Job Description

Milieu de travail

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La mission de la

Direction de la recherche et du transfert (DRT)

est de promouvoir la recherche a HEC Montreal et d'offrir du support aux professeurs-chercheurs de l'Ecole pour toutes leurs activites de recherche. La recherche est au coeur de la mission de HEC Montreal, puisqu'elle permet de repousser les frontieres du savoir en gestion, d'ameliorer le contenu des enseignements a tous les cycles universitaires et de mieux former les etudiants.

Role et responsabilites

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Le ou la

responsable - administration et traitement de l'information de la recherche

est responsable du traitement de l'information et du suivi administratif des dossiers de recherche, plus particulierement pour les demandes d'evaluations au Comite d'ethique de la recherche (CER), les demandes de subventions aux organismes subventionnaires et les donnees permettant l'application de la Politique de reconnaissance de l'excellence en recherche. Cette personne collabore egalement au developpement des processus et systemes d'information de la DRT et du CER.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :


Responsable de la verification et la preparation des dossiers de recherche soumis au CER.


Responsable du processus d'evaluation des modifications, des renouvellements et des fermetures de projet au CER.


Est responsable de la production des documents officiels indiquant les decisions du CER.


Collabore avec les conseilleres et conseillers en ethique, avec le president du CER et avec son superieur immediat pour ameliorer la politique de l'ethique de la recherche de HEC Montreal et sa mise en oeuvre.


Est responsable du cheminement administratif et de la correspondance de divers dossiers lui etant attribues a la DRT et au CER. Effectue la cueillette et l'agencement de renseignements necessaires a divers dossiers.


Coordonne l'organisation des activites et de reunions de son secteur de travail :



o Coordonne les reunions plenieres du CER, redige le proces-verbal (CER) et les decisions du comite plenier du CER, assure le suivi des dossiers relevant de sa competence.


Developpe et ameliore les outils permettant le suivi centralise du cheminement administratif des dossiers, tant pour le CER que pour les demandes de subventions, les donnees dans ZoneRecherche et le traitement budgetaire :



o Assure le suivi du cheminement des dossiers et la validation des etapes des divers processus;


o Identifie les elements interferant dans le processus d'un dossier et en informe les personnes concernees; effectue les suivis relevant de sa competence.


Fournit des renseignements sur les activites de son secteur de travail et reponds aux questions relevant de sa competence :



o Responsable de repondre aux questions des professeurs et etudiants concernant le CER, ZoneRecherche et les demandes de financement interne;


o Fournit le plus d'information possible concernant le CER, les demandes de subventions, le cheminement des dossiers de recherche, les donnees repertoriees dans ZoneRecherche, etc;


o Collabore avec les personnes appropriees des que l'objet de la requete exige la connaissance specifique d'un dossier ou d'un projet particulier.

Systemes de gestion integres

Travaille en etroite collaboration avec l'analyste gestion des processus :



o Maitrise les processus et applique les politiques de l'Ecole dans l'execution de ses taches;


o Est responsable de veiller a l'application, au calcul et a la codification des donnees provenant du systeme de gestion integre de la recherche aux fins de l'application de plusieurs politiques, processus et diverses redditions de compte;


o Communique avec la bibliotheque pour assurer de la validite des informations dans le systeme d'information ayant un impact sur les politiques sensibles concernant le corps professoral de l'ecole;


o S'assure et valide que les informations entrees dans le systeme respectent les procedures et les principes d'integration etablis; veille a la conformite et a la qualite des donnees;


o Est responsables de creer des rapports et effectue les demarches necessaires pour apporter les corrections qui s'imposent;


o Gestion des informations des unites de recherche; registre, systeme de gestion integree, page Web de la DRT;


o Analyse et interprete les donnees, les vulgarise dans les rapports. S'assure d'avoir une vision globale des informations contenues dans la base de donnees et maitrise les regles, politiques et procedures pour repondre aux questions des utilisateurs;


o Est responsable, en collaboration avec les autres personnes impliquees, de codifier, de saisir, de valider et de tenir a jour les donnees relatives aux projets de recherche et occasions de financement dans le systeme de gestion integre;


o Communique ses priorites et les dossiers en cours d'execution.


Travaille en etroite collaboration avec les conseillers en ethique de la recherche dans l'environnement Nagano du CER :



o Est responsable du suivi administratif des dossiers en collaborations avec les conseillers dans Nagano;


o Communique ses priorites et les dossiers en cours d'execution;


o Maitrise les processus et les fonctions du systeme de gestion des dossiers du CER et applique les politiques de l'Ecole dans l'execution de ses taches;


o Est responsables de creer des rapports et effectue les demarches necessaires pour apporter les corrections qui s'imposent aux processus du CER.


En reponse aux besoins, extrait des donnees des systemes d'informations, les valide, les traite, de maniere a produire les indicateurs, les listes ou les rapports requis :



o Produit les statistiques reliees aux differents volets de la recherche (subventions, publications, etc.).


Organise, saisit et tient a jour les donnees relatives aux activites sous sa responsabilite. S'assure et valide que les informations entrees dans le systeme respectent les procedures et les principes d'integration etablis; veille a la conformite et a la qualite des donnees.

Autres

Participe aux activites de son secteur de travail, a la mise en place et a l'amelioration des processus, au developpement et a la mise a jour des outils technologiques et du site Web de son secteur de travail, au classement, a l'archivage et a l'elagage des dossiers, etc.


Soumet tout dossier requerant une attention particuliere a son superieur immediat; effectue toute autre tache, a la demande de celui-ci ou necessitee par ses fonctions, de facon a maintenir ou ameliorer l'efficacite de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome de premier cycle universitaire en administration, ethique, ou dans toute autre discipline jugee equivalente et un minimum de trois annees d'experience de travail pertinente


Tres bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant :



o Notamment Excel (fonctions intermediaires-avancees) et SQL.


Bonne comprehension des principes de fonctionnement des systemes d'information.


Tres bonne connaissance de la langue francaise parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise parlee et ecrite


Habiletes dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et ecrites


Interet pour l'apprentissage et l'utilisation de nouvelles technologies


Esprit de synthese, capacite d'analyse et habilete pour la resolution de probleme


Sens de l'organisation, rigueur, minutie et souci du detail


Capacite de travailler avec un minimum de supervision


Capacite a travailler en equipe, approche collaborative


Diplome d'etude superieur (Maitrise, doctorat) (atout)


Connaissance d'un systeme de gestion integre (ex. : PeopleSoft) (atout)


Connaissance du secteur public, parapublic et du milieu universitaire (atout)


Connaissance de SQL, WordPress, Rhythmyx, Pentaho, systeme integre Converis ou tout systeme de gestion integre (atout)


Connaissance de l'ethique de la recherche (atout)


Connaissance du milieu de la publication scientifique (atout).

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.