Job Description

L'Association de la construction du Quebec, region de Quebec (ACQ-Quebec) est a la recherche d'un

Receptionniste/adjoint

administratif

pour joindre son equipe !
L'Association de la construction du Quebec, region de Quebec regroupe plus de 1200 membres. Notre mission est de favoriser l'essor des entreprises de construction en developpant des outils de gestion innovateurs et en offrant des activites de reseautage, de formation et de developpement de marches.

Sommaire des responsabilites

Sous la supervision de la directrice generale, le receptionniste/adjoint administratif assure l'accueil et le service aux membres, soutient la gestion administrative et la logistique des activites, et collabore avec les differents departements pour offrir un suivi rigoureux et un service efficace.

RESPONSABILITES

PRINCIPALES

1.

Accueil

et

service

aux

membres

Repondre aux appels et courriels, diriger les entrepreneurs vers les bons services. Accueillir les visiteurs. Fournir les informations de base aux membres et acheminer leurs demandes aux departements concernes. Assurer un service courtois et chaleureux lors des inscriptions ou des rencontres sur place.

2.

Gestion

administrative

et

documentation

Saisir et traiter divers formulaires : adhesion, paiements preautorises, espace ACQ, salle de plans, cautionnements Ezsign. Assurer la gestion et le suivi du site chantieremploi.com. Preparer et envoyer les contrats et sceaux (courriel ou poste). Effectuer le suivi des paiements lies aux adhesions et renouvellements. Entrer les donnees relatives aux membres dans les systemes internes. Verifier les licences emises et modifiees par la RBQ et assurer le suivi aupres des clients et de la RBQ. Preparer la documentation pour les nouveaux membres et transmettre leurs informations aux communications (ex. infolettre).

3.

Soutien

logistique

et

organisation

interne

Preparer les salles pour les rencontres.
Assurer l'inscription sur place des participants aux cours et encaisser les paiements.
Commander la papeterie, contrats, sceaux et autres fournitures necessaires. Effectuer des taches de timbrage, signature et suivi d'envois. Soutenir la coordination logistique des evenements (ex. envoi d'invitations, gestion des inscriptions). Voir a l'approvisionnement des ressources materielles necessaires pour les membres du
personnel.
S'assurer du bon fonctionnement des appareils de bureau et coordonner les services d'entretien ou de reparation. Repondre aux demandes liees a l'entretien de l'immeuble.

4.

Soutien

a

la

facturation

et

a

la

comptabilite

Apporter un appui a la facturation (ex. preparation, suivi ou saisie de donnees). Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations. Collaborer avec le departement de comptabilite pour les paiements et suivis financiers.

5.

Autres

taches

connexes

Participer au soutien administratif general de l'association. Collaborer avec l'equipe pour l'elaboration et le deploiement de projets speciaux. Realiser toutes autres taches confiees par la direction.

QUALIFICATIONS

ET

COMPETENCES

REQUISES

Qualifications

DEP ou DEC en bureautique, secretariat ou equivalent. Experience pertinente en reception et/ou en soutien administratif (1 a 3 ans). Experience dans un milieu associatif, corporatif ou lie aux services aux entreprises (atout). Maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook). Aisance avec la saisie de donnees dans differents logiciels et plateformes (ex. Ezsign, Espace ACQ, systemes de gestion interne). Connaissance de base en facturation et suivi administratif.

Competences

Excellentes habiletes de communication orale et ecrite en francais (anglais fonctionnel, un atout). Capacite a offrir un accueil courtois, professionnel et chaleureux. Sens de l'organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiers. Discretion, fiabilite et respect de la confidentialite.

Faites parvenir votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation a l'attention de:

Caroline Potvin

Directrice generale ACQ-Quebec

potvinc@acqquebec.org