Job Description

COMMUNITY LEGAL SERVICES OF OTTAWA

SERVICES JURIDIQUES COMMUNAUTAIRES D'OTTAWA

BILINGUAL RECEPTION AND CASEWORK SUPPORT ASSISTANT

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d'Ottawa is a community legal clinic, funded by Legal Aid Ontario. We provide legal services for the low-income residents of Ottawa, as well as community development, law reform, legal education and outreach initiatives.

We are seeking a Bilingual Reception and Casework Support Assistant for a 3-month part-time contract (14 hours/week), with possibility of extension.

Responsibilities

Front desk duties including answering and routing calls, making initial client contact,

creating intakes, providing appropriate referrals, providing basic information regarding

clinic services, and punctually opening the office for business each day

Provide general administrative support to lawyers and caseworkers including faxing,

photocopying, filing, responding to telephone calls, correspondence, document drafting,

scheduling meetings, interpretation requests, and managing incoming documents

Recording details of client intakes and referrals in clinic client management system with accuracy

Other duties as assigned

Qualifications

Amazing client service skills and professionalism

Experience working in an office environment

Strong oral and written communication skills

Experience in responding sensitively to vulnerable clients' needs

Ability to efficiently multi-task and meet deadlines in a fast-paced environment

Proven ability to work in a team environment

Strong computer skills and familiarity with Word, Outlook, and Adobe programs

Ability to work independently and show initiative with minimal supervision

Ability to innovate, learn, and adapt to new tasks, policies, and procedures

Capacity to work in French is required

Assets

Experience working for a community legal clinic or other non-profit organization

Ability to work in other languages

Application Deadline:

Friday, June 13 at 5:00 p.m.

The salary for this position is $20/hour. The successful candidate must be available to work a full day on Fridays from 8:30 am to 4:30 pm.

Please send a cover letter and resume by email to sylvia.chapman@clso.clcj.ca and addressed to:

Sylvia Chapman, Director of Legal Services

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d'Ottawa

406 -1355 Bank St. Ottawa, ON K1H 8K7

We welcome applications from Indigenous peoples, racialized people, people living with disabilities and other historically disadvantaged groups. We are committed to equity, diversity and inclusion. We will provide accommodation during the hiring process upon request. All information relating to accommodation measures will be addressed confidentially.

We thank all applicants but we will only contact candidates selected for an interview.

COMMUNITY LEGAL SERVICES OF OTTAWA

SERVICES JURIDIQUES COMMUNAUTAIRES D'OTTAWA

ASSISTANTE BILINGUE A L'ACCUEIL ET A LA GESTION DES DOSSIERS JURIDIQUES

Services juridiques communautaires d'Ottawa est une clinique juridique communautaire financee par Aide juridique Ontario. Nous offrons des services juridiques aux residents a faible revenu d'Ottawa, ainsi que des initiatives de developpement communautaire, de reforme du droit, d'education juridique et de sensibilisation.

Nous recherchons une assistante a l'accueil et de soutien a la gestion des dossiers juridiques bilingue pour un contrat de 3 mois a temps partiel (14 heures/semaine), avec possibilite de prolongation.

Responsabilites

Taches de reception, incluant repondre et acheminer les appels, etablir le premier contact avec le client, creer des rendez-vous, fournir des references appropriees, fournir des informations de base concernant les services de la clinique et ouverture ponctuelle du bureau chaque jour.

Fournir un soutien administratif general pour les membres du personnel de la clinique juridique, y compris envoyer des telecopies, faire des photocopies et du classement, repondre aux appels telephoniques, gerer les correspondances, rediger des documents, planifier des reunions, effectuer des demandes d'interpretation et gerer des documents.

Enregistrer avec precision les details des rendez-vous et des references effectues dans le systeme de gestion des clients de la clinique.

Tout autres taches connexes

Qualifications

Competences et professionnalisme remarquables en matiere de service a la clientele

Experience de travail dans un environnement de bureau

Solides competences en communication orale et ecrite

Experience a repondre avec sensibilite aux besoins des clients vulnerables

Capacite a effectuer plusieurs taches efficacement et a respecter les delais dans un environnement au rythme rapide

Capacite averee a travailler en equipe

Solides competences informatiques et familiarite avec les programmes Word, Outlook et Adobe

Capacite a travailler de maniere autonome et a faire preuve d'initiative avec un minimum de supervision

Capacite a innover, a apprendre et a s'adapter a de nouvelles taches, politiques et procedures

La capacite de travailler en francais est requise

Atouts

Experience de travail pour une clinique juridique communautaire ou un autre organisme a but non lucratif

Capacite a travailler dans d'autres langues

Date limite d'inscription:

vendredi le 13 juin a 17 h

Le salaire pour ce poste est de 20 $ l'heure. La personne retenue doit etre disponible pour travailler une journee complete le vendredi, de 8 h 30 a 16 h 30.

Veuillez envoyer une lettre de motivation et un CV par courriel a sylvia.chapman@clso.clcj.ca et adressee a:

Sylvia Chapman, Directrice des services juridiques

Community Legal Services of Ottawa / Services juridiques communautaires d'Ottawa

406 -1355 rue Bank Ottawa, ON K1H 8K7

Nous accueillons les candidatures des peuples autochtones, des personnes racialisees, des personnes ayant un handicap et d'autres groupes historiquement defavorises. Nous nous engageons en faveur de l'equite, de la diversite et de l'inclusion. Nous fournirons des mesures d'adaptations pendant le processus d'embauche sur demande. Toutes les informations relatives aux mesures d'accommodement seront traitees de maniere confidentielle.

Nous remercions tous les candidats mais nous ne contacterons que les candidats selectionnes pour une entrevue.

Job Type: Part-time

Pay: $20.00 per hour

Expected hours: 14 per week

Schedule:

Monday to Friday
Work Location: In person

Application deadline: 2025-06-13