L'Institut Trebas Quebec Inc., cree en 1979, est une ecole professionnelle privee avec des campus a Montreal et a Toronto et offrant un large eventail de programmes dans les domaines de l'audio, du cinema et de la television, des affaires et de la technologie ainsi que de la gestion de la musique, des evenements et du divertissement. Notre mission est de fournir des services d'education et de soutien de haute qualite et accessibles afin de maximiser la reussite et l'experience d'apprentissage de nos etudiants. Nous nous efforcons d'accomplir cette mission grace a un engagement envers l'excellence, l'innovation, la collaboration interdisciplinaire, ainsi que l'inclusivite et la diversite. L'Institut Trebas est membre du reseau d'etablissements d'enseignement superieur Global University Systems Canada.
Taches et Responsabilites
Objectif Principal
Le role consiste a fournir une grande variete de soutiens administratifs pour le bureau. Le candidat ideal doit etre tres organise, avoir le sens du detail et posseder des competences interpersonnelles exceptionnelles.
NB: Le poste de receptionniste est 100% en presentiel au campus scolaire
Effectuer des taches de reception, notamment coordonner les livraisons, recevoir et rediriger les appels telephoniques et les visiteurs, ou prendre des messages ;
Maintenir une image et un comportement professionnels avec tous les etudiants, les visiteurs, les employes, la direction et les responsables a tout moment ;
Transmettre les courriels generaux recus au membre du personnel concerne ;
Fournir un soutien administratif et de bureau tres varie a divers departements ;
Aider a effectuer diverses taches administratives selon les besoins, y compris, mais sans s'y limiter, le classement, les photocopies, l'organisation des dossiers des etudiants et du bureau, et diverses autres taches ;
Acheter, recevoir et stocker les fournitures de bureau en veillant a ce que les produits de base soient toujours disponibles ;
Assurer la liaison avec la direction de l'immeuble, le concierge et le service de securite pour que l'environnement de bureau soit agreable et efficace ;
Gerer les reservations de salles de reunion et organiser les reunions ;
Traiter les demandes en temps voulu en fonction de leur priorite ;
Ouverture et/ou fermeture du campus ;
Autres taches selon les besoins.
Competences Requises
Education et experiences :
Diplome d'etudes collegiales ou combinaison equivalente d'etudes et d'experiences ;
Minimum de deux ans d'experiences en reception et/ou administration.
Connaissances et competences?:
Bilinguisme exige (Francais - Anglais) : Le bilinguisme francais-anglais est requis car les taches liees a ce poste impliquent de communiquer par courriel et/ou telephone avec une clientele internationale anglophone (approximativement 10% des demandes) ;* Attitude positive, joyeuse, optimiste et professionnelle ;
Excellent comportement au telephone, offrant une experience en service a la clientele exceptionnelle pour chaque interaction ;
Grande sens de l'organisation et gestion efficace du temps ;
Capacite a effectuer et prioriser plusieurs taches simultanement ;
Avoir le soucis du detail et capacite a respecter les delais--bonnes competences en matiere de documentation et de classement ;
Capacite a prendre des initiatives et a travailler en toute autonomie ;
Maitrise des logiciels Microsoft Office (notamment MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et de la navigation sur Internet.
Dans le present document, le masculin est utilise dans le seul but d'alleger le texte.
Trebas Institute Quebec Inc., established in 1979, is a private vocational school with campuses in Montreal and Toronto. Trebas offers a broad range of audio, film and television, business, technology programs, music, events, and entertainment management. Our mission is to provide high-quality and accessible education and support services to maximize our students' success and learning experience. We strive to achieve this mission by committing to excellence, innovation, interdisciplinary collaboration, and inclusiveness and diversity. Trebas Institute is a member of the Global University Systems Canada network of higher education institutions.
Tasks and Responsibilities
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Primary Purpose
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The role involves providing a wide range of administrative support for the office. The ideal candidate must be highly organized, detail-oriented, and possess exceptional interpersonal skills.
NB: The position of Receptionist is 100% in person on the School Campus
Perform reception duties, including coordinating deliveries, receiving and redirecting phone calls and visitors, or taking messages;
Maintain a professional image and demeanor with all students, visitors, employees, management, and supervisors at all times;
Forward general emails received to the appropriate staff member;
Provide a wide range of administrative and office support to various departments;
Assist with various administrative tasks as needed, including but not limited to filing, photocopying, organizing student and office records, and other related duties;
Purchase, receive, and store office supplies, ensuring essential items are always available;
Liaise with building management, janitorial staff, and security services to ensure a pleasant and efficient office environment;
Manage meeting room bookings and coordinate meetings;
Handle requests in a timely manner based on priority;
Opening and/or closing on the campus;
Other duties as required.
Required skills:
Education and Experience:
College diploma or an equivalent combination of education and experience;
Minimum of two years of experience in reception and/or administration.
Knowledge and Skills:
Bilingualism required (French - English): Fluency in both French and English is required, as this role involves communicating via email and/or phone with an international English-speaking clientele (approximately 10% of inquiries);* Positive, cheerful, optimistic, and professional attitude;
Excellent phone etiquette, providing an exceptional customer service experience in every interaction;
Strong organizational skills and effective time management;
Ability to multitask and prioritize multiple tasks simultaneously;
Attention to detail and ability to meet deadlines--strong documentation and filing skills;
Ability to take initiative and work independently;
Proficiency in Microsoft Office Suite (including MS Word, Excel, Outlook, and PowerPoint) and internet navigation.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent