Job Description

Gestionnaire de communaute

La Cite - Montreal, QC

A propos de BentallGreenOak

BGO est l'un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une societe offrant des prets immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les interets de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les proprietes multiresidentielles, la vente au detail et l'hotellerie dans le monde entier. BGO possede des bureaux dans 27 villes situees dans 13 pays, et detient des connaissances et une experience locales vastes, et des reseaux etendus dans toutes les regions ou elle investit dans les actifs immobiliers et les gere au nom de ses clients sur les marches primaires, secondaires et de co-investissement. BGO fait partie de SLC Management, l'entite de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life. Pour en savoir plus, veuillez consulter le sitewww.bgo.com


BGO prone une culture d'entreprise qui attire et conserve les personnes les plus talentueuses. Nous encourageons les possibilites de croissance, de perfectionnement et de promotion en offrant a nos employes des moyens pour travailler efficacement et nous efforcer d'avoir un meilleur rendement de facon continue. Nous nous engageons a creer un environnement de travail sur et durable.



Le gestionnaire de communaute dirigera l'equipe sur place dediee, preparant le terrain pour une experience exceptionnelle des residents, en assurant une vie quotidienne de qualite et en supervisant toutes les fonctions operationnelles et commerciales de l'immeuble, y compris l'optimisation du revenu net d'exploitation. Le candidat retenu excellera dans un milieu trepidant, sera autonome, aura des aptitudes pour le developpement personnel et aura la passion d'offrir une experience client de qualite superieure.

Ce que vous ferez :

Service a la clientele :

Traiter avec professionnalisme et courtoisie toutes les demandes, les retroactions, les plaintes ou les preoccupations. Veiller a preserver des relations de qualite avec les residents en entretenant des contacts reguliers et en accordant une attention proactive a leurs besoins. Garder le cap sur l'amelioration de l'experience client. Favoriser une forte culture du service a la clientele au sein de l'ensemble du personnel. Encourager un solide sentiment d'appartenance a la communaute; participer aux evenements communautaires parraines par l'entreprise.

Gestion et administration :

Veiller a la mise a jour quotidienne des dossiers des residents pour que les baux approuves, les avis de depart, les transferts et les expulsions soient traites en temps voulu. S'assurer que tous les loyers sont percus, enregistres, et que les cheques sont deposes, y compris les depots de garantie. Proceder au recouvrement des arrieres de loyers; preparer les avis de resiliation, les avis d'augmentation de loyer et d'autres avis, le cas echeant, et ce, en conformite avec la Loi provinciale sur la location des locaux d'habitation. Favoriser le paiement par transfert electronique de fonds (TEF), en tant que seul mode de paiement acceptable, en repetant le message lors des discussions sur le renouvellement. Traiter les cessions de bail et les demandes de sous-location dans les delais prescrits. Evaluer avec le directeur immobilier toute demande de mise a niveau de l'appartement au cours du bail. Contribuer a l'orientation et a la formation approfondies des nouveaux membres du personnel, selon les besoins, conformement au plan de formation etabli pour l'integration. Tenir et mettre a jour l'annuaire des residents, les listes de casiers et les registres des locaux a velos, et contribuer aux verifications. Participer a differentes reunions operationnelles. Realiser et/ou coordonner les inspections des suites a l'entree et a la sortie et les documenter selon les besoins. Prioriser le suivi des sondages sur les emmenagements et veiller a ce que les lacunes soient corrigees dans les meilleurs delais. Prioriser le suivi des mauvaises evaluations sur Google. Prioriser le suivi des mauvaises evaluations de service relatives aux demandes d'entretien. Negocier les renouvellements de baux conformement aux objectifs et aux quotas fixes. Assurer une presence a la reception pour de courtes periodes, selon les besoins. Aider au suivi quotidien et a la mise a jour des bons de travail et des notes des residents, selon les besoins. Connaitre et respecter la politique de l'entreprise en matiere de sante et de securite. Porter l'equipement de protection individuelle (EPI) prescrit, le cas echeant. Respecter les normes habituelles en matiere de securite incendie et de securite des personnes, y compris les tests mensuels et les exercices annuels. Veiller a bien connaitre et comprendre les procedures d'urgence, par exemple en cas d'incendie ou d'inondation. Veiller a ce que tous les fournisseurs et sous-traitants respectent la politique etablie en matiere de sante et de securite, et signaler immediatement toute infraction, toute situation dangereuse ou tout equipement endommage a la direction ou au directeur general. Mettre en place et organiser des evenements pour les residents (petit-dejeuner sur le pouce, journee creme glacee, Halloween, fetes de fin d'annee, etc.) Superviser les demandes de suite pour invites et assurer la coordination avec tous les services. Participer a des projets speciaux de temps a autre.

Marketing et location :

Promouvoir activement les programmes de recommandation des residents. Negocier les renouvellements de baux pour obtenir une valeur optimale. Encourager les rendez-vous ou les visites avec tous les residents potentiels qui se presentent ou qui appellent, selon les besoins. Effectuer des visites de la propriete et des suites avec les residents potentiels. Verifier les qualifications des residents potentiels afin de determiner leurs besoins et leur capacite a postuler. Negocier les baux pour obtenir une valeur optimale. Participer aux journees portes ouvertes. Participer a la procedure d'approbation des baux selon les besoins : rassembler toutes les informations pertinentes sur le formulaire de demandeet les transmettre au directeur general pour approbation; le formulaire bancaire rempli, les lettres d'emploi, le formulaire de TEF et/ou les cheques certifies, les verifications d'antecedents, les verifications de credit, les signatures de baux, les calendriers, les affectations et les formulaires d'addenda.

Developpement durable :

Fixer des objectifs et des objectifs en matiere d'efficacite energetique, d'emissions de gaz a effet de serre, d'utilisation de l'eau et de recyclage. Rechercher continuellement, et motiver les residents ainsi que le personnel a identifier des occasions de reduction de dechets et d'amelioration du recyclage. Embrasser et soutenir de maniere proactive la culture de BGO en matiere de durabilite environnementale et de responsabilite d'entreprise et sociale.

Votre identite :

Bilinguisme - Excellente communication en francais et en anglais (parle et ecrit) necessaire pour travailler avec des equipes a travers le Canada Experience - Au moins trois ans d'experience connexe en gestion immobiliere residentielle ou en hotellerie, cours postsecondaires en gestion immobiliere ou en hotellerie, experience en gestion d'equipe; Etudes - Un diplome collegial ou universitaire dans un domaine d'affaires ou d'hotellerie serait un atout; Competences en relation/leadership : Capacite a communiquer efficacement et professionnellement, tant a l'oral qu'a l'ecrit; capacite a developper et a maintenir des relations de travail cooperatives avec les membres de l'equipe, la haute direction, les entrepreneurs, les residents et le public; Competences organisationnelles/multitaches : Capacite a gerer efficacement son temps et les echeances serrees; aptitude a travailler sous pression et a donner des resultats de qualite; capacite a gerer des demandes multiples et des priorites concurrentes, et a s'adapter a de nouvelles idees et a des changements constants; personne axee sur les resultats, soucieuse des details et precise; Competences en matiere de prise de decision : Aptitude a resoudre des problemes en tenant compte des faits et en faisant preuve de bon sens; aptitude a atteindre les objectifs en adoptant une approche strategique; sens de l'innovation eprouve et disposition a gerer le changement et a s'y adapter; Competences informatiques : Competences intermediaires avec Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; la connaissance de Yardi est un atout; Disponibilite : Souplesse dans les heures de travail pour etre disponible le dernier jour de chaque mois et les deux ou trois premiers jours du debut du mois afin de repondre aux besoins des demenagements et des emmenagements, des commerces et de la perception des loyers. Etre en mesure de gerer les situations d'urgence qui surviennent apres les heures normales de travail; Connaissances : Une comprehension approfondie des lois, legislations et droits en vigueur concernant les relations avec les residents et les proprietaires; Certificat de police - Une verification des antecedents criminels est requise pour l'emploi.

Avis d'amenagement :

Chez BGO, nous reconnaissons que les experiences, perspectives et points de vue uniques de chaque employe renforcent notre capacite a creer et a apporter la meilleure valeur ajoutee a nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par consequent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, ages, origines ethniques, cultures, capacites, orientations sexuelles et experiences de vie a postuler chez nous.


BGO s'engage a suivre des pratiques d'embauche equitables, et nous serons heureux de discuter des amenagements possibles et de garantir l'equite dans notre processus d'embauche. Nous pouvons repondre a toute demande d'amenagement, pour cela veuillez communiquer avec nous a l'adresse courriel accessibility@bgo.com en precisant : le numero d'offre d'emploi, votre nom et le mode de communication que vous preferez.


Nous remercions tous les candidats de leur interet pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats selectionnes pour une entrevue seront contactes.

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Community Manager - Assistant Property Manager

La Cite - Montreal, QC

What You Will Do:

Customer Service:

Professionally and courteously handle all inquiries, feedback, complaints or concerns. Ensure a high level of resident relations is maintained through regular contact and proactive attention to resident needs. Maintain an overall focus on enhancing the customer experience. Foster a strong customer service culture amongst all staff. Promote a strong sense of community; participate in company sponsored community events.

Management and Administration:

Ensure resident records are updated daily to coincide with receipt of approved leases, notices to vacate, skips, and evicts. Ensure all rents are received, recorded, and cheques are deposited, including security deposits. Pursue rental arrears; serving Termination Notices, Rent Increase Notices, and other notices when applicable and in compliance with Provincial Tenancy Act. Promote EFT payment - as the in essence only acceptable payment method - repeat message during renewal discussions. Take care of lease assignments and sublease requests within the prescribed response period. Assess together with the Property Manager any request for apartment upgrades during the lease. Assist with thorough orientation and training of new staff, as required, according to established on-boarding training plan. Maintain and update the resident directory, locker lists and bicycle room records - and assist with audits. Participating in various operations meetings. Complete and/or coordinate incoming and outgoing suite inspections and document as required. Prioritize follow ups on Moving in surveys - and oversee that deficiencies are resolved in timely fashion. Prioritize follow ups on poor Google ratings. Prioritize follow ups on poor service ratings related to maintenance requests. Negotiate lease renewals in conjunction with established targets and quotas. Reception coverage for short periods - as required. Assist with the daily monitoring and updating of work orders and Resident notes as required. Be familiar with and adhere to the company's Health and Safety policy. Wear prescribed Personal Protective Equipment (PPE) if applicable. Comply with regular fire and life safety standards including monthly testing and annual drills. Ensure a thorough knowledge and understanding of emergency procedures i.e. fire and flood. Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy, and immediately report any infractions, hazardous conditions, or damaged equipment to the Property / General Manager. Initiate and organize Resident events (Breakfast on the go, Ice cream day, Halloween, Holiday event etc.). Overseeing the Guest suite requests and coordinating with the all departments. Participate in special projects from time-to-time.

Marketing and Leasing:

Actively promote resident referral programs. Negotiate lease renewals to achieve optimum value. Encourage appointments or viewings with all prospective resident callers or walk-ins, when needed. Conduct viewings of the property and suites with prospective residents. Qualify prospective residents to determine their needs and suitability as candidates. Negotiate leases to achieve optimum value. Participate in open houses. Assist in the lease approval process as required: collect all pertinent information on the Application Formand forward to the General Manager for approval; completed bank form, employment letters, EFT form and / or certified cheques, background checks, credit checks, lease signing, schedules, assignments, and addendum forms.

Sustainability:

Set targets and goals for energy efficiency, greenhouse gas emissions, water usage and recycling. Continually seek and engage residents and staff in identifying opportunities for waste reduction and improvements in recycling. Embrace and pro-actively support BGO's culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility.

Who You Are:

Excellent communication skills - Bilingual (French and English - written and oral) required to work with teams across Canada Experience: 3+ years of related experience with residential property management or hospitality, post-secondary courses in property management or hospitality, experience leading a team. Education: A College or University education in a business or hospitality field would be considered an asset. Relationship/Leadership Skills: Able to communicate effectively and professionally, both oral and written; able to develop and sustain cooperative working relationships with team members, senior management, contractors, residents, and the public Organizational/Multi-Task Skills: Ability to allocate one's time effectively and manage tight deadlines; ability to work under pressure and achieve quality results; ability to handle multiple demands and competing priorities, and adapt to new ideas and constant changes; results oriented, detail oriented and accurate Decision Making Skills: Ability to resolve problems using facts and sound reasoning; ability to achieve goals using a strategic approach; proven innovation with a willingness to manage and adapt to change Computer Skills: Intermediate skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, and Outlook; knowledge of Yardi an asset Availability: Flexibility in hours to ensure availability for last day of each month & the first two to three days of the beginning of the month in order to accommodate the move-in-move-outs, trades and rent collection. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours Knowledge: A complete understanding of all applicable laws, legislation, and rights concerning resident / landlord relations * Police Clearance: A criminal verification check is required for employment