Job Description

Description de l\'entreprise
Nous sommes SGS \xe2\x80\x93 Le leader mondial des services d\xe2\x80\x99essais, d\xe2\x80\x99inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la r\xc3\xa9f\xc3\xa9rence mondiale en mati\xc3\xa8re de qualit\xc3\xa9 et d\'int\xc3\xa9grit\xc3\xa9. Nos 96 000 employ\xc3\xa9s op\xc3\xa8rent un r\xc3\xa9seau de 2 600 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, s\xc3\xa9curitaire et plus interconnect\xc3\xa9.

Description du poste
Ce poste fournit un soutien administratif \xc3\xa0 divers professionnels de d\xc3\xa9partements, ainsi qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 des directeurs et responsables de d\xc3\xa9partements de niveau interm\xc3\xa9diaire \xc3\xa0 senior.

• Le titulaire doit \xc3\xaatre capable de travailler en multit\xc3\xa2ches, pour r\xc3\xa9pondre aux besoins du d\xc3\xa9partement \xc3\xa0 travailler avec de multiples responsables et t\xc3\xa2ches en m\xc3\xaame temps.
• Ce poste fonctionne sous supervision limit\xc3\xa9e. La plupart du temps, les t\xc3\xa2ches assign\xc3\xa9es doivent \xc3\xaatre men\xc3\xa9es \xc3\xa0 terme de fa\xc3\xa7on autonome.
• Ce poste fournit un soutien administratif pour une multitude de professionnels de d\xc3\xa9partement ainsi qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 des directeurs et responsables de d\xc3\xa9partement de niveau interm\xc3\xa9diaire \xc3\xa0 s\xc3\xa9nior.
• Responsabilit\xc3\xa9 en cas de vacances du superviseur, en renfort.
• Ce poste aura des \xc3\xa9ch\xc3\xa9ances de fin de mois pour les facturations de min\xc3\xa9ralogie, notes de d\xc3\xa9bit interne, v\xc3\xa9rifications de la mise \xc3\xa0 jour des co\xc3\xbbts des sous-traitants.
• Remplir toutes les requ\xc3\xaates papier et \xc3\xa9lectroniques pour les nouvelles embauches et d\xc3\xa9parts.
• Recherche et cr\xc3\xa9ation de demandes d\xe2\x80\x99achat, approbation de soutien pour le directeur de d\xc3\xa9partement de commande et d\xe2\x80\x99achat pour le traitement de r\xc3\xa9ception des biens et services.
• Classer, coder, croiser, enregistrer et stocker les documents.
• G\xc3\xa9rer les communications internes et externes ainsi que les syst\xc3\xa8mes de gestion.
• Organiser, mettre en place et coordonner les r\xc3\xa9unions lorsque n\xc3\xa9cessaire.
• Maintenir et pr\xc3\xa9parer des rapports des manuels ou documents \xc3\xa9lectroniques, inventaires, listes de diffusion et bases de donn\xc3\xa9es.
• D\xc3\xa9cider du processus et v\xc3\xa9rifier les applications de logiciel, re\xc3\xa7us, d\xc3\xa9penses, formulaires et autres documents.
• Tenir \xc3\xa0 jour les dossiers comptables des cr\xc3\xa9diteurs et d\xc3\xa9biteurs.
• Facturer les d\xc3\xa9biteurs par le biais des syst\xc3\xa8mes financiers en vigueur.
• Surveiller et s\xe2\x80\x99occuper de la formation des feuilles de pr\xc3\xa9sence avec les employ\xc3\xa9s.
• Organiser les diners, r\xc3\xa9unions et rencontres client et coordonner les participants.
• Organiser les r\xc3\xa9servations de voyages et d\xe2\x80\x99h\xc3\xa9bergement lorsque n\xc3\xa9cessaire.
• Fournir un soutien de renfort \xc3\xa0 d\xe2\x80\x99autres membres du personnel administratif lorsque n\xc3\xa9cessaire.
• Saisir, \xc3\xa9diter, relire et finaliser des rapports, relev\xc3\xa9s, factures, formulaires, pr\xc3\xa9sentations et autres documents en utilisant les logiciels et syst\xc3\xa8mes informatiques (actuellement LIMS, BOSS, KRONOS), lorsque n\xc3\xa9cessaire.
• Produire des rapports de facturation mensuels lorsque n\xc3\xa9cessaire.
• Gestion du temps sur Kronos et Boss (syst\xc3\xa8mes actuels)
• Assurer la gestion des suivis avec les clients pour les r\xc3\xa9f\xc3\xa9rences commerciales, facturation avant paiement.
• Des t\xc3\xa2ches ad hoc peuvent \xc3\xaatre ajout\xc3\xa9es au besoin.

Qualifications

• \xc3\x89ducation : Dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9gial ou formation/exp\xc3\xa9rience postsecondaire \xc3\xa9quivalente
• Exp\xc3\xa9rience : 5 \xc3\xa0 7 ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience ant\xc3\xa9rieur dans un poste administratif connexe.
• Comp\xc3\xa9tences techniques sp\xc3\xa9cifiques : connaissance de bonnes proc\xc3\xa9dures d\xe2\x80\x99administration financi\xc3\xa8re.
• \xc3\x8atre en mesure de lire, comprendre et suivre les directives de travail de mani\xc3\xa8re s\xc3\xa9curitaire, pr\xc3\xa9cise et en temps requis.
• D\xc3\xa9montrer une communication exemplaire verbale et \xc3\xa9crite incluant la grammaire et la r\xc3\xa9daction
• Les candidats doivent avoir des comp\xc3\xa9tences avanc\xc3\xa9es dans divers types de logiciels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Capacit\xc3\xa9 av\xc3\xa9r\xc3\xa9e \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer et coordonner de multiples projets dans un environnement hautement professionnel \xc3\xa0 rythme rapide.
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 bien travailler autant en \xc3\xa9quipe qu\xe2\x80\x99ind\xc3\xa9pendamment, avec de bonnes comp\xc3\xa9tences en leadership.
• Excellente comp\xc3\xa9tence en gestion du temps et attention particuli\xc3\xa8re au d\xc3\xa9tail
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler sous pression
• Des heures prolong\xc3\xa9es peuvent \xc3\xaatre n\xc3\xa9cessaires de temps en temps.
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 former du personnel pour l\xe2\x80\x99utilisation de logiciels lorsque n\xc3\xa9cessaire.
• Conformit\xc3\xa9 et respect complet des politiques de sant\xc3\xa9 et s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 et Code de l\xe2\x80\x99int\xc3\xa9grit\xc3\xa9 de l\xe2\x80\x99entreprise ainsi qu\xe2\x80\x99une conduite professionnelle.
• Travailler sur une base de t\xc3\xa2ches ad hoc.

Informations compl\xc3\xa9mentaires
SGS Canada est un employeur qui souscrit au principe de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9galit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99emploi et nous nous engageons \xc3\xa0 assurer une plus grande accessibilit\xc3\xa9 en fournissant des mesures d\xe2\x80\x99adaptation pour les personnes handicap\xc3\xa9es au cours de notre processus d\xe2\x80\x99embauche. Les mesures d\xe2\x80\x99adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qualifi\xc3\xa9s au cours de chaque \xc3\xa9tape du processus de recrutement. Veuillez noter que les candidats/candidates qui postulent aux offres d\xe2\x80\x99emploi au Canada doivent \xc3\xaatre autoris\xc3\xa9s/autoris\xc3\xa9es \xc3\xa0 travailler au Canada.