Job Description

JOB POSTING: OFFICER, EXECUTIVE OFFICE & OPERATIONS

About the Canadian Paralympic Committee

The Canadian Paralympic Committee is a non-profit, private organization in collaboration with 28-member sport organizations. We are deeply committed to harnessing the transformative power and impact of Paralympic sport.



With a vision of fostering an inclusive world through Paralympic sport, our mission emphasizes both the excellence in games preparation and the promotion of inclusive communities. By celebrating the stories and successes of high-performance athletes with disabilities, the Canadian Paralympic Committee aims to inspire all Canadians to embrace inclusivity and actively engage in sports.

Job Summary:

The Officer, Executive Office and Operations, provides dedicated support to the executive team while ensuring the efficient management of day-to-day operations. This role demands excellent communication skills, sound judgment, and the ability to manage multiple priorities simultaneously. The successful candidate will be proactive in anticipating needs, optimizing workflows, and fostering a productive and positive work environment.



Type: Full-time.



Salary: $60,000-$68,000 annually based on experience, plus benefits



Reports to: Manager, Governance & Engagement



Location:

Ottawa.

The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is

required

to be in the office for a

minimum

of

3 days per wee

k, with flexibility for additional days as needed based on job demands.

Duties and Responsibilities:

Executive Office Support

Provide administrative and operational support to the CEO and Executive Leadership Team, including calendar management, preparation of briefing materials, coordination of correspondence, and assistance with travel planning and logistics. Manage confidential information and materials with discretion and integrity Support special projects undertaken by the CEO or ELT, including coordination, research, and communications

Operations

Oversee office and physical space management, including inventory and asset tracking, as well as the development and maintenance of organizational systems and processes that support efficient workflows and team collaboration. Act as the office "lead" for reception, facilities, and meeting space coordination and logistics Manage travel platform implementation for staff, leadership, and key stakeholders, while also providing support with expense reconciliation and reimbursement tracking.

Games & Major Event Support

Provide operational and logistic support during the Paralympic Games and other major events, assisting the Executive Office with scheduling, coordination, and partner engagemen Lead CPC's gifting and recognition program, overseeing the planning, sourcing, and distribution of official gifts and recognition items that support executive initiatives, Games-related activities, and partner engagement.

Communications and Member/Partner Engagement

Support effective communication and engagement with CPC sport members and partners.

Requirements:

Minimum 3-5 years of experience in administrative support and/or other relevant experience. Proven ability to support senior leadership team members Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Outstanding written and verbal communication skills Bilingualism in French is considered a strong asset Exceptional attention to detail and effective time management Ability to work both independently and collaboratively, with a strong sense of accountability Resourceful and proactive in identifying and resolving issues Strong organizational and prioritization skills

Working Conditions

The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is

required

to be in the office a

minimum

of

3 days per wee

k, with flexibility for additional days as needed based on job demands

Successful candidates must reside in the Ottawa region or be willing to relocate to the Ottawa region.

Occasional overnight travel and off-site work required

Will be required to work evenings and weekends during busy periods, including Games and other unique events.

Application Process:

If you share our passion for sports and are committed to the CPC values, please submit a cover letter and your resume.

Please apply through BambooHR using the following link:





https://paralympic.bamboohr.com/careers/115?source=aWQ9Nw%3D%3D

Deadline to apply: November 24th, 2025, at 5 pm EST

Please note that only those selected for an interview will be contacted.





CPC is committed to creating an inclusive and diverse work environment and is proud to be an equal-opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, record of offenses, age, marital status, family status, or disability. We strongly encourage people from underrepresented or marginalized groups to apply.



CPC welcomes and encourages applications from First Nations, Metis, and Inuit peoples, racialized persons, persons with disabilities, women, and/or 2SLGBTQ+. Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.





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OFFRE D'EMPLOI :

AGENT(E), SERV

ICE ADMINISTRATIF ET OPERATIONS

A propos du Comite paralympique canadien

Le Comite paralympique canadien est un organisme prive sans but lucratif qui collabore avec 28 organismes de sport membres. Nous sommes absolument determines a exploiter le pouvoir de transformation et l'impact du sport paralympique.



Notre vision est de promouvoir le sport paralympique comme tremplin vers un monde inclusif. Notre mission met l'accent sur l'excellence lors de la preparation pour les Jeux, ainsi que sur la promotion de collectivites inclusives. En celebrant les recits et les reussites des athletes de haut niveau ayant un handicap, le Comite paralympique canadien souhaite inciter les Canadiennes et les Canadiens a adopter l'inclusion et a s'engager activement dans le sport.

Resume des fonctions :

L'Agent(e) Services administratifs et Operations, apporte un soutien dedie a l'equipe de direction tout en veillant a assurer la gestion efficace des activites quotidiennes. Ce poste requiert une excellente aptitude a communiquer, un jugement eclaire et la capacite a gerer plusieurs priorites en meme temps. Le ou la candidat(e) retenu(e) adoptera une attitude proactive en anticipant les besoins, en optimisant les flux et en favorisant un environnement de travail productif et positif.



Type : Temps plein



Salaire : De 60 000 a 68 000 $ par annee, selon l'experience, plus avantages sociaux



Releve de : Responsable, Gouvernance et Engagement



Lieu : Ottawa. Le travail s'effectuera principalement dans les bureaux du Comite paralympique canadien situe a Ottawa. Le ou la titulaire du poste operera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e)

devra

etre present(e) au bureau

au moins trois jours par semaine

, avec la possibilite d'ajouter des jours supplementaires selon les exigences du poste.

Taches et responsabilites :

Soutien au service administratif

Apporter une assistance administrative et operationnelle directe a la cheffe de la direction et a l'equipe dirigeante, en assurant notamment la gestion des calendriers, la preparation de documents d'information, la coordination de la correspondance, et une aide en matiere de deplacement et de logistique. Gerer les informations et les documents confidentiels avec discretion et integriteo Soutenir les projets speciaux entrepris par le PDG ou l'equipe de direction, y compris la coordination, la recherche et les communications

Operations

Superviser la gestion des bureaux et des espaces physiques, y compris le suivi des stocks et des actifs, ainsi que le developpement et la maintenance des systemes et processus organisationnels favorisant l'efficacite des flux de travail et la collaboration au sein des equipes. Agir en tant que responsable du bureau pour l'accueil, les installations et la coordination/logistique des espaces de reunion Gerer la mise en oeuvre de la plateforme de voyages pour le personnel, la direction et les principales parties prenantes, tout en apportant un soutien au rapprochement des depenses et au suivi des remboursements.

Soutien en lien avec les jeux et les evenements importants

Assurer un soutien operationnel pendant les Jeux paralympiques et les evenements importants, en aidant le service administratif avec les calendriers, la logistique et l'engagement des parties prenantes. Piloter le programme de dons du CPC, notamment la planification, l'approvisionnement et la distribution des dons officiels et des articles de reconnaissance, afin d'appuyer les activites d'engagement de la direction, des Jeux et des parties prenantes.

Communication et engagement des membres/partenaires

Soutenir la communication et l'engagement avec les sports membres du CPC et les partenaires sportifs.

Exigences :

Minimum de 3 a 5 ans d'experience en support administratif et/ou autre experience pertinente Capacite prouvee a soutenir les membres de l'equipe de direction Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Excellentes capacites de communication, a l'ecrit comme a l'oral Le bilinguisme (anglais-francais) constitue un atout de poids. Souci exceptionnel du detail et gestion efficace du temps Capacite a travailler de maniere autonome et en equipe, avec un sens aigu des responsabilites Ingeniosite et proactivite dans l'identification et la resolution des problemes Solides competences en matiere d'organisation et de hierarchisation des priorites

Conditions de travail

Le travail s'effectuera principalement dans les bureaux du Comite paralympique canadien situe a Ottawa. Le ou la titulaire du poste operera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e)

devra

etre present(e) au bureau

au moins trois jours par semaine

, avec la possibilite d'ajouter des jours supplementaires selon les exigences du poste.

Le ou la candidat(e) retenu(e) doit resider ou etre pret(e) a demenager dans la region d'Ottawa.

Le ou la candidat(e) retenu(e) devra effectuer, a l'occasion, des voyages de plus de 24 h et des activites en dehors des locaux

Il sera necessaire de travailler les soirs et les fins de semaine lors des periodes chargees, notamment pendant les Jeux et lors d'autres evenements uniques.

Processus de depot des candidatures :

Si vous partagez notre passion pour le sport et si vous adherez aux valeurs du CPC, veuillez envoyer une lettre d'accompagnement et votre CV.

Veuillez deposer votre candidature par l'entremise de BambooHR en utilisant le lien suivant :





https://paralympic.bamboohr.com/careers/115?source=aWQ9Nw%3D%3D

Date limite de candidature :

Le 24 novembre 2025 a 17 h HNE

Veuillez noter que nous ne communiquerons qu'avec les personnes selectionnees pour une entrevue.





Le CPC s'engage a creer un environnement de travail inclusif et diversifie, et se targue d'etre un employeur pronant l'egalite des chances. La candidature de tous les requerants qualifies sera envisagee, independamment de leur race, ascendance, lieu d'origine, couleur, origine ethnique, citoyennete, croyance, sexe, orientation sexuelle, identite de genre, expression de genre, casier judiciaire, age, etat civil, situation familiale ou handicap. Nous encourageons vivement les personnes issues de groupes sous-representes ou marginalises a postuler.



Le CPC accueille et encourage les candidatures des Premieres Nations, des Metis et des Inuits, des personnes racialisees, des personnes ayant un handicap, des femmes ou des personnes 2SLGBTQ+. Des mesures d'adaptation seront proposees sur demande aux candidats qui prendront part a toutes les etapes du processus de selection.