aux transferts en collaborant si necessaire avec les autres equipes de Mila. Prendre en charge le processus de rapport de depenses en fonction des echeances.

Administration des subventions:

Fournir un soutien technique de haut niveau (structuration, compilation d'informations, formatage LaTeX). Rediger des sections definies des demandes de subvention et s'assurer du respect des echeanciers en collaboration avec d'autres equipes internes.

Soutien-conseil aux etudiants-chercheurs:

Assurer le suivi proactif du progres des etudiants, de la coordination des dossiers academiques et des etapes cles pour l'ensemble du laboratoire. Participer au tri ou a l'evaluation des candidatures etudiantes. Offrir du soutien aux etudiants, en complementarite et collaboration avec l'equipe d'Affaires academiques et les partenaires universitaires.

Coordination:

Assurer une coordination efficace entre les differents acteurs qui interagissent au quotidien avec son groupe de chercheurs (universites, etudiants, collaborateurs externes, partenaires internes, etc.)

Correspondance et CV:

Anticiper les dates limites de mise a jour du CVC et s'assurer de sa coherence. Compiler, reviser et preparer des versions finales de documents complexes pretes a etre soumises.

Gestion d'agenda proactive:

Gerer de maniere proactive et autonome l'ensemble de l'agenda du chercheur, comprendre ses priorites, et resoudre de facon autonome les conflits d'horaire.

Organisation d'evenements:

Assumer la responsabilite complete de la planification d'evenements (retraites, ateliers) allant de la logistique au budget. Executer diverses taches de nature administrative pour assurer le bon fonctionnement de l'equipe Soutien administratif a la recherche et ses services offerts aux chercheurs.

Requirements

Diplome universitaire de premier cycle, deuxieme cycle un atout. Plus de 7 annees d'experience dans un role similaire, avec une experience significative en milieu universitaire ou de recherche. Vision strategique, proactivite exceptionnelle et leadership. Capacite d'etablir et batir des relations positives et productives avec des collegues issus de divers horizons. Capacite de comprendre et de repondre de maniere constructive aux points de vue diversifies, meme sous pression. Excellentes competences en gestion de projet et en resolution de problemes complexes. Capacite a travailler avec une grande autonomie et a etre une force de proposition. Jugement impeccable et excellentes habiletes interpersonnelles. Curiosite pour l'intelligence artificielle et interet demontre a l'integrer a vos processus de travail. Bilinguisme essentiel (francais et anglais), tant a l'oral qu'a l'ecrit, en raison des interactions avec notre communaute academique et nos partenaires. Connaissance de la suite Google. Connaissance approfondie des processus universitaires, des cycles de financement et des agences de subvention. Connaissance de LaTeX et de CVC.

Benefits

L'occasion de contribuer a une mission unique avec un impact important; Un programme d'assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidite, vie, assurance voyage et garanties complementaires); Un programme d'aide aux employes et a la famille; Un acces a un service de telemedecine; Une politique de conges annuels offrant une base de 20 jours de vacances des l'embauche; Un regime d'epargne retraite avec contribution de l'employeur minimale de 4%; Une genereuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue a votre bien-etre. Vous pouvez selectionner et combiner les options qui correspondent a vos besoins parmi les credits style de vie, une assurance bonifiee, des journees de vacances supplementaires et une contribution enrichie au regime de retraite; Un horaire flexible, un horaire d'ete et une possibilite de teletravail; Un milieu de travail au coeur de la Petite Italie, dans le quartier branche Mile-Ex, a proximite des transports en commun; Une equipe d'experts de leur domaine, des gens passionnes et passionnants; Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaitre

A Mila, la diversite nous tient a coeur. Nous valorisons un environnement de travail equitable, ouvert et respectueux des differences. Nous encourageons toute personne souhaitant oeuvrer dans un ecosysteme en progression continue et stimulee a contribuer a l'application et la definition d'une culture saine et inclusive, a postuler.


Veuillez noter que seules les personnes selectionnees seront contactees.


https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee


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About Mila

Founded by Professor Yoshua Bengio of the Universite de Montreal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Universite de Montreal and McGill University, with close links to Polytechnique Montreal and HEC Montreal.


Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all. To find out more, please visit https://mila.quebec/

Mandate Description:

Reporting to the Director, Academic Affairs and Administrative Research Support, you will act as a true strategic partner and the administrative right-hand to a group of Mila researchers. This role is focused on the complete operational management of the laboratory operations. You are expected to be proactive: you will anticipate needs, take initiative, propose improvements, and ensure independent follow-up. Your in-depth knowledge of university and Mila processes makes you a key resource person.


You will be joining a dynamic and constantly evolving environment at the forefront of AI research. This position is ideal for an individual who demonstrates agility and thrives in a fast-paced setting, offering great learning opportunities.

Duties and responsibilities:

Operational improvement:

Serve as a resource person for junior colleagues thanks to your in-depth understanding of university and Mila processes. Propose, draft, and implement administrative procedures or a comprehensive lab manual to optimize the operations of the labs you support.

Communication and Liaison:

Take responsibility for communications with internal and external parties on behalf of the researcher. Filter, prioritize, or categorize emails and act independently. Update the researcher's website.

Financial management:

Provide an overview of multi-institutional funding and recommend approaches to optimize laboratory finances. Prepare financial reports (budgeting, forecasting, expense tracking) to help researchers manage their funds. Follow up on and resolve issues related to payments and transfers, collaborating with other Mila teams as needed. Handle the expense reporting process according to deadlines.

Grant administration:

Provide high-level technical support (structuring, compiling information, LaTeX formatting). Draft specific sections of grant applications and ensure deadlines are met in collaboration with other internal teams.

Support and advice for student researchers:

Proactively monitor student progress, coordinate academic records, and track key milestones for the entire laboratory. Participate in sorting or evaluating student applications. Provide support to students, working in collaboration with the Academic Affairs team and university partners.

Coordination:

Ensure effective coordination between the various stakeholders who interact with your research group on a daily basis (universities, students, external collaborators, internal partners, etc.).

Correspondence and CV:

Anticipate deadlines for updating the CV and ensure its consistency. Compile, review, and prepare final versions of complex documents ready for submission.

Proactive schedule management:

Proactively and independently manage the researcher's entire schedule, understand their priorities, and independently resolve scheduling conflicts.

Event planning:

Manage events planning (retreats, workshops) from logistics to budgeting. Perform various administrative tasks to ensure the smooth running of the Administrative Support for Research team and its services to researchers.

Profile required:

Bachelor's degree, master's degree an asset. More than 7 years of experience in a similar role, with significant experience in academia or research. Strategic vision, exceptional proactivity, and leadership. Ability to establish and build positive and productive relationships with colleagues from diverse backgrounds. Ability to understand and respond constructively to diverse points of view, even under pressure. Excellent project management and complex problem-solving skills. Ability to work with a high degree of autonomy and be a source of new ideas. Impeccable judgment and excellent interpersonal skills. Curiosity about artificial intelligence and a demonstrated interest in integrating it into your work processes. Bilingualism (French and English), both spoken and written, is essential due to interactions with our academic community and partners. Knowledge of Google Suite. In-depth knowledge of university processes, funding cycles, and grant agencies. Knowledge of LaTeX and CVC.

Good reasons to work at Mila

The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact; A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits); An employee and family assistance program; Access to a telemedicine service; A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring; A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%; A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions; Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting; A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation; A team of passionate experts in their field; A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you

At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.


Please note that only selected candidates will be contacted.


https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee