Job Description

Please submit all application materials in English.*

Human Resources Assistant

Position Summary

We are seeking a highly motivated and proactive Human Resources Assistant to join our Human Resources team. The Human Resources Assistant will be based in Montreal but will be a key member of the U.S. Human Resources team and provide support to the U.S. Head of Human Resources and members of the U.S. Human Resources team.


The ideal candidate will have strong problem-solving skills, excellent communication and interpersonal skills, and the ability to juggle multiple projects at the same time. The ideal candidate must also demonstrate discretion and uphold confidentiality at all times. This opportunity would be an excellent advancement for someone with some experience in Human Resources looking to further develop their career in the field.

Essential Duties and Responsibilities

Draft and edit employment verification letters Design, write, and send the US HR Newsletter Manage overtime spreadsheet and create overtime reports Track 90-day evaluations & evaluation status for administrative team Maintain personnel files and HRIS systems Update US Forum on Maestro (intranet) Manage Consultant Candidate Tracker / Process Subpoena support Visa support Harassment Training tracking Support for DEI initiatives - Human Rights Campaign (HRC) and Management Leadership for Tomorrow (MLT) Turnover analysis Background Checks HR / Benefits Invoice Reconciliation Manage Leave of Absence Requests Assist with the updating of the US Handbook Assist with coordinating initiatives for the US Wellness Program

Requirements

Minimum Qualifications

Bachelor's degree required Minimum of 3 years of experience as an HR Generalist, demonstrating proficiency in various HR functions including recruitment, employee relations, payroll, benefits, and / or compliance Discreet handling of highly sensitive and confidential information Self-starter mentality and ability to work well independently, as well as with a team Ability to operate effectively in a fast-paced environment Exceptional attention to detail Excellent verbal and written communication ability Comfort working in highly confidential, fast-paced, high volume, high touch, high impact situations. Flexibility and ability to respond to and address ad hoc requests that don't necessarily follow structure. Forward-thinking, structured, and process-oriented thinker Basic proficiency with MS Office Suite

Benefits

About Egon Zehnder

Egon Zehnder is the world's preeminent leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers. We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose.


We are built on a foundation that supports partnership in the truest sense of the word and aligns our interests with the interests of our clients. Our 560 consultants across 64 offices and 36 countries are former industry and functional leaders who collaborate seamlessly across geographies, industries and functions to deliver the full power of the Firm to every client, every time.


We partner closely with public and private corporations, family-owned enterprises, and non-profit and government agencies to provide executive search, leadership solutions, CEO search and succession, board advisory, and diversity, equity & inclusion.


We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.

Due to high volume, we will only be contacting applicants who meet all of the minimum requirements listed in the job description. Only those applicants who align most closely with our minimum and preferred qualifications will be contacted for an interview. The Recruiting team at Egon Zehnder will retain your application materials and may contact you regarding future opportunities.

Egon Zehnder is committed to creating and fostering a culturally diverse, equitable and inclusive organization. We recognize the value in a wide range of ideas, perspectives, experiences and skillsets in our workplace. To learn more about Egon Zehnder's continued commitment to diversity and inclusion, please visit: https://www.egonzehnder.com/diversity-initiatives.

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Adjoint aux ressources humaines

Sommaire du poste

Nous sommes a la recherche d'une personne particulierement motivee et proactive pour se joindre a notre equipe des ressources humaines au poste d'adjoint en ressources humaines. L'adjoint aux ressources humaines travaillera a Montreal, mais sera un membre cle de l'equipe des ressources humaines et du soutien aux Etats-Unis. Responsable des ressources humaines et membres des Etats-Unis Equipe des ressources humaines.


Le candidat ideal possede de solides competences en resolution de problemes, d'excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, ainsi que la capacite de concilier plusieurs projets en meme temps. Cette personne doit egalement faire preuve de discretion et respecter la confidentialite en tout temps. C'est une excellente occasion d'avancement pour une personne ayant une certaine experience en ressources humaines qui souhaite poursuivre sa carriere dans ce secteur.

Taches et responsabilites essentielles

Rediger et modifier des lettres de verification d'emploi. Concevoir, rediger et envoyer le bulletin d'information des RH destine aux Etats-Unis. Gerer la feuille de calcul des heures supplementaires et creer des rapports sur les heures supplementaires. Assurer le suivi des evaluations trimestrielles et de la situation quant a l'evaluation pour l'equipe administrative. Tenir a jour les dossiers du personnel et les SIRH. Mettre a jour du Forum des Etats-Unis sur Maestro (intranet). Gerer le processus et l'outil de suivi des candidats au poste de conseiller. Soutien a l'assignation. Soutien aux visas. Assurer le suivi de la formation sur le harcelement. Assurer le soutien aux initiatives de DEI (de HRC et MLT). Assurer l'analyse du roulement. Proceder aux verifications des antecedents. Assurer le rapprochement des factures des avantages sociaux et pour les RH. Gerer les demandes de conges. Participer a la mise a jour du Guide pour les Etats-Unis. Participer a la coordination des initiatives du programme de mieux-etre aux Etats-Unis.

Exigences

Baccalaureat requis. Au moins 3 ans d'experience a un poste de generaliste dans le domaine des RH, faire preuve d'une maitrise a diverses fonctions des RH, notamment le recrutement, les relations avec les employes, ainsi que la gestion de la paie, des avantages sociaux ou de la conformite. Traitement discret de renseignements de nature tres delicate et confidentielle. Esprit d'initiative et capacite a bien travailler tant de facon autonome qu'en equipe. Capacite a travailler efficacement dans un environnement au rythme rapide. Souci du detail exceptionnel. Excellentes aptitudes en communication orale et ecrite. Aisance a travailler dans des situations hautement confidentielles, au rythme rapide, avec des volumes de travail importants, avec une approche personnalisee et ou les consequences sont importantes.

A propos d'Egon Zehnder

Egon Zehnder est le plus important cabinet-conseil en leadership au monde, inspirant les dirigeants d'entreprise a resoudre des questions complexes avec des reponses humaines. Nous aidons les organisations a prendre le dessus sur leurs defis de leadership et leur offrons des commentaires et des idees honnetes pour amener les dirigeants a realiser leur plein potentiel tout en ciblant leurs objectifs.



Nous nous appuyons sur une base qui soutient le partenariat au sens le plus pur et qui harmonise nos interets avec ceux de nos clients. Nos 560 consultants repartis dans 64 bureaux et 36 pays sont d'anciens dirigeants fonctionnels et sectoriels qui collaborent de facon transparente dans une multitude de regions, de secteurs d'activite et de fonctions afin de toujours offrir la pleine valeur de l'entreprise a chaque client.



Nous collaborons etroitement avec des societes publiques et privees, des entreprises familiales et des organismes sans but lucratif et gouvernementaux pour offrir des solutions de direction ainsi que des services de recrutement de cadres, de recrutement et de releve de chefs de la direction, de consultation pour les conseils d'administration et de diversite, d'equite et d'inclusion.



Nous croyons qu'ensemble, nous pouvons faconner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.

En raison du volume eleve de candidatures, nous communiquerons uniquement avec les candidats qui satisfont a toutes les exigences minimales enumerees dans la description de poste. Seuls les candidats qui correspondent le plus aux qualifications minimales et privilegiees seront convoques pour une entrevue. L'equipe de recrutement d'Egon Zehnder conservera vos documents de candidature et pourrait communiquer avec vous au sujet de possibilites futures.