Job Description

Poste a combler !

Receptionniste / Adjoint(e) administrative

L'Association de la construction du Quebec, region de Quebec (ACQ-Quebec) est a la recherche d'un Receptionniste/adjoint administratifpour joindre son equipe !
L'Association de la construction du Quebec, region de Quebec regroupe plus de 1 200 membres. Notre mission est de favoriser l'essor des entreprises de construction en developpant des outils de gestion innovateurs et en offrant des activites de reseautage, de formation et de developpement de marches.

Sommaire des responsabilites

Sous la supervision de la directrice generale, le receptionniste/adjoint administratif assure l'accueil et le service aux membres, soutient la gestion administrative et la logistique des activites, et collabore avec les differents departements pour offrir un suivi rigoureux et un service efficace.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

1. Accueil et service aux membres

Repondre aux appels et courriels, diriger les entrepreneurs vers les bons services. Accueillir les visiteurs. Fournir les informations de base aux membres et acheminer leurs demandes aux departements concernes. Assurer un service courtois et chaleureux lors des inscriptions ou des rencontres sur place.

2. Gestion administrative et documentation

Saisir et traiter divers formulaires : adhesion, paiements preautorises, espace ACQ, salle de plans, cautionnements Ezsign. Assurer la gestion et le suivi du site chantieremploi.com. Preparer et envoyer les contrats et sceaux (courriel ou poste). Effectuer le suivi des paiements lies aux adhesions et renouvellements. Entrer les donnees relatives aux membres dans les systemes internes. Verifier les licences emises et modifiees par la RBQ et assurer le suivi aupres des clients et de la RBQ. Preparer la documentation pour les nouveaux membres et transmettre leurs informations aux communications (ex. infolettre).

3. Soutien logistique et organisation interne

Preparer les salles pour les rencontres. Assurer l'inscription sur place des participants aux cours et encaisser les paiements. Commander la papeterie, contrats, sceaux et autres fournitures necessaires. Effectuer des taches de timbrage, signature et suivi d'envois. Soutenir la coordination logistique des evenements (ex. envoi d'invitations, gestion des inscriptions). Voir a l'approvisionnement des ressources materielles necessaires pour les membres du personnel. S'assurer du bon fonctionnement des appareils de bureau et coordonner les services d'entretien ou de reparation. Repondre aux demandes liees a l'entretien de l'immeuble.

4. Soutien a la facturation et a la comptabilite

Apporter un appui a la facturation (ex. preparation, suivi ou saisie de donnees). Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations. Collaborer avec le departement de comptabilite pour les paiements et suivis financiers.

5. Autres taches connexes

Participer au soutien administratif general de l'association. Collaborer avec l'equipe pour l'elaboration et le deploiement de projets speciaux. Realiser toutes autres taches confiees par la direction.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES

Qualifications

DEP ou DEC en bureautique, secretariat ou equivalent. Experience pertinente en reception et/ou en soutien administratif (1 a 3 ans). Experience dans un milieu associatif, corporatif ou lie aux services aux entreprises (atout). Maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook). Aisance avec la saisie de donnees dans differents logiciels et plateformes (ex. Ezsign, systemes de gestion interne). Connaissance de base en facturation et suivi administratif.

Competences

Excellentes habiletes de communication orale et ecrite en francais (anglais fonctionnel, un atout). Capacite a offrir un accueil courtois, professionnel et chaleureux. Sens de l'organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiers. Discretion, fiabilite et respect de la confidentialite. Esprit d'equipe et capacite a collaborer avec plusieurs departements. Polyvalence et capacite a gerer plusieurs priorites simultanement. Ecoute active et efficacite

NOUS OFFRONS :

REER avec contribution de l'employeur; Assurance collective; Horaire de 35 h par semaine et une fin a13 h les vendredis; 4 semaines de vacances a l'annee (pendant les conges de la construction); Contribution financiere pour activites physiques.
Faites parvenir votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation a l'attention de:

Caroline Potvin
Directrice generale ACQ-Quebec
potvinc@acqquebec.org

Note : le masculin est utilise dans le but d'alleger le texte*

Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: a partir de 22,00$ par heure

Heures prevues: 35 par semaine

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Invalidite Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Conges payes Cotisation egale au REER Evenements d'Entreprise Stationnement sur place
Lieu du poste : En presentiel