Job Description

Description :

French Profile Follows

The Zibi Team is looking for an Office Administrator

Welcome to Zibi, a world-class sustainable community and redevelopment project. A place where people will live an exceptionally unique and balanced lifestyle combining the best of urbanity and healthy-living principles within a vibrant waterfront community. We are always looking for the best and brightest to join our thriving community.

DreamaEUR(TM)s Zibi team is currently looking for an Office Administrator to support our team with the day to day office and support our local accounting team.

Who are you?

ThereaEUR(TM)s a lot happening at Zibi, and itaEUR(TM)s happening fast. Are you passionate, dedicated, and enjoy providing a high level of customer service? Do you love working with people? If so, read on. We want to hear from you.

Over the 3+ years youaEUR(TM)ve worked in an administrative function youaEUR(TM)ve proven that you are not afraid to think outside the box to find the best approach to achieve results. You are proactive, leading by example rather than sitting back, and have a strong attention to detail and accuracy. You consider the bigger picture when focusing on new initiatives and you thrive on driving improvement and efficiency. It is important to us that you are team-oriented and that people like collaborating with you.

We want to bring on someone who is eager to learn, work hard, and have fun. In other words, we want you to fit in here. This is an opportunity for you to take on responsibilities, build on your already strong skill set and help your team achieve its goals, all in a work environment that is fast-paced, dynamic and fun.

What will you do?

Below are some of the primary responsibilities you will be taking on in this role. There will be more, but we can discuss those in person:

• Greet clients/customers with professionalism, on the phone and in person and respond to correspondence;
• Assist with overseeing the operation and management of the office, including liaising with Technology, People + Culture, Office Services, cleaning staff, other departments and counterparts in our Toronto office as needed;
• Order office supplies, distribute faxes, mail and courier packages, manage Boardroom Scheduling and Maintenance;
• Assisting the accounting department with various tasks including overseeing the incoming accounts payable correspondence, scanning cheques for deposit, and other items as required;
• Receive, scan and organize invoices for all projects and distribute for approval;
• Create purchase orders and set up new vendor accounts; Update monthly P.O. tracking worksheet as required;
• File various forms/correspondence for all departments;
• Plan travel and manage calendars, including preparing associated materials;
• Provide high-level support to the accounting team; and
• Provide administrative support to office as required.

What type of experience and skills do you have?

These are only some of the things weaEUR(TM)d like you to bring to the table. We can cover the rest when we meet.

• Post-secondary education in Business Administration or Office Administration
• 3+ years of experience running the day to day operations of an office, with a focus on service for our employees
• Strong computer and typing skills and proficiency in Microsoft suite
• Previous experience with Accounts Payables
• Fluent in both English and French
• We would love it if you had previous experience with JD Edwards

Who are we?

Dream is a leading Canadian real estate company with $17 billion of assets under management in Canada. We develop, manage, and invest in master-planned communities and income properties. We proudly build communities from the ground up: from land development to buildings homes and condominiums, and from providing retail centres and driving renewable energy projects to managing assets across the country.

Our employees are the heart and soul of our business performance, which is why we believe in putting people first. Once you join us, it wonaEUR(TM)t take long to figure out why your colleagues like it so much here.This is your invitation to make a difference.

Dream Unlimited is committed to workplace diversity and provides accommodations to applicants with disabilities throughout our hiring process.

LaEUR(TM)equipe de Zibi est a la recherche daEUR(TM)un Administrateur ou une Administratrice de bureau.

Bienvenue aIEUR Zibi, un nouveau projet de rede'veloppement et de communaute' durable de renommee mondiale. Zibi sera une communaute' unique ouIEUR les gens pourront adopter un style de vie sain et urbain, en appliquant les meilleures pratiques en matiare de durabilite', et ce au bord de la rivieIEURre des Outaouais. Nous sommes toujours a la recherche des plus grands talents pour joindre notre communaute.

LaEUR(TM)equipe Zibi de Dream cherche actuellement un Administrateur ou une Administratrice de bureau pour soutenir le personnel dans ses taches quotidiennes et assister laEUR(TM)equipe comptable locale.

Qui ates-vous?

Les choses bougent chez Zibi, et elles evoluent rapidement. aStes-vous une personne passionnee, devouee et soucieuse de fournir un excellent service a la clientale? Vous aimez travailler avec les gens? Si vous avez repondu oui a toutes ces questions, poursuivez votre lecture. Nous voulons vous connaatre.

Au cours des trois annees et plus oa vous avez occupe une fonction administrative, vous avez demontre que vous naEUR(TM)aviez pas peur daEUR(TM)innover pour trouver la meilleure strategie a adopter pour obtenir les resultats escomptes. Vous ates une personne proactive, qui prefare donner laEUR(TM)exemple plutat que de se tenir a laEUR(TM)ecart, vous avez un grand souci du detail et vous travaillez avec rigueur. Vous analysez la vue daEUR(TM)ensemble lorsquaEUR(TM)il est question de nouvelles initiatives et vous avez pour but daEUR(TM)apporter des ameliorations et daEUR(TM)augmenter laEUR(TM)efficience. Vous devez atre en mesure de collaborer avec differentes equipes, et vous ates facile daEUR(TM)approche.

Nous cherchons une personne qui a une soif daEUR(TM)apprendre, qui travaille fort et qui aime saEUR(TM)amuser dans son travail. Autrement dit, nous cherchons quelquaEUR(TM)un qui saEUR(TM)integrera facilement. Vous aurez la chance de prendre vos responsabilites, de tirer profit de vos solides competences et daEUR(TM)aider notre equipe a atteindre ses objectifs, dans un environnement de travail stimulant, dynamique et agreable.

Quelles seront vos taches?

Vous trouverez ci-dessous une liste de certaines des principales responsabilites que vous devrez assumer pour ce poste. Il y en aura daEUR(TM)autres qui saEUR(TM)ajouteront, mais nous pourrons en discuter en personne :

• Accueillir les clients avec professionnalisme, au telephone et en personne, et repondre a la correspondance.
• Contribuer au fonctionnement et a la gestion du bureau. Il saEUR(TM)agit notamment daEUR(TM)assurer la liaison avec les equipes des technologies, des personnes et de la culture, et des services de bureau, ainsi quaEUR(TM)avec le personnel de nettoyage, les autres services et les collagues de notre bureau de Toronto, selon les besoins.
• Commander des fournitures de bureau, distribuer les telecopies, le courrier et les colis, et gerer les reservations et laEUR(TM)entretien des salles de conference.
• Assister le service comptable dans diverses taches. Il saEUR(TM)agit notamment de traiter la correspondance relative aux comptes clients, de numeriser les chaques pour les deposer et daEUR(TM)effectuer daEUR(TM)autres taches selon les besoins.
• Recevoir, numeriser et organiser les factures pour tous les projets, et les distribuer aux fins daEUR(TM)approbation.
• Creer des bons de commande et etablir de nouveaux comptes fournisseurs ainsi que tenir a jour la feuille de suivi mensuel des bons de commande, selon les besoins.
• Classer divers formulaires et documents de correspondance pour tous les services.
• Planifier les deplacements et gerer les calendriers, ce qui inclut la preparation des documents connexes, ainsi que fournir un soutien general a laEUR(TM)equipe de la comptabilite.
• Fournir un soutien administratif au bureau selon les besoins.

Quelles experiences et competences devez-vous avoir?

Les elements suivants ne sont quaEUR(TM)un aperau des qualifications que vous devez posseder. Nous pourrons discuter des autres en personne.

• Formation postsecondaire en administration des affaires ou en administration de bureau
• Au moins trois ans daEUR(TM)experience dans la gestion des operations quotidiennes daEUR(TM)un bureau, particuliarement en ce qui concerne le service aux employes
• Bonnes competences en informatique et en dactylographie, et maatrise de la suite Microsoft
• Experience dans le traitement des comptes crediteurs
• Maatrise du franaais et de laEUR(TM)anglais
• De laEUR(TM)experience avec le logiciel JD Edwards serait tras appreciee.

Qui sommes-nous?

Dream est une grande entreprise immobiliare canadienne qui possade des proprietes dont la valeur saEUR(TM)elave a 12 milliards de dollars au Canada. Nous developpons et gerons des communautes et des proprietes a revenus, en plus daEUR(TM)y investir. Nous sommes fiers de batir des communautes de toutes piaces : du developpement des terrains a la construction de maisons et de condominiums, en passant par les centres commerciaux, les projets daEUR(TM)energie durable et la gestion de proprietes dans laEUR(TM)ensemble du pays.

Nos employes sont le cA"ur et laEUR(TM)ame de notre entreprise. CaEUR(TM)est pourquoi nous accordons la priorite aux gens. Une fois dans notre equipe, vous saurez rapidement pourquoi vos collagues aiment tant travailler avec nous. Voici une occasion pour vous daEUR(TM)apporter votre contribution.

Dream Unlimited saEUR(TM)est engagee a assurer la diversite au travail et a offrir des mesures daEUR(TM)adaptation aux personnes ayant des deficiences tout au long du processus daEUR(TM)embauche.