Job Description

Property Administrator Location: Montreal / Ottawa / Gatineau Headquartered in New Glasgow, NS, Crombie has been recognized as one of Atlantic Canada\xe2\x80\x99s Top Employers year after year. Here are a few more reasons why we all love where we work:

• Flexible, hybrid work schedules and locations;
• Funding assistance for professional dues and furthering education;
• An on-site fitness facility, or subsidized fitness centre memberships;
• Corporate discount rates;
• Professional development programs to help you grow and succeed; and
• A strong, diverse culture that promotes thought leadership and interdepartmental collaboration.

Who we are: We are one of the country\xe2\x80\x99s leading Canadian REIT\xe2\x80\x99s, we\xe2\x80\x99re community minded and committed to helping build the future of sustainable real estate. We hire people who are passionate about real estate, growing their communities, and who are committed to our values. Being supported in your professional development, having your contributions and unique talents valued, feeling a sense of challenge and purpose, and being surrounded by a highly engaged team that loves what they do are just a few of the reasons to join our growing team. Position Summary: We have an exciting opportunity to join Crombie REIT in the role of Property Administrator, based out of our Montreal Office and reporting to the Senior Property Manager, the Property Administrator will play a key role in supporting Montreal office. Duties for the Property Administrator include but are not limited to;

• Processes Operations payment documents, including invoices, for all required information and authorization and tenant recharges.
• Serves as the primary point of contact for internal stakeholders, as well as suppliers, regarding property level invoice processing and payment inquiries.
• Acts as the SAP timekeeper for assigned portfolio/region.
• Works with the AP team to reconcile vendor accounts, as required.
• Identifies problems and discrepancies from vendor correspondence, internal inquiries or based on system reports.
• Provides ownership for data entry for various operational systems including monthly accruals into Yardi, ESG data (utility, waste, and project input) into Measurable, updated tenant contact information for EMNS and Yardi, Sales data input and other Yardi data input (fixed asset, contractor information, etc.).
• Assists in the monthly AR collection.
• Collects, maintains, and verifies tenant insurance for lease compliance.
• Collects and verifies contractor Insurance, WSIB, and Contractor Compliance forms.
• Assists with tenant accounts reconciliations, initiates collection escalation activities to ensure that rents are paid on a timely basis.
• Assist in preparing, compiling, assembling, and ensuring the accuracy and quality of all monthly, quarterly, and annual report(s) for respective properties in consultation with the various departments as required.
• Maintain all lists, including, but not limited to portfolio lists, tenant lists, emergency manuals, contact lists, site plans, floor plans, and others as required.
• Administers service contract preparation, tendering, analysis and documentation.
• Provides support to Property Managers as point of contact for tenant issues and inquiries including collections.
• Prepares weekly and monthly portfolio reporting by taking minutes and compiling update notes.
• Prepares and administers tenant notices, records, updates, and distributes documentation and correspondence for building maintenance/repairs, HVAC, site services, parking records, etc.
• Provides ownership of data collection (Roof reports, backflows, Stormceptors, grease traps, Fire Safety)
• Provides superior customer service to all Crombie employees, clients, and suppliers by responding professionally and promptly to all questions, inquires and requests.
• Completes other duties and special projects as assigned.

The successful candidate will have: Our Ideal candidate will be bilingual in English and French, both spoken and written. Have three to five years of administrative experience, commercial real estate or property administration. A post-secondary diploma in Business Administration is preferred, however all individuals demonstrating proficiency in MS Office Suite and experience in organizing and working with the public will be considered. Professionalism and superior communication skills both verbally and written are a must. The successful candidate must be able to develop and build upon existing relationships both internally and externally. If you are interested in this opportunity, please submit a Cover Letter and Resume. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Administrateur immobilier
Lieu : Bureau de Montr\xc3\xa9al Bas\xc3\xa9e \xc3\xa0 New Glasgow, en Nouvelle-\xc3\x89cosse, Crombie est reconnue comme l\xe2\x80\x99un des meilleurs employeurs du Canada atlantique ann\xc3\xa9e apr\xc3\xa8s ann\xc3\xa9e. Voici quelques autres raisons pour lesquelles nous aimons tous l\xe2\x80\x99endroit o\xc3\xb9 nous travaillons :

• Horaires et lieux de travail flexibles et hybrides;
• Financement des cotisations professionnelles et l\xe2\x80\x99\xc3\xa9ducation;
• Une installation de conditionnement physique sur place ou l\xe2\x80\x99adh\xc3\xa9sion \xc3\xa0 un centre de conditionnement physique subventionn\xc3\xa9;
• Les forfaits corporatifs;
• Des programmes de perfectionnement professionnel pour vous aider \xc3\xa0 cro\xc3\xaetre et \xc3\xa0 r\xc3\xa9ussir;
• Une culture forte et diversifi\xc3\xa9e qui favorise le leadership \xc3\xa9clair\xc3\xa9 et la collaboration interd\xc3\xa9partementale.

Qui nous sommes : Nous sommes l\xe2\x80\x99un des plus importants FPI canadiens, nous avons l\xe2\x80\x99esprit communautaire et nous nous engageons \xc3\xa0 aider \xc3\xa0 b\xc3\xa2tir l\xe2\x80\x99avenir de l\xe2\x80\x99immobilier durable. Nous embauchons des gens qui se passionnent pour l\xe2\x80\x99immobilier, la croissance de leurs communaut\xc3\xa9s et qui est attach\xc3\xa9e \xc3\xa0 nos valeurs. Le fait d\xe2\x80\x99\xc3\xaatre soutenu dans votre perfectionnement professionnel, de voir vos contributions et vos talents uniques valoris\xc3\xa9s, de ressentir un sentiment de d\xc3\xa9fi et de raison d\xe2\x80\x99\xc3\xaatre et d\xe2\x80\x99\xc3\xaatre entour\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99une \xc3\xa9quipe tr\xc3\xa8s engag\xc3\xa9e qui aime ce qu\xe2\x80\x99elle fait ne sont que quelques-unes des raisons de se joindre \xc3\xa0 notre \xc3\xa9quipe en pleine croissance. R\xc3\xa9sum\xc3\xa9 du poste : Nous avons une excellente occasion de nous joindre \xc3\xa0 Crombie REIT dans le r\xc3\xb4le d\xe2\x80\x99administrateur immobilier, bas\xc3\xa9 \xc3\xa0 notre bureau de Montr\xc3\xa9al et relevant du gestionnaire immobilier senior, l\xe2\x80\x99administrateur immobilier jouera un r\xc3\xb4le cl\xc3\xa9 dans le soutien du bureau de Montr\xc3\xa9al. Les fonctions de l\xe2\x80\x99administrateur des biens comprennent notamment :

• Traiter les documents de paiement des Op\xc3\xa9rations, y compris les factures, pour tous les renseignements et autorisations requis et les recharges des locataires.
• Servir de principal point de contact pour les intervenants internes et les fournisseurs en ce qui concerne le traitement des factures et les demandes de paiement au niveau de la propri\xc3\xa9t\xc3\xa9.
• Faire fonction de chronom\xc3\xa9treur SAP pour le portefeuille ou la r\xc3\xa9gion qui lui sont attribu\xc3\xa9s.
• Collaborer avec l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe des comptes fournisseurs pour r\xc3\xa9concilier les comptes fournisseurs, au besoin.
• Cerner les probl\xc3\xa8mes et les \xc3\xa9carts par rapport \xc3\xa0 la correspondance avec les fournisseurs et aux demandes internes.
• Assumer la responsabilit\xc3\xa9 de la saisie des donn\xc3\xa9es pour divers syst\xc3\xa8mes op\xc3\xa9rationnels, y compris les comptes mensuels dans Yardi, les donn\xc3\xa9es ESG (services publics, d\xc3\xa9chets et donn\xc3\xa9es sur les projets) dans \xe2\x80\x98Measurabl\xe2\x80\x99 et mises \xc3\xa0 jour des locataires pour EMNS et Yardi, les donn\xc3\xa9es sur les ventes et d\xe2\x80\x99autres donn\xc3\xa9es Yardi. (immobilisations, renseignements sur l\xe2\x80\x99entrepreneur, etc.).
• Aide \xc3\xa0 la collecte mensuelle des comptes \xc3\xa0 recevoir.
• Recueillir, tenir \xc3\xa0 jour et v\xc3\xa9rifier l\xe2\x80\x99assurance des locataires aux fins de conformit\xc3\xa9 du bail
• Recueillir et v\xc3\xa9rifier les formulaires d\xe2\x80\x99assurance des entrepreneurs, de la WSIB, CNESST et de conformit\xc3\xa9 des entrepreneurs.
• Aider aux r\xc3\xa9conciliations des comptes des locataires, entreprendre des mesures de recouvrement pour s\xe2\x80\x99assurer que les loyers sont pay\xc3\xa9s en temps opportun.
• Aider \xc3\xa0 pr\xc3\xa9parer, \xc3\xa0 compiler, \xc3\xa0 assembler et \xc3\xa0 assurer l\xe2\x80\x99exactitude et la qualit\xc3\xa9 de tous les rapports mensuels, trimestriels et annuels pour les propri\xc3\xa9t\xc3\xa9s respectives, en consultation avec les divers d\xc3\xa9partements, au besoin.
• Tenir \xc3\xa0 jour toutes les listes, y compris, mais sans s\xe2\x80\x99y limiter, les listes de portefeuille, les listes de locataires, les manuels d\xe2\x80\x99urgence, les listes de personnes-ressources, les plans d\xe2\x80\x99emplacement, les plans d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tage et autres, au besoin.
• Administrer la pr\xc3\xa9paration des contrats de service, les appels d\xe2\x80\x99offres, l\xe2\x80\x99analyse et la documentation.
• Offrir du soutien aux gestionnaires immobiliers en tant que point de contact pour les questions et les demandes de renseignements des locataires, y compris les recouvrements.
• Pr\xc3\xa9parer des rapports hebdomadaires et mensuels sur le portefeuille en prenant des comptes rendus et en compilant des notes de mise \xc3\xa0 jour.
• Pr\xc3\xa9parer et administrer les avis aux locataires, les dossiers, les mises \xc3\xa0 jour et distribuer la documentation et la correspondance pour l\xe2\x80\x99entretien et les r\xc3\xa9parations de l\xe2\x80\x99immeuble, le CVCA, les services sur place, les dossiers de stationnement, etc.
• Assumer la responsabilit\xc3\xa9 de la collecte des donn\xc3\xa9es (rapports sur les toits, rapports valves anti-refoulements, Stormceptors, bacs \xc3\xa0 graisse, s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 incendie, etc.).
• Fournir un service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le sup\xc3\xa9rieur \xc3\xa0 tous les employ\xc3\xa9s, clients et fournisseurs de Crombie en r\xc3\xa9pondant de mani\xc3\xa8re professionnelle et rapide \xc3\xa0 toutes les questions, requ\xc3\xaates et demandes.
• Accomplir les autres t\xc3\xa2ches et les projets sp\xc3\xa9ciaux qui lui sont assign\xc3\xa9s.

Le candidat retenu aura : Notre candidat id\xc3\xa9al sera bilingue en fran\xc3\xa7ais et en anglais, tant \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99oral qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9crit. Poss\xc3\xa9der de trois \xc3\xa0 cinq ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience en administration, en immobilier commercial ou en administration immobili\xc3\xa8re. Un dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes postsecondaires en administration des affaires est pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable, mais toutes les personnes qui d\xc3\xa9montrent une ma\xc3\xaetrise de la suite MS Office et une exp\xc3\xa9rience de l\xe2\x80\x99organisation et du travail avec le public seront prises en consid\xc3\xa9ration. Le professionnalisme et des comp\xc3\xa9tences sup\xc3\xa9rieures de communication verbale et \xc3\xa9crite sont un imp\xc3\xa9ratif. Le candidat retenu doit \xc3\xaatre en mesure de d\xc3\xa9velopper et d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablir les relations existantes tant \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99interne qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99externe. Si cette possibilit\xc3\xa9 vous int\xc3\xa9resse, veuillez soumettre une lettre de pr\xc3\xa9sentation et un curriculum vit\xc3\xa6. Job Types: Full-time, Permanent Schedule:

• 8 hour shift

Supplemental pay types:

• Bonus pay

Work Location: One location