Job Description

The

Pay Administrator

reports to the Controller. In this role they are responsible for all aspects of a non-unionized and unionized automated payroll system administration and reconciliation.

Key Duties & Responsibilities

Administe and maintain all aspects of pay for Municipal staff (Update employee payroll profiles, explain/interpret Municipal policies, bylaws and collective agreements to management and employees on payroll related issues); Ensure biweekly time sheets are summarized, submitted, authorized, as required for payroll processing; Ensure that payroll cheques and/or other payments are issued to employees; Provide periodical detailed reports to management on overtime and other areas of labour expenditure, payroll budget reports; Prepare biweekly and monthly payroll and benefit journal entries and payroll accruals; Reconcile on a monthly basis external payroll and benefits with general ledger accounts; Ensure that all source deductions, third party obligations for benefits, CEBA, RRSP and union dues are deducted, and continuity and reconciliation schedules are maintained; Ensure that all casual staff have an authorized sign-up form; Prepare biweekly/monthly cheque requisitions (Garnishes, rent, RRSP, CEBA, union dues, payroll tax remittances and any and all other miscellaneous deductions); Prepare invoices on a monthly/quarterly basis and the necessary payroll back-up for funding programs; Administe employee leave benefits (sick leave, special leave, vacation leave, lieu time and other kinds of leave); Assist in the development of and maintaining payroll policies and procedures; Process the required forms for terminated employees, including completion of employment records and any other required documentation; Process salary adjustments; Prepares statistical reports/listings; Provide research and costing for negotiations; Assist with wage and salary administration for existing or future positions; Prepare and issues T4's, T4A's, T4 and T4A Summaries, and assists with any other statutory or non-statutory filings with respect to payroll or benefits; Prepare year-end working papers related to payroll, and assists with WSCC with applicable continuity and reconciliations to the general ledger; Assists the Controller in special assignments; Other related duties as may be assigned.

Required Education and Experience

Minimum Level of Education/Training:

College diploma or bachelor's degree in business administration, accounting or other related area, with National Payroll Institute membership and/or credentials.

Minimum Level of Experience:

Minimum 3 years' in accounting and Canadian payroll. Minimum 3 years' in Excel and word processing with the ability to maintain neat, understandable, and accurate records

Assets:

Courses in payroll and benefits administration Experience with Dayforce/Ceridian, Microsoft GP dynamics.

Additional Requirements:

SecurityClear Criminal and Vulnerable Sectors Record Check;
Indigenous LanguageAbility to communicate in Inuktitut is an asset.

Note: Equivalencies that include a combination of education and experience may be considered at the time of selecting candidates when the requisite skill attainment can be demonstrated.

All relevant certifications are required at time of application. The successful candidate would be required to submit a Criminal Record Check.

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La Ville d'Iqaluit est a la recherche d'administrateur de la paie d'experience pour se joindre a son equipe.

Titre :

Administrateur de la paie

Service :

Services generaux

Statut :

Temps plein, permanent

Salaire :

42,40 $ par heure, 35 heures/semaine

Reglement

Allocation :

20 907,43 $ par annee

Statut syndical :

Syndique

Date de cloture :

JUSQU'A CE QUE LE POSTE SOIT POURVU



Cette offre d'emploi est ouverte a tous.



L'

administrateur de la paie

releve de la personne au poste de la paie. Dans le cadre de ces fonctions, la personne est responsable de tous les aspects d'administration et de rapprochement du systeme automatise de paie des non-syndiques et des syndiques.

Principales fonctions et responsabilites

Administrer et tenir a jour tous les aspects de la remuneration du personnel municipal (mettre a jour les profils de paie des employes, expliquer et interpreter les politiques municipales, les reglements administratifs et les conventions collectives a la direction et aux employes sur les questions liees a la paie); S'assurer que les feuilles de temps bihebdomadaires sont synthetisees, soumises et autorisees, selon les exigences du traitement de la paie; Veiller a ce que les cheques de paie et/ou autres paiements soient emis aux employes; Fournir des rapports periodiques detailles a la direction sur les heures supplementaires et d'autres secteurs de depenses de main-d'oeuvre, ainsi que des rapports sur le budget de la paie; Preparer les ecritures au journal de paie et des avantages sociaux toutes les deux semaines et tous les mois, ainsi que les charges salariales accumulees; Effectuer le rapprochement mensuel de la paie externe et des avantages sociaux avec les comptes du grand livre; S'assurer que toutes les retenues a la source, les obligations de tiers pour les avantages sociaux, le compte d'urgence pour les entreprises canadiennes (CUEC), les REER et les cotisations syndicales sont deduits, et que les calendriers de continuite et de rapprochement sont tenus a jour; S'assurer que tout le personnel occasionnel dispose d'un formulaire d'inscription autorise; Preparer les demandes de cheques toutes les deux semaines ou tous les mois (saisie-arret, loyer, REER, CUEC, cotisations syndicales, remises d'impot sur la paie et toutes les autres retenues diverses); Preparer les factures sur une base mensuelle/trimestrielle ainsi que les feuilles de paie necessaires pour les programmes de financement; Gerer les avantages lies aux conges des employes (conge de maladie, conge special, conge annuel, conge compensatoire et autres types de conge); Aider a l'elaboration et au maintien des politiques et des procedures de paie; Traiter les formulaires requis pour les employes licencies, y compris remplir les releves d'emploi et tout autre document requis; Traiter les ajustements salariaux; Preparer des rapports/listes de statistiques; Fournir des etudes et etablir les couts pour les negociations; Aider a l'administration des salaires et des salaires pour les postes existants ou futurs; Preparer et emettre les T4, T4A, T4 et T4A sommaires, et aider a remplir toute autre declaration statutaire ou non statutaire concernant la paie ou les avantages sociaux; Preparer les documents de travail de fin d'annee lies a la paie et aider la CSTIT a assurer la continuite et les rapprochements applicables au grand livre general; Assister le controleur dans ses affectations speciales; Autres taches connexes qui peuvent etre assignees.

Formation et experience requises

Niveau minimum d'etudes/de formation :

Diplome d'etudes collegiales ou baccalaureat en administration des affaires, en comptabilite ou dans un autre domaine connexe, avec adhesion a l'Institut national de la paie et/ou titres de competences.

Niveau minimum d'experience :

Au moins 3 ans d'experience en comptabilite et en gestion de la paie au Canada. Au moins 3 ans d'experience dans Excel et le traitement de texte, avec la capacite de tenir des dossiers nets, comprehensibles et exacts.

Atouts :

Cours en administration de la paie et des avantages sociaux Experience avec Dayforce/Ceridian, Microsoft GP Dynamics.

Exigences supplementaires :

SecuriteVerification des antecedents criminels et des antecedents relatifs aux secteurs vulnerables;
Langue autochtoneCapacite de communiquer en inuktitut, un atout.

Remarque : Les equivalences qui comprennent une combinaison de formation et d'experience peuvent etre prises en consideration au moment de la selection des personnes candidates lorsque les competences requises peuvent etre demontrees.

Toutes les certifications pertinentes sont requises au moment de deposer votre candidature. La candidature retenue doit accepter de proceder a une verification de son casier judiciaire.

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