Job Description

Compensation Pay Range:
$25.26-$31.04
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Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers - all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named Canada's best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Patient Service Clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; maintains patient lists; verifies billing slips; maintains inventory and performs other clerical tasks.
MAIN RESPONSIBILITIES
Patient Registration:Create new patient profiles in EPIC Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to registration standards


Referral ManagementInput electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage Scan referrals into Epic with appropriate naming convention


Patient SchedulingSchedule new patients from workqueues according to priority and wait times. Schedule return patients from recall list and follow-up workqueues according to required follow-up date Schedule interpreters for families as required Schedule clinic orders and manage order workqueues


Clinic check-insGreet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures. Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly Collect self-pay payment and complete Fee For Service form Collect fees as required


Clinic check-outsComplete check-outs and schedule follow up appointments or put patients on recall lists/ workqueues


Monitoring patient lists and workqueuesMonitor all workqueues and recall lists associated within primary area of work to ensure quality and advise supervisor of outliers and changes to the waitlist In consultation with clinical staff , implement visit cancellation and rebooking


Patient and family centered careReceive incoming telephone calls and respond to patient inquiries. Contact clinic physicians, nurses and allied health team members as appropriate to manage inquiries. Communication with clinical team through Inbasket Telephone communication and telephone messaging within CHEO established policies/procedures Telephone pre-visit screening for infection control Utilize Epic to notify clinicians of patient arrival Appointment confirmation and follow-up from automated system Patient/family direction and public relation Direct patients/families to a designated location within the hospital


Supporting clinic operationsRequest patient files from medical records, as appropriate. Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date, where required. Pick up patient charts in medical records on a daily basis, where required. Ensure that all charts are available and request missing ones. Maintain an inventory of stock. Maintain filing. Ensure orders with notes are filed. Locate old charts as appropriate. Maintenance and ordering of clinic supplies. Facilitation of clerical duties related to equipment repairs including filling of special form and taking the equipment to the appropriate location Retrieve labels for specimens.


Training and OrientationOrientation of volunteers Orientation of clerical staff to clinics and on Epic


Adherence to policies, procedures and standardsPerform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies Perform work in accordance to Epic training and documented standards Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONSCriminal Record Check (Essential) Secondary School Graduation Diploma (Essential) Bilingualism (English/French) (Essential) Approximately 6 months of related experience (Essential) Knowledge of computer software (Epic, Sunrise, Outlook,) (Essential) Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred) Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred) Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred) Experience in managing order workqueues (Preferred) Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred) Experience using inbasket communication in Epic (Preferred) Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential) Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential) Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential) Deal effectively with internal and external customers (Essential)
Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous etes actuellement un employe du CHEO ayant acces a Workday, veuillez postuler a cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succes a ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de cloture annoncee dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est recue.
Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les Anichinabes vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matiere de sante pediatrique et compte plus de 6 500 employes, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des benevoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents a mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grace a des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passe d'un hopital de soins actifs du 20e siecle a un systeme de sante integre du 21e siecle pour enfants et jeunes. Classe dans le premier un pour cent des hopitaux canadiens pour la numerisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'education pour faire progresser les soins sans discontinuite la ou ils sont necessaires, et ce, de maniere et aux endroits appropries. L'Institut de recherche du CHEO se consacre a la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problemes de sante des enfants. CHEO a ete nomme meilleur employeur en soins de sante au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classe deuxieme parmi les hopitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annees consecutives. Pour la 14eme annee consecutive, les redacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la region de la capitale nationale. Chaque annee, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Quebec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.
RESUME DES FONCTIONS
Le ou la commis des services aux patients inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous. Il ou elle prepare les dossiers des patients, met a jour les listes de patients, verifie les fiches de facturation, renouvelle les stocks et effectue d'autres taches de bureau.
RESPONSABILITES PRINCIPALES
Inscription des patients :Creer de nouveaux profils de patients dans EPIC Inscription des patients dans Cadence (Hyperespace de EPIC) conformement aux normes d'inscription


Gestion des demandes de servicesSaisir les demandes de services electroniques dans Epic et mettre a jour ces demandes de services selon le triage Numeriser les demandes de services dans Epic selon la convention d'attribution de nom appropriee


Rendez-vous des patientsAttribuer des rendez-vous aux nouveaux patients des files d'attente selon la priorite et les temps d'attente Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent a partir de la liste de rappel et des files d'attente pour des suivis selon la date de suivi requise Planifier les services d'interpretation pour les familles au besoin Planifier les commandes de la clinique et gerer les files d'attente des commandes


Inscription a la cliniqueAccueillir les patients et leurs parents. Verifier les informations demographiques conformement aux procedures d'inscription Interpreter les conditions d'admissibilite du ministere de la Sante et mettre a jour les dossiers des patients en consequence Collecter les auto-paiements et remplir le formulaire relatif aux frais de service Recueillir les frais au besoin


Sorties de la cliniqueCompleter les sorties et planifier les rendez-vous de suivi ou mettre les patients sur des listes de rappel/des listes d'attente


Surveiller les listes de patients et les files d'attenteSurveiller toutes les files d'attente et les listes de rappel associees au domaine de travail principal afin de garantir la qualite et d'informer le superviseur des cas particuliers et des modifications apportees a la liste d'attente En consultation avec le personnel clinique, mettre en oeuvre les annulations et changements de rendez-vous


Soins centres sur le patient et la familleRecevoir les appels telephoniques entrants et repondre aux demandes des patients. Communiquer avec les medecins de la clinique, les infirmieres, infirmiers et les membres de l'equipe paramedicale, selon le cas, pour gerer les demandes de renseignements Communiquer avec l'equipe clinique par la boite d'arrivee du courrier Communiquer par telephone ou messagerie telephonique dans le cadre des politiques/procedures etablies de CHEO Effectuer par telephone un filtrage avant la visite pour le controle des infections Utiliser Epic pour informer les cliniciens de l'arrivee du patient Confirmer les rendez-vous et effectuer un suivi a partir d'un systeme automatise Diriger les patients/familles et gerer les relations publiques Diriger les patients/familles vers des endroits precis dans l'hopital


Soutenir les operations de la cliniqueDemander les dossiers des patients aux archives medicales, le cas echeant S'assurer que les notes de progres et les feuilles sont disponibles et sont estampillees de la bonne date, le cas echeant Prendre au quotidien les dossiers des patients aux archives medicales, si necessaire. S'assurer que tous les dossiers sont disponibles et demander ceux qui manquent Maintenir un inventaire des stocks Maintenir des dossiers. S'assurer que les commandes et notes sont classees. Localiser les anciens dossiers, le cas echeant Maintenir et commander les fournitures de la clinique Faciliter l'execution des taches de bureau liees a la reparation du materiel, notamment remplir des formulaires speciaux ainsi que la livraison du materiel au lieu approprie Recuperer les etiquettes pour les prelevements


Formation et orientationOrientation des benevoles Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic


Respecter les politiques, procedures et normes Accomplir le travail conformement a la Loi sur la sante et la securite au travail et a son Reglementainsi qu'a toutes les politiques et procedures de CHEO et de ses services en matiere de sante et de securite au travail Accomplir son travail conformement aux politiques sur la confidentialite des renseignements personnels de CHEO Effectuer les taches conformement a la formation sur Epic et aux normes documentees Assister aux reunions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les proces-verbaux distribues Accomplir d'autres taches a la demande du superviseur.

QUALIFICATIONSVerification du casier judiciaire (Essentiel) Diplome d'etudes secondaires (Essentiel) Bilinguisme (francais et anglais) (Essentiel) Environ 6 mois d'experience dans un environnement connexe (Essentiel) Experience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Preferable) Competences en informatique (Epic, Sunrise, Outlook) (Essentiel) Experience de l'inscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Preferable) Experience de la creation, la modification, le scanning et l'etablissement des horaires des patients referes (Preferable) Experience de la gestion des ordres de priorite de commandes (Preferable) Experience de la gestion des conges des patients y compris les suivis et la gestion des rappels (Preferable) Experience de l'utilisation de la boite d'arrivee du courrier dans Epic (Preferable) Capacite d'assurer l'execution rapide de taches en modifiant ses priorites comme exigees (Essentiel) Capacite de s'adapter aux changements afin de satisfaire les besoins de l'organisme (Essentiel) Communiquer d'une maniere efficace et concise, autant verbalement que par ecrit (Essentiel) Traiter efficacement avec les clients de l'interne et de l'exterieur. (Essentiel)
Veuillez noter vous serez represente par le syndicat La Federation Ontarienne Des Travailleurs De La Sante, LIUNA Local 3000.

A partir du 29 mars 2021, CHEO menera un processus de preselection et d'evaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varies et multidimensionnels tels qu'un test ecrit, un examen pratique ou une autre evaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et preferees peuvent etre testes.
La validation du bilinguisme (francais-anglais) se fera au moyen d'une evaluation des competences linguistiques menee par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.
Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines a TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements recus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traites conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario.
CHEO s'engage a offrir un environnement securitaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformement a cet engagement, tous les candidats doivent etre entierement vaccines contre la COVID-19 pour etre consideres comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de benevole. Les candidats sont egalement fortement encourages a recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour eviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la presentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complete doit etre fournie, ou la presentation de documents justificatifs d'une contre-indication medicale valide ou d'une autre consideration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario. Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.