Job Description

Poste disponible

1 poste d'administrateur(trice) de bureau temps plein (35 heures/semaine) - contrat a duree indeterminee

Poste de jour de 8h00 a 16h00. Il est possible qu'occasionnellement un quart de travail doive etre effectue en soiree (12h a 20h) si un commis s'absente.

Description du milieu

Le Centre medical Ste-Anne 1992 (CMSA) est une organisation de services de sante familiaux (FHO) situe dans la basse ville d'Ottawa et qui offre des soins medicaux et de sante afin d'ameliorer et/ou maintenir la sante et le bien-etre de ses patients membres tant sur le plan physique et mental.

Notre equipe medicale est composee de trois medecins de famille et de trois infirmieres praticiennes et d'une equipe multidisciplinaire. Cette equipe est formee de deux infirmieres autorisees, un psychiatre consultant, un psychotherapeute, deux travailleurs sociaux /conseillers en sante mentale, une dietetiste, un orthesiste-prothesiste et une infirmiere en soins de pieds. Vous serez le leader d'une equipe de trois commis et repondrez directement a la direction generale.

Nos dossiers patients electroniques (EMR) sont pris en charge par le logiciel PSS (Practice Support Solutions) et la plateforme OCEAN. L'acces par VPN est egalement disponible.

Profil recherche

La personne ideale possede des connaissances et de l'experience en supervision de personnel et en soutien administratif idealement dans une clinique medicale ou dans le milieu des soins de sante. Elle est orientee vers le service-client et sait communiquer efficacement avec les divers professionnels de la sante et les medecins. Elle possede une grande flexibilite et s'adapte facilement aux changements et aux demandes urgentes.

Ce poste pourrait interesser les personnes qui aiment le travail aupres d'une clientele vulnerable et qui aime le rythme soutenu d'un travail de premiere ligne (reception, accueil, assistance aux medecins et aux professionnels de la sante). Le centre est axe sur l'amelioration continue de ses processus et favorise une force de travail engagee et dynamique.

Resume des taches

Sous la supervision de la Direction generale, l'administrateur(trice) de bureau aura pour mandat de superviser les activites du secretariat et d'assurer la bonne marche des services de soutien administratif aux patients membres du Centre et aux medecins et aux professionnels du Centre. Le ou la candidate devra :

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Gerer des activites reliees au service aux patients

- Gerer l'utilisation des plateformes et des licences PSS et OCEAN

- Gerer le systeme DME (dossiers medicaux electroniques) : creer et modifier les horaires de rendez-vous des medecins, creer des formulaires, enroler et desenroler des patients, mettre a jour les listes d'attente, gerer les demandes d'acces aux informations contenues dans le DME en collaboration avec la DG et le medecin traitant, s'occuper des demandes de transfert de dossiers patients, etc...

- Gerer les processus administratifs relies a la facturation : mettre a jour les codes, verifier les tarifications, effectuer des suivis avec les medecins pour les actes non factures, effectuer les suivis avec les patients pour les factures ou les rendez-vous manques non payes, etc...

- voir au bon fonctionnement des operations du secretariat medical et a la maximisation de l'utilisation des ressources : combler les plages horaires des medecins, des infirmieres praticiennes et des infirmieres autorisees, s'assurer de la repartition des taches entre les commis.

- Identifier et regler les problemes quotidiens afin d'assurer un excellent service a la clientele : recevoir les plaintes des patients, investiguer les causes, donner suite aux plaintes en apportant des correctifs si necessaire tout en traitant les patients avec courtoisie, empathie et respect.

- Comprendre et appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels (PHIPA) : analyser les diverses demandes (formulaires, transfert de dossiers medicaux) et coordonner la transmission des informations ainsi que le paiement des frais qui y sont relies.

- Gerer les comptes a recevoir provenant des patients, des compagnies d'assurance, des firmes d'avocats ou autres.

- Tenir et concilier une petite caisse, faire la reconciliation des paiements automatises, remplir le rapport mensuel.

- Envoyer des lettres (envoi de masse) pour aviser les patients de messages d'interet.

2.0 Superviser le personnel du soutien administratif

- Participer au processus d'embauche des commis.

- Planifier, coordonner et effectuer l'orientation et la formation des commis.

- Superviser et coordonner le travail des commis (outils, mini-formations pour rehausser les connaissances, ameliorer la qualite du travail ou eliminer les risques.

- S'assurer que le service-client rencontre les attentes tant au niveau de l'efficacite que la qualite du service.

- Planifier la couverture des activites du secretariat (horaire et couverture des absences, modification des taches).

- Instaurer une culture de collaboration et d'innovation au sein de l'equipe de travail.

- Communiquer clairement les attentes, corriger les erreurs en effectuant les suivis et en offrant le soutien (coaching) necessaire par le biais de retroaction continue, offrir un encadrement individualise au besoin.

- Participer activement dans les evaluations de rendement des commis.

- Participer a la revision des documents lies aux roles et responsabilites, des politiques et procedures reliees au secretariat.

3.0

Gerer les fournitures de bureau, fournitures medicales et les salles d'examen

- Voir au bon fonctionnement de l'equipement de bureau.

- Gerer un inventaire des fournitures de bureau et de formulaires (volumes consommes et quantites a commander), gerer le stockage des fournitures, verifier les prix chez differents fournisseurs, placer les commandes en respectant le budget.

- Gerer un inventaire de fournitures medicales (volumes consommes et quantites a commander), gerer le stockage des fournitures, verifier les prix chez differents fournisseurs, placer les commandes en respectant le budget.

- Gerer l'utilisation des salles d'examen, la routine de nettoyage des salles et des equipements selon les protocoles de desinfection, s'assurer de la disposition standardisee des equipements et des fournitures medicales et de la verification des dates de peremption.

4.0 Autres taches connexes

- Agir comme personne-ressource dans le cadre de ses responsabilites.

- Participer au comite de coordination.

- Suivre les formations requises.

- Assumer toute autre tache administrative demandee par la directrice generale.

HABILETES TECHNIQUES SPECIFIQUES

- Avoir la capacite d'apprendre a gerer et a naviguer des plateformes informatiques servant a l'octroi des licences, la gestion des acces ainsi qu'a la gestion des dossiers medicaux electroniques (DME), des horaires de rendez-vous patients et des communications securisees via PSS/OCEAN.

- Avoir la capacite d'apprendre a gerer les acces VPN.

- Avoir la capacite d'apprendre a gerer et naviguer une plateforme de systeme telephonique infonuagique (Plateforme AVAYA) afin de comprendre le flot des appels entrants et sortants, les menus telephoniques, programmation de base des fonctions de la plateforme.

- Comprendre et appliquer la loi sur la protection des renseignements confidentiels (PHIPA).

COMPETENCES EN SUPERVISION

- Comprendre les besoins en formation des employes du service de soutien administratif et assumer un role de leader dans la resolution de problemes administratifs.

- Comprendre le service-client et repondre aux besoins des utilisateurs tout en respectant les politiques de l'organisation.

- Comprendre le role d'appui du secretariat medical et des besoins de ses multiples clients (patients, medecins, professionnels, direction) ainsi que son role dans la coordination des services internes de la clinique.

- Savoir prioriser les activites de l'equipe.

- Etre proactif et apporter une aide concrete et reguliere aux commis lors de l'augmentation des volumes des lots de travail.

EDUCATION

Certificat d'etudes collegiales en administration de bureau (1 an) ou Certificat d'etudes collegiales en administration des affaires (1 an) ou Diplome d'etudes collegiales : Techniques en administration de bureau (2 ans)
Une experience de travail jugee equivalente sera egalement consideree.

EXPERIENCE

Posseder un minimum de 2 ans d'experience en supervision d'equipe Posseder un minimum de 2 ans d'experience dans une clinique medicale ou dans un milieu relie a la sante.

SAVOIRS FAIRE

Savoir (connaissances) :

Connaissance approfondie de la suite Microsoft (Outlook, Word, Exel, PowerPoint, SharePoint, Teams, OneNote) Avoir un bon jugement (capacite a identifier les situations a potentiels critiques, urgentes et complexes afin de les acheminer vers la bonne ressource); Excellentes aptitudes a communiquer verbalement et par ecrit en francais et en anglais;

Savoir faire :

Capacite de planifier, d'organiser, de deleguer et de communiquer Savoir operer dans un environnement rapide et avec des demandes multiples (capacites organisationnelles); Savoir gerer son temps et les priorites; Savoir communiquer efficacement avec diverses populations ayant des limitations diverses; Reconnaitre les situations potentiellement dangereuses et savoir y reagir securitairement (personnes violentes ou en crises, appels a la bombe, risques environnementaux). Aptitudes necessaires pour apprendre rapidement; Avoir de la minutie et de la rigueur

Savoir etre :

Etre professionnel; traiter le patient avec empathie, respect, avoir du tact et de la discretion, faire preuve de courtoisie; Savoir travailler efficacement en equipe interdisciplinaire et ce, de maniere dynamique et constructive Posseder un sens de l'autonomie et un sens des responsabilites ; Etre flexible, savoir s'adapter aux changements ; Maitriser ses emotions en situations critiques; Savoir diffuser la bonne humeur et etre positif (service-client)
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: 27,78$ a 33,35$ par heure

Heures prevues: 35 par semaine

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Invalidite Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Conges payes Evenements d'Entreprise Programme d'Aide aux Employes Stationnement sur place
Experience:

gestion de personnel/equipe: 2ans (Obligatoire) soutien administratif en milieu de la sante: 2ans (Obligatoire)
Langue:

francais (Obligatoire) anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel