Job Description

- Property Administrator

About Leyad

Leyad is a Montreal-based real estate investment and management firm with a diverse portfolio of residential, commercial, and industrial properties across Canada. For over a decade, we've focused on creating long-term value through strategic, sustainable investments and a commitment to excellence. Our success stems from our ability to identify opportunities where others see challenges and consistently deliver strong results for our stakeholders.

Position Overview

The Property Administrator plays a key role in supporting the day-to-day operations of a commercial real estate portfolio. This position is responsible for assisting with lease administration, tenant relations, financial reporting, and property maintenance coordination to ensure the highest standard of service and operational efficiency.

Key Responsibilities

Prepare, track, and manage tenant correspondence (notices, memos, default letters, rent reminders).

Assist with lease administration, including tracking lease expirations, renewals, critical dates, and maintaining lease abstracts.

Maintain accurate tenant files (electronic and paper), including insurance certificates, leases, amendments, service contracts, and compliance documents.

Respond promptly and professionally to tenant inquiries and coordinate with Property Managers for appropriate resolution.

Process tenant move-in/move-out documentation and coordinate access cards, keys, onboarding packages, and communication notices.

Monitor tenant lease compliance by tracking critical obligations (e.g., insurance certificates, operating hours, signage rules), flagging non-compliance issues, and preparing preliminary notices under the guidance of the Property Manager

Review, code, and track vendor invoices for approval in accordance with property budgets.

Assist with annual operating budgets, preparing preliminary spreadsheets, and inputting expense forecasts.

Support in monthly property reporting by gathering operational updates, tracking tenant arrears, and updating occupancy/vacancy data.

Help coordinate tenant chargebacks and operating cost recoveries.

Track and maintain insurance certificates (COIs) and send renewal notices to tenants.

Draft and issue first-level compliance correspondence (informal notices) under Property Manager direction.

Support the Property Manager by maintaining compliance tracking logs, documentation archives, and assisting with preparation of formal notices of default where necessary.

Qualifications

2-4 years of experience in commercial property administration (retail or industrial preferred).

Strong working knowledge of commercial leases, lease compliance, and property management operations.

Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook); familiarity with property management systems (e.g., Yardi, MRI) preferred.

Excellent communication skills (written and verbal) in English and French (bilingualism required for Quebec).

Strong organizational skills, detail orientation, and ability to manage multiple concurrent tasks.

Ability to work independently while collaborating closely with Property Managers, Onsite Managers, and internal teams

Professional demeanor when interacting with tenants, vendors, and other external stakeholders.

Key Competencies

Highly organized and able to manage multiple priorities. Proactive problem-solver with strong follow-up skills. Works effectively both independently and within a team environment. Maintains confidentiality and exercises sound judgment.

Why Join Leyad

At Leyad, you'll be part of a collaborative and forward-thinking team that values integrity, innovation, and performance. This position offers an excellent opportunity to build a strong foundation in finance and real estate while contributing to projects that drive long-term value across Canada's property market.

Description de poste - Administrateur(trice) immobilier(ere)

A propos de Leyad

Leyad est une societe d'investissement et de gestion immobiliere basee a Montreal, possedant un portefeuille diversifie de proprietes residentielles, commerciales et industrielles a travers le Canada. Depuis plus d'une decennie, nous mettons l'accent sur la creation de valeur a long terme grace a des investissements strategiques et durables, soutenus par un engagement envers l'excellence. Notre succes repose sur notre capacite a identifier des opportunites la ou d'autres voient des defis, et a offrir constamment des resultats solides a nos parties prenantes.

Apercu du poste

L'administrateur(trice) immobilier(ere) joue un role cle dans le soutien des operations quotidiennes d'un portefeuille immobilier commercial. Ce poste est responsable d'appuyer la gestion des baux, les relations avec les locataires, la production de rapports financiers et la coordination de l'entretien des proprietes afin d'assurer le plus haut niveau de service et d'efficacite operationnelle.

Responsabilites principales

Maintenir des dossiers de locataires, des baux et une documentation connexe exacts et a jour.

Preparer et traiter les resumes de baux, renouvellements, avenants et avis.

Suivre les dates critiques des baux, notamment les renouvellements, les expirations et les augmentations de loyer.

Repondre aux demandes des locataires et veiller a ce que les problemes soient resolus de maniere rapide et professionnelle.

Aider a la preparation des budgets, des rapports financiers et des sommaires mensuels des proprietes.

Examiner et coder les factures des fournisseurs et coordonner leur approbation.

Produire les ajustements de facturation des locataires et effectuer les rapprochements des comptes clients.

Appuyer la preparation des rapprochements annuels des charges communes (CAM) et des taxes foncieres.

Coordonner et suivre les demandes d'entretien des proprietes et les contrats de service.

Assurer la liaison avec les fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services afin de garantir la realisation rapide des travaux.

Efffectuer des inspections periodiques des proprietes et participer a la planification de l'entretien preventif.

Maintenir a jour les certificats d'assurance et les dossiers de conformite.

Agir en tant que contact principal pour les locataires et les fournisseurs, en assurant un excellent service a la clientele.

Preparer la correspondance, les rapports et la documentation pour examen par la direction.

Appuyer le gestionnaire immobilier dans les projets speciaux et les taches administratives selon les besoins.

Qualifications

Diplome collegial ou universitaire en administration des affaires, en immobilier ou dans un domaine connexe.

De 2 a 4 ans d'experience en gestion immobiliere commerciale ou en administration immobiliere.

Bonne comprehension des baux, de la comptabilite immobiliere et des operations de batiments.

Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion immobiliere (ex. : Yardi, MRI ou equivalent).

Excellentes competences organisationnelles, souci du detail et grande precision.

Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec une approche professionnelle axee sur le client.

Competences cles

Grande capacite d'organisation et aptitude a gerer plusieurs priorites.

Esprit proactif et bonnes competences en resolution de problemes et en suivi.

Travaille efficacement de maniere autonome et en equipe.

Fait preuve de discretion et de bon jugement.

Pourquoi se joindre a Leyad

Chez Leyad, vous ferez partie d'une equipe collaborative et tournee vers l'avenir, qui valorise l'integrite, l'innovation et la performance. Ce poste offre une excellente occasion de batir une solide base en finance et en immobilier tout en contribuant a des projets qui generent de la valeur a long terme sur le marche immobilier canadien.

Job Type: Full-time

Work Location: In person