Job Description

Commis aux achats (Commis - ressources mat\xc3\xa9rielles) Texte de pr\xc3\xa9sentation : Pointe-Claire est une ville de 34 000 habitants, situ\xc3\xa9e en bordure du lac Saint-Louis et faisant partie de l\'agglom\xc3\xa9ration de Montr\xc3\xa9al. Reconnue pour son style de vie, Pointe-Claire se d\xc3\xa9marque \xc3\xa9galement par son riche patrimoine architectural et historique et par la qualit\xc3\xa9 des services offerts \xc3\xa0 sa population. D\xc3\xa9di\xc3\xa9e \xc3\xa0 la vie de ses citoyennes et citoyens, la Ville a pour mission d\'assurer la p\xc3\xa9rennit\xc3\xa9 de la qualit\xc3\xa9 de l\'environnement social, culturel et \xc3\xa9conomique de Pointe-Claire pour les g\xc3\xa9n\xc3\xa9rations actuelles et futures. Mission du service : G\xc3\xa9rer l\'ensemble des processus administratifs avec \xc3\xa9quit\xc3\xa9 et transparence et r\xc3\xa9aliser, en \xc3\xa9troite collaboration avec les directions, une gestion efficace et efficiente des ressources financi\xc3\xa8res, humaines et mat\xc3\xa9rielles, en vue d\'atteindre les objectifs d\xc3\xa9finis dans la planification strat\xc3\xa9gique. Description : Sous la supervision du Gestionnaire - Ressources contractuelles et mat\xc3\xa9rielles, le/la commis - ressources mat\xc3\xa9rielles doit \xc3\xaatre en mesure d\'appliquer dans son ensemble la politique de gestion des approvisionnements, magasin et inventaire, et doit soutenir les divers services, tant internes (utilisateurs) qu\'externes (fournisseurs et autres), et r\xc3\xa9pondre \xc3\xa0 leurs demandes. Responsabilit\xc3\xa9s g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales et objectifs : Les principales responsabilit\xc3\xa9s du/de la titulaire sont les suivantes :

• Analyser les demandes d\'approvisionnements provenant des requ\xc3\xa9rants; effectuer le traitement des r\xc3\xa9quisitions d\'approvisionnement soit aupr\xc3\xa8s des magasins, soit aupr\xc3\xa8s des fournisseurs externes; faire les demandes de prix; \xc3\xa9mettre les bons de commande internes et externes; recevoir, inspecter et inventorier les biens.
• Faire le suivi des commandes, pr\xc3\xa9parer et transmettre les pi\xc3\xa8ces justificatives pour le paiement des factures.
• Pr\xc3\xa9parer les documents relatifs au processus d\'appel d\'offres : ouverture des dossiers, publication des avis dans les journaux et dans le service \xc3\xa9lectronique officiel d\'appel d\'offres (SEAO), pr\xc3\xa9paration des formulaires de rapports et des enveloppes de retour, r\xc3\xa9daction des addenda, etc.; valider tous les documents \xc3\xa0 envoyer aux soumissionnaires, et assurer un suivi avec les services requ\xc3\xa9rants.
• Pr\xc3\xa9parer certains appels d\'offre publics ou sur invitation \xc3\xa9crite selon la politique d\'achat applicable et les r\xc3\xa8glements en vigueur, analyser les soumissions re\xc3\xa7ues et faire les recommandations appropri\xc3\xa9es aux instances d\xc3\xa9cisionnelles.
• Analyser les besoins et le total des d\xc3\xa9penses au cours d\'une ann\xc3\xa9e courante afin de pr\xc3\xa9parer les demandes de prix relatives aux commandes annuelles et aux commandes ouvertes, voir aux sp\xc3\xa9cifications, dates et conditions g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales, et enfin, \xc3\xa9mettre ces bons de commande en y inscrivant les clauses s\'y rattachant.
• Faire les demandes de prix et les commandes de r\xc3\xa9approvisionnement et magasins; v\xc3\xa9rifier les activit\xc3\xa9s de r\xc3\xa9ception, de manutention, d\'entreposage ou d\'acheminement du mat\xc3\xa9riel re\xc3\xa7u.
• Rencontrer les repr\xc3\xa9sentants de diff\xc3\xa9rentes compagnies; demander des \xc3\xa9chantillons ou d\xc3\xa9monstrations \xc3\xa0 l\'occasion pour les services requ\xc3\xa9rants et n\xc3\xa9gocier certains contrats ou ententes.
• Effectuer la r\xc3\xa9ception, la manutention, l\'entreposage et la livraison du mat\xc3\xa9riel re\xc3\xa7u ou en inventaire.
• Participer aux activit\xc3\xa9s de prise d\'inventaire p\xc3\xa9riodiques des magasins.
• Accomplir toute autre t\xc3\xa2che connexe. Exigences du poste : \xe2\x80\xa2 Dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales, programme d\'\xc3\xa9tude dans le secteur appropri\xc3\xa9
• Trois (3) ann\xc3\xa9es d\'exp\xc3\xa9rience pertinente ou toute autre combinaison de scolarit\xc3\xa9 et d\'exp\xc3\xa9rience jug\xc3\xa9e \xc3\xa9quivalente selon la politique \xc3\xa9tablie
• Tact, calme et courtoisie
• Connaissance approfondie de la gestion de bureau ainsi que les proc\xc3\xa9dures qui en d\xc3\xa9coulent
• Capacit\xc3\xa9 d\'organiser son travail et de faire preuve d\'initiative
• Connaissance et ma\xc3\xaetrise de l\'environnement Windows et des logiciels de bureautique Microsoft (Word et Excel)
• Connaissance du logiciel Unicit\xc3\xa9 (un atout)

Autres exigences

• Connaissance et ma\xc3\xaetrise de la grammaire fran\xc3\xa7aise et anglaise 35 heures par semaine

Pour la p\xc3\xa9riode comprise entre l\'Action de Gr\xc3\xa2ce et le premier (1er) lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de huit heures trente (8 h 30) \xc3\xa0 seize heures trente (16 h 30) moins une (1) heure pour le repas.

Pour la p\xc3\xa9riode comprise entre le premier (1er) lundi de mai et l\'Action de Gr\xc3\xa2ce : du lundi au jeudi inclusivement, de huit heures (8 h) \xc3\xa0 seize heures trente (16 h 30) moins quarante-cinq (45) minutes pour le repas; le vendredi, de huit (8 h 00) heures \xc3\xa0 midi. Note de bas de page : * La Ville de Pointe-Claire souscrit aux principes d\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9 en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorit\xc3\xa9s visibles, des minorit\xc3\xa9s ethniques et les personnes handicap\xc3\xa9es \xc3\xa0 soumettre leur candidature.Nous vous remercions \xc3\xa0 l\'avance de votre candidature. Cependant, seules les personnes retenues seront contact\xc3\xa9es. Purchasing

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Agent (Clerk - Material Resources) Pointe-Claire is a city with a population of 34,000 located along Lac Saint-Louis and forming part of Greater Montreal. Recognized for its lifestyle, Pointe-Claire also has a distinctively rich architectural and historical heritage and provides services of outstanding quality to its population. Dedicated to the life of its citizens, the City\'s mission is to ensure that the quality of its social, cultural and economic environment is maintained for citizens today as well as future generations. Departmental mission: To fairly and transparently manage all administrative processes and, in close cooperation with departments, to effectively and efficiently manage financial, human, and physical resources, with the aim of achieving the objectives set out in the strategic planning. Description: Reporting to the Manager - Contract and Material Resources, the Material Resources Clerk must be capable of applying the entirety of the procurement and inventory/warehouse management policy, and must respond to and support various units, both internal (users) and external (suppliers and other). General responsibilities and goals: The jobholder\'s main responsibilities are as follows:

• Analyze purchase requisitions from applicants; process purchase requisitions with warehouses or external suppliers; submit price inquiries; issue internal and external purchase orders; and receive, inspect and inventory goods.
• Follow up on orders; prepare and transmit proof of payment for invoices.
• Prepare documents related to the tendering process: open files, publish notices in newspapers and in the Electronic Tendering System (SEAO); prepare report templates, return envelopes, addenda, etc.; verify all documents to be sent to bidders; and ensure follow up with requisitioning departments.
• Prepare some public calls for tender and written invitations to tender in accordance with applicable procurement policy and the regulations in effect; analyze bids received and make appropriate recommendations to decision-making authorities.
• Analyze needs and total expenditures during the current year to prepare price inquiries related to annual and open orders; ensure specifications, dates and general conditions are met; and issue these purchase orders by entering the associated clauses.
• Submit price inquiries and orders for resupply and warehouses; verify the receiving, handling, storage and transportation activities for materials received.
• Meet with representatives from various companies; request samples or demonstrations for requisitioning departments and negotiate certain contracts or agreements.
• Perform receiving, handling, storage and delivery activities for materials received or in inventory.
• Participate in regular warehouse inventory-taking activities.
• Perform any other related task. Job requirements: \xe2\x80\xa2 College diploma in an appropriate area
• Three (3) years\' relevant experience or any other combination of education and experience found equivalent under the established policy
• Tactful, calm and courteous
• Extensive knowledge of office management and the procedures it entails
• Ability to organize his or her work and show initiative
• Proficiency in the Windows environment and Microsoft Office programs (Word and Excel)
• Experience using the Unicit\xc3\xa9 software tool (an asset)

Other requirements

• Good knowledge of French and English grammar Schedule: 35 hours per week Footnote: * The City of Pointe-Claire is an equal opportunity employer and invites women, Aboriginal people, members of visible minorities, ethnic minorities and handicapped persons to submit their candidacies. We thank you in advance for your application; however, only candidates who are selected will be contacted.

City of Pointe-Claire

Pointe-Claire is a city with a population of 34,000 located along Lac Saint-Louis and forming part of Greater Montreal. Recognized for its lifestyle, Pointe-Claire also has a distinctively rich architectural and historical heritage and provides...

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