Job Description

We are seeking a dedicated and detail-oriented Legal Secretary to join our dynamic legal team. The ideal candidate will play a crucial role in supporting the attorney by performing a variety of administrative, clerical, and legal tasks. This position requires strong organizational skills, excellent communication abilities, and a solid understanding of legal terminology and procedures.

Key Duties and Responsibilities

Provide administrative support to the lawyer: manage calendar, schedule appointments, and organize meetings Answering phone calls, attending client meeting and client preparations Draft legal documents, correspondence, submissions and reports with accuracy and attention to detail Conduct legal research using databases like Lexis-Nexis (an asset) Prepare and submit immigration forms to the appropriate government authorities Maintain organized and up-to-date client case files (physical and electronic) Perform accurate data entry of client and case information Track deadlines using project management skills to ensure timely completion of tasks Demonstrate professionalism and effective phone etiquette when interacting with clients and other legal professionals Greet and welcome clients; conduct interviews to gather relevant information for immigration cases Draft procedural documents and assist with legal pleadings Respond to and manage emails; handle incoming and outgoing mail Order office supplies and support general office operations Maintain strict confidentiality in compliance with legal standards Perform other related duties as assigned
Required Skills and Experience

Minimum 5 years of experience as a legal assistant, legal secretary, or foreign-trained legal professional with relevant duties Proven experience in clerical or administrative roles, preferably in a legal environment Strong writing skills with the ability to produce clear, well-structured legal documents Familiarity with legal drafting processes and terminology, especially in immigration law Proficiency in Microsoft Office Suite and legal software tools Research skills using legal databases such as Lexis-Nexis (an asset) Excellent organizational and multitasking abilities Strong attention to detail and accuracy in all aspects of work Ability to work independently and collaboratively in a team setting Excellent verbal and written communication skills in English Good command of spoken and written French Knowledge of Spanish or a third language is a strong asset Professionalism, discretion, and a proactive attitude

Nous recherchons un(e) Secretaire Juridique devoue(e) et meticuleux(se) pour rejoindre notre equipe juridique dynamique. Le ou la candidat(e) ideal(e) jouera un role essentiel en soutenant l'avocat dans diverses taches administratives, clericales et juridiques. Ce poste requiert de solides competences en organisation, une excellente communication et une bonne maitrise de la terminologie et des procedures juridiques.

Responsabilites principales :

Fournir un soutien administratif a l'avocat : gestion de l'agenda, prise de rendez-vous, organisation de reunions

Repondre aux appels telephoniques, assister aux reunions avec les clients et a leur preparation

Rediger des documents juridiques, correspondances, soumissions et rapports avec precision et rigueur

Effectuer des recherches juridiques a l'aide de bases de donnees telles que Lexis-Nexis (un atout)

Preparer et soumettre des formulaires d'immigration aux autorites gouvernementales competentes

Maintenir des dossiers clients organises et a jour (format papier et electronique)

Saisir avec exactitude les donnees relatives aux clients et aux dossiers

Suivre les echeances et gerer les priorites grace a des competences en gestion de projet

Faire preuve de professionnalisme et de courtoisie au telephone avec les clients et les professionnels du droit

Accueillir les clients ; mener des entretiens pour recueillir les informations pertinentes pour les dossiers d'immigration

Rediger des documents de procedure et aider a la preparation des plaidoiries

Gerer les courriels entrants et sortants ainsi que le courrier postal

Commander les fournitures de bureau et appuyer les operations generales

Respecter strictement la confidentialite conformement aux normes legales

Accomplir toute autre tache connexe selon les besoins

Competences et experiences requises :

Minimum 5 ans d'experience comme assistant(e) juridique, secretaire juridique ou juriste forme(e) a l'etranger avec des taches similaires

Experience demontree dans des fonctions administratives ou clericales, idealement en milieu juridique

Excellentes competences redactionnelles et capacite a produire des documents juridiques clairs et bien structures

Bonne connaissance du processus de redaction juridique et de la terminologie, notamment en droit de l'immigration

Maitrise de la suite Microsoft Office et des logiciels juridiques

Competences en recherche a l'aide de bases de donnees juridiques telles que Lexis-Nexis (un atout)

Forte capacite d'organisation et de gestion de multiples taches simultanement

Grande attention aux details et precision dans toutes les taches

Capacite a travailler de facon autonome et en equipe

Excellente maitrise de l'anglais parle et ecrit

Bonne maitrise du francais parle et ecrit

La connaissance de l'espagnol ou d'une troisieme langue constitue un atout majeur

Professionnalisme, discretion et attitude proactive

Job Types: Full-time, Part-time

Pay: $17.00-$21.00 per hour

Expected hours: 20 - 40 per week

Schedule:

Monday to Friday
Work Location: In person