Job Description

Nous recherchons un(e)

coordinateur(trice) de projets evenementiels

pour epauler notre equipe dynamique de chefs de projet dans la planification et la mise en oeuvre de la logistique et de l'organisation d'evenements sportifs exceptionnels. Vous jouerez un role cle dans le bon deroulement de chaque evenement, en soutenant l'equipe et en veillant au respect des delais. Votre rigueur, vos competences en communication et votre capacite a gerer plusieurs taches simultanement seront essentielles a ce poste.

Lieu :

Montreal, QC (Hybride : 2 jours et plus au bureau, sujet a changement)

Le bilinguisme (francais et anglais) est considere comme un atout.

Ce poste exige une presence de quatre (4) jours ouvrables et d'un (1) jour de week-end pour completer une semaine de travail de 5 jours, sous reserve de modifications selon les besoins du projet. Par exemple, l'employe travaillera soit du mardi au samedi, soit du dimanche au jeudi.

Principales responsabilites

En tant que coordinateur de projet, vous assisterez notre equipe Evenements en fournissant un soutien organisationnel, logistique et administratif pour divers programmes de voyages sportifs, evenements et programmes d'accueil. Vous travaillerez sur plusieurs projets et pour differents clients, notamment des ligues sportives, des federations nationales sportives ou des sponsors et partenaires d'evenements, et vous les aiderez dans la documentation des evenements, y compris les itineraires, les calendriers et la coordination des fournisseurs. Collaborer avec les fournisseurs et prestataires pour le suivi des details de l'evenement, notamment l'hebergement, le transport et la logistique. La maitrise de Smartsheet est un atout. Appui au suivi des echeanciers de projet, en veillant au respect des delais et a l'execution des taches dans les temps. Aider a la gestion et a la mise a jour des budgets des evenements, contribuer au suivi des depenses et apporter un soutien au rapprochement budgetaire. Coordonner les reunions internes, notamment en organisant les appels, en preparant les ordres du jour et les documents de reunion, en participant aux reunions d'equipe, en prenant des notes et en contribuant au suivi des points d'action. Apporter un soutien a l'equipe sur place lors des evenements, en veillant a ce que tout soit organise et se deroule sans accroc. Contribuer en permanence a identifier les domaines ou les processus peuvent e tre ameliores afin d'accroitre l'efficacite et la productivite, en veillant a ce que tous les evenements soient conformes aux procedures internes et aux normes de qualite. Recherche approfondie pour faciliter l'approvisionnement, creation de supports de presentation internes et externes pour les nouveaux projets et/ou elements de programme. La maitrise de Canva est un atout. Comprendre, appliquer et promouvoir les valeurs de l'entreprise en toutes circonstances.

Le candidat retenu devra demontrer les capacites suivantes

:


Diplome d'etudes collegiales ou universitaires dans un domaine connexe de preference. Au moins 2 ans d'experience pertinente dans la logistique des voyages sportifs, les voyages de motivation ou l'evenementiel evenementiel. Capacite averee en gestion de projets et d'evenements sur site. Creativite et experience en matiere de recherche et de developpement de concepts. Solides competences organisationnelles et multitaches, avec la capacite de gerer plusieurs taches et echeances. Excellentes competences en communication ecrite et orale, avec une capacite a interagir aussi bien avec les equipes internes qu'avec les clients externes. Maitrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook) La connaissance des outils de gestion de projet comme Smartsheet est un atout. Autonome et capable de travailler efficacement en equipe. La volonte et la capacite de voyager (au niveau national et international) - en comprenant que les evenements sur site exigent une flexibilite au niveau des horaires de travail Adaptable et flexible, avec une attitude positive et proactive me me face a des exigences changeantes Forte volonte d'apprendre et de progresser dans la gestion d'evenements et la coordination de projets Passionnee de sport et de voyages Le bilinguisme (francais et anglais) est considere comme un atout.

Environnement de travail

Modele de travail hybride avec deux jours ou plus par semaine au bureau de Montreal Possibilites de voyager et de travailler lors d'evenements sportifs en direct et de programmes d'accueil d'entreprise Collaboration avec les equipes partout au Canada et les bureaux internationaux de Direct Travel / ATPI Acces aux opportunites de developpement professionnel et d'evolution de carriere

We're looking for a

Project Coordinator - Events

to support our dynamic team of Project Managers in planning and executing exceptional sports travel logistics and travel event operations. You will play a key role in ensuring that all event details are organized and executed smoothly, supporting the team and helping to keep projects on track. Your attention to detail, communication skills, and ability to handle multiple tasks at once will be crucial in this role.

Location:

Montreal, QC (Hybrid: 2+ days in-office, subject to change)

Bilingual (French and English) considered an asset

This role requires four (4) weekdays and one (1) weekend day coverage to complete a 5-day working week, subject to change based on project requirements. Example, Employee would be working either Tuesday-Saturday or Sunday-Thursday pattern.

Key Responsibilities

As a Project Coordinator, you will assist our Events team by providing organizational, logistical, and administrative support for various sport travel programs, events and hospitality programs. Working across multiple projects, and clients including sports leagues, NSO's, or event sponsors and supporters, you will support with event documentation, including itineraries, schedules, and vendor coordination. Coordinate with vendors and suppliers to track event details, including accommodation,transport, and other logistics. Experience with Smartsheet an asset. Support with tracking project timelines, ensuring deadlines are met and tasks are completed on time. Assist with managing and updating event budgets, helping to track expenses and provide support for budget reconciliation. Coordinate internal meetings, including setting up calls, preparing agendas and meeting materials, attending team meetings, taking notes and assisting with follow-up on action items. Provide support to the on-site team during events, ensuring everything is organized and running smoothly. Continuously help identify areas where processes can be improved to increase efficiency and productivity, assisting to ensure that all events comply with internal procedures quality standards. Intensive research to assist sourcing, creating both internal and external presentation decks for new business and/or program elements. Experience with Canva an asset.
Understand, apply and promote the company's values at all times.

The successful candidate will demonstrate the following capabilities

:


College diploma or degree in related field preferred. At least 2 years of relevant experience in sport travel logistics, incentive travel or hospitality events. Proven ability in project and onsite event management. Creativity and experience researching and developing concepts. Strong organizational and multitasking skills with the ability to manage multiple tasks and deadlines Excellent written and verbal communication skills, with an ability to interact with both internal teams and external clients Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Teams, Outlook) Familiarity with project management tools like Smartsheet is a plus Self-starter and ability to work effectively within a team concept. The desire and ability to travel (domestic and international) - understanding that events onsite require flexibility in work hours Adaptable and flexible, with a positive, can-do attitude even when faced with changing demands Strong desire to learn and grow in event management and project coordination Passionate around sports and travel Bilingual (French and English) considered an asset

Work Environment

Hybrid work model with two or more days per week in the Montreal office Opportunities to travel and work with live sporting events and corporate hospitality programs Collaboration with teams across Canada and Direct Travel / ATPI's global offices * Access to professional development and career growth opportunities