Job Description

Why Join DESIGNME?

At DESIGNME, we strive to bring out the best version of yourself. We believe that haircare should only contain high-quality ingredients, respect our beautiful planet, and keep our furry friends safe. That's why our entire product line is 100% cruelty-free and free from harmful sulfates, parabens, and gluten. We foster a fun and safe work environment where innovation and creativity are encouraged. DESIGNME is proudly Canadian and based in Montreal.

Who Are We?

We are a performance- and innovation-driven indie haircare brand, known for our unique, vegan, and cruelty-free formulations. Our products, loved by hair stylists and individuals worldwide, are crafted with care and designed to perform. As we continue to grow, we're looking for a motivated and detail-oriented

Operations and Client Support Assistant

to join our amazing team in Montreal, QC.

Position Overview:

We are seeking a proactive and detail-oriented

Operations and Client Support Assistant

to support key operational tasks, client coordination, and day-to-day logistics. This role is crucial to ensuring smooth workflows, exceptional client satisfaction, and the effective execution of promotional and PR projects. If you thrive in a fast-paced environment and enjoy problem-solving, this position is perfect for you!

What Will Your Day-to-Day Look Like?

Administrative Support and Client Service:

Assist with various administrative tasks to support the operations team. Provide exceptional customer and client service to our diverse customer base across North America, Europe, Mexico, and Australia.

Logistics and Shipping Coordination:

Handle the paperwork for booking trucks and preparing customs documents. Coordinate shipments, ensuring orders are processed accurately and on time. Prepare all necessary shipping documentation and track shipments to ensure smooth delivery. Collaborate with shipping providers and resolve any delivery-related issues.

E-commerce and Inventory Management:

Process e-commerce orders efficiently while maintaining accuracy. Manage inventory by monitoring stock levels, updating records, and assisting with regular audits. Address discrepancies and ensure alignment between physical and digital inventory.

Promotional and PR Tasks:

Assist the team with various projects related to promotions and public relations. Help manage and coordinate PR initiatives, ensuring they are executed effectively. Support the preparation and distribution of promotional materials.

General Logistics Coordination:

Support day-to-day logistics operations, including managing schedules, optimizing workflows, and improving processes. Communicate with internal teams, vendors, and clients to ensure seamless operations. Maintain records of shipping activities and operational tasks to ensure proper documentation and reporting. Ensure compliance with international shipping regulations and standards.

Who Are You?

Organized and Detail-Oriented:

You excel at managing tasks efficiently while ensuring nothing falls through the cracks.

Proactive Problem Solver:

You anticipate challenges and address them quickly.

Tech-Savvy:

Comfortable using Microsoft Office Suite (Excel, Word) and familiar with platforms like Shopify (preferred).

Collaborative Communicator:

Strong interpersonal and communication skills to work effectively across teams.

Bilingual Advantage:

Fluency in French is a plus.

Experienced in Administration:

1-2 years of experience in operations, logistics, or client support is preferred.

Why You'll Love Working With Us:

Collaborative Team Environment:

Join a supportive and dynamic team that values creativity and innovation.

Opportunities for Growth:

As DESIGNME continues to grow, so do the opportunities for your career development.

Impactful Work:

Play a key role in ensuring our customers receive their orders smoothly and efficiently.

Exciting Perks:

Enjoy free lunch provided by the company, exclusive access to our products, and a fun, supportive workplace.

Onsite Position:

Be part of the action at our Montreal office and engage directly with the team.

Qualifications:

1-2 years of experience in administration, logistics, or operations (preferred). Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word). Familiarity with e-commerce platforms like Shopify is an asset. Excellent communication and organizational skills. Problem-solving mindset and ability to thrive in a fast-paced environment. Fluency in French is a plus.
_______________________________________________________________________________________

Pourquoi Rejoindre DESIGNME ?

Chez DESIGNME, nous nous efforcons de reveler la meilleure version de vous-meme. Nous croyons que les soins capillaires ne devraient contenir que des ingredients de haute qualite, respecter notre belle planete et proteger nos amis a fourrure. C'est pourquoi toute notre gamme de produits est 100 % sans cruaute et exempte de sulfates nocifs, parabenes et gluten. Nous favorisons un environnement de travail amusant et sur, ou l'innovation et la creativite sont encouragees. DESIGNME est fierement canadien et base a Montreal.

Qui Sommes-Nous ?

Nous sommes une marque de soins capillaires independante axee sur la performance et l'innovation, reconnue pour nos formulations uniques, veganes et sans cruaute. Nos produits, apprecies par les coiffeurs et les consommateurs du monde entier, sont concus avec soin et penses pour offrir des performances optimales. Alors que nous continuons a croitre, nous cherchons un(e)

Assistant(e) en Soutien aux Operations et a la Clientele

motive(e) et rigoureux(se) pour rejoindre notre equipe dynamique a Montreal, QC.

Apercu du Poste :

Nous recherchons un(e)

Assistant(e) en Soutien aux Operations et a la Clientele

proactif(ve) et organise(e) pour soutenir des taches operationnelles cles, coordonner les relations avec les clients, et gerer les operations logistiques quotidiennes. Ce role est essentiel pour assurer des flux de travail harmonieux, une satisfaction client exceptionnelle et une execution efficace des projets promotionnels et de relations publiques. Si vous aimez resoudre des problemes et travailler dans un environnement dynamique, ce poste est fait pour vous?!

A Quoi Ressemblera Votre Quotidien ?

Soutien Administratif et Service Client :

Aider l'equipe des operations dans diverses taches administratives. Fournir un service client exceptionnel a notre clientele diversifiee en Amerique du Nord, Europe, Mexique et Australie.

Coordination Logistique et Expedition :

Gerer la documentation necessaire pour reserver les camions et preparer les documents de douane. Coordonner les expeditions en veillant a ce que les commandes soient traitees avec precision et dans les delais. Preparer toute la documentation d'expedition et suivre les expeditions pour assurer leur bon deroulement. Collaborer avec les prestataires de transport et resoudre les problemes de livraison.

Gestion du Commerce Electronique et des Stocks :

Traiter efficacement les commandes e-commerce tout en maintenant leur exactitude. Gerer les stocks en surveillant les niveaux, en mettant a jour les registres et en participant aux audits reguliers. Traiter les ecarts et garantir l'alignement entre les stocks physiques et numeriques.

Taches Promotionnelles et Relations Publiques :

Aider l'equipe dans divers projets lies aux promotions et aux relations publiques. Gerer et coordonner les initiatives de relations publiques, en veillant a leur execution efficace. Soutenir la preparation et la distribution des supports promotionnels.

Coordination Logistique Generale :

Soutenir les operations logistiques quotidiennes, y compris la gestion des plannings, l'optimisation des flux de travail et l'amelioration des processus. Communiquer avec les equipes internes, les fournisseurs et les clients pour assurer un fonctionnement sans accroc. Maintenir les dossiers des activites d'expedition et des taches operationnelles pour garantir une documentation et des rapports precis. Garantir la conformite avec les reglementations internationales en matiere d'expedition et les normes en vigueur.

Qui Etes-Vous ?

Organise(e) et Minutieux(se) :

Vous gerez vos taches efficacement tout en veillant a ce qu'aucun detail ne soit neglige.

Probleme-Solveur(se) Proactif(ve) :

Vous anticipez les defis et les resolvez rapidement.

A l'aise avec les Outils Numeriques :

Vous maitrisez la suite Microsoft Office (Excel, Word) et connaissez des plateformes comme Shopify (prefere).

Communicateur(trice) Collaboratif(ve) :

Vous avez de solides competences interpersonnelles pour travailler efficacement avec les equipes.

Bilingue :

La maitrise du francais est un atout.

Experimente(e) :

Vous avez 1 a 2 ans d'experience en administration, logistique ou support client (prefere).

Pourquoi Vous Allez Aimer Travailler Avec Nous ?

Environnement d'Equipe Collaboratif :

Rejoignez une equipe dynamique et solidaire qui valorise la creativite et l'innovation.

Opportunites de Croissance :

Alors que DESIGNME continue de se developper, les opportunites de developpement de carriere evoluent egalement.

Travail Impactant :

Jouez un role cle pour garantir que nos clients recoivent leurs commandes sans probleme et efficacement.

Avantages Excitants :

Profitez des repas gratuits offerts par l'entreprise, d'un acces exclusif a nos produits, et d'un environnement de travail amusant et stimulant.

Poste Sur Site :

Engagez-vous directement avec l'equipe depuis nos bureaux a Montreal.

Qualifications :

1 a 2 ans d'experience en administration, logistique ou operations (prefere). Maitrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word). Connaissance des plateformes de commerce electronique comme Shopify (un atout). Excellentes competences en communication et organisation. Esprit analytique et capacite a evoluer dans un environnement dynamique. Maitrise du francais (un atout).
Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $20.00-$22.00 per hour

Benefits:

Casual dress Company events Dental care Extended health care On-site parking Paid time off Vision care
Education:

DCS / DEC (preferred)
Experience:

Logistics: 1 year (preferred) Administrative experience: 1 year (required)
Language:

French (preferred)
Work Location: In person