Job Description

Position: Export Documentation Coordinator

Department: Documentation

Job Type: Full-time, Permanent

Location: Hybrid - 1751 Rue Richardson, Montreal, QC H3K 1G6

About Ray-Mont Logistics:

Ray-Mont Logistics is a dynamic organization focused on becoming the essential link in the international business logistics supply chain. We provide various operational logistics services such as loading, transportation and storage of surplus products.





We are currently seeking a permanent full time Documentation Coordinator to join its vibrant team. The main goal of a Documentation Coordinator is to support our export operations by ensuring all necessary documents are accurately prepared and filled. Successful candidates will reflect Ray-Mont's core values: Quality, Flexibility, Performance, Commitment, Attitude and Innovation.

Work Schedule :

Monday to Friday 9 :00am to 5 :00pm, Hybrid 3 days in office



After hours availability for West Coast employees if needed.





The employee will be required to be present at the office every day during the 3-month training period. Once the training is complete, the employee will be required to attend the office 3x week and when needed.

Main Responsibilities:

Generate and review export documentation, including bills of lading, certificates of origin, marine insurance, and for certain customers packing lists, commercial invoices. Ensure all documents meet international trade regulations and standards. Stay updated on changing export laws and regulations. Work with logistics agents, logistics providers such as steamship lines and terminal to arrange shipments and resolve any issues that arise. Maintain accurate and organized records of all export transactions and documents. Liaise with customers to provide updates on shipment status and resolve any documentation-related inquiries. Address and resolve discrepancies or issues in documentation to prevent shipment delays. Prepare reports on export activities and performance metrics for management.

Qualifications & Skills

1+ years of relevant experience in logistics/shipping industry, customer service, office administration or similar role High School Diploma is required, Certificate or CEGEP/College education is preferred. (Logistics/ Supply Chain) Software Proficiency: Knowledge of SAP, Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook), and specialized logistics software. Excellent typing and data entry skills. Good verbal and written communication skills in English. (French is an asset). Preferred skills: Attention to detail, Multi-tasking Abilit to adapt quickly to different situations.

Preferred Qualifications:

Experience in handling ocean export documentation. Experience in preparation and issuance of Ocean B/Ls, as well as issuing other export documentation (Certificate of Origin, CNCA Certificate, Invoicing) Knowledge of export regulations, CAED regulations, and full understanding of Incoterms. Experience with sailing schedules, resolving freight discrepancies and customer complaints, file estimate and file closing, and handling a high volume of daily general correspondence with customers and carriers.

Work Environment :

Corporate office setting in Montreal, QC





Ray-Mont Logistics employees have the benefit of:


Competitive salary that can be increased in light of the experience and performance. A full group insurance coverage plan, supported by the employer's contribution. A RRSP program, supported by the employer's contribution.

Ray-Mont Logistics is an equal opportunity employer. All applicants will be considered for employment without attention to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran or disability status.

At Ray-Mont Logistics, we are committed to fostering a diverse and inclusive workplace.



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Poste : Coordinateur(trice) de la documentation d'exportation

Departement : Documentation

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Lieu de travail : Hybride - 1751 Rue Richardson, Montreal, QC H3K 1G6

A propos de Ray-Mont Logistiques:

Ray-Mont Logistiques est une organisation dynamique axee sur le developpement d'un lien essentiel dans la chaine d'approvisionnement logistique du commerce international. Nous offrons divers services logistiques operationnels tels que le chargement, le transport et le stockage de produits excedentaires.



Nous recherchons actuellement un(e) coordinateur(trice) de documentation permanent(e) a temps plein pour rejoindre notre equipe dynamique. L'objectif principal d'un(e) coordinateur(trice) de documentation est de soutenir nos operations d'exportation en veillant a ce que tous les documents necessaires soient prepares et remplis avec precision. Les candidats retenus refleteront les valeurs fondamentales de Ray-Mont: Qualite, Flexibilite, Performance, Engagement, Attitude et Innovation.

Horaire de travail:

Du lundi au vendredi, de 9 h a 17 h, hybride avec 3 jours au bureau. Disponibilite apres les heures de travail pour les employes de la cote ouest si necessaire.





L'employe(e) devra etre present(e) au bureau chaque jour pendant la periode de formation de 3 mois. Une fois la formation terminee, l'employe(e) devra se rendre au bureau 3 fois par semaine et lorsque necessaire.

Responsabilites principales :

Generer et examiner la documentation d'exportation, y compris les connaissements, les certificats d'origine, l'assurance maritime, et pour certains clients, les listes de colisage et les factures commerciales. Veiller a ce que tous les documents respectent les reglementations et normes du commerce international. Se tenir informe(e) des lois et reglementations d'exportation en evolution. Collaborer avec des agents logistiques, des prestataires logistiques tels que des compagnies maritimes et des terminaux pour organiser les expeditions et resoudre tout probleme qui se presente. Maintenir des dossiers precis et organises de toutes les transactions et documents d'exportation. Communiquer avec les clients pour fournir des mises a jour sur l'etat des expeditions et resoudre toute demande liee a la documentation. Traiter et resoudre les divergences ou problemes dans la documentation pour eviter des retards d'expedition. Preparer des rapports sur les activites d'exportation et les indicateurs de performance pour la direction.

Qualifications et competences :

1 an ou plus d'experience pertinente dans l'industrie de la logistique/expedition, le service a la clientele, l'administration de bureau ou un role similaire. Diplome de niveau secondaire requis, un certificat ou une formation collegiale (Logistique / Chaine d'approvisionnement) est prefere. Competences en logiciels : Connaissance de SAP, de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) et de logiciels logistiques specialises. Excellentes competences en dactylographie et saisie de donnees. Bonnes competences en communication verbale et ecrite en anglais. (Le francais est unatout). Competences souhaitees : Sens du detail, capacite a gerer plusieurs taches, capacite as'adapter rapidement a differentes situations.

Qualifications preferees:

Experience dans la gestion de la documentation d'exportation maritime. Experience dans la preparation et l'emission de connaissements maritimes, ainsi que dans l'emission d'autres documents d'exportation (certificat d'origine, certificat CNCA, facturation). Connaissance des reglementations d'exportation, des reglementations CAED et comprehension complete des Incoterms. Experience avec les horaires de navigation, la resolution des ecarts de fret et des plaintes des clients, l'estimation de fichiers et la cloture de fichiers, et la gestion d'un volume eleve de correspondance generale quotidienne avec les clients et les transporteurs.

Environnement de travail

: Bureau d'entreprise a Montreal, QC





Les employes de Ray-Mont Logistiques beneficient de :


Un salaire competitif pouvant etre augmente en fonction de l'experience et de laperformance. Un plan d'assurance collective complet, soutenu par la contribution de l'employeur. Un programme de REER, soutenu par la contribution de l'employeur.

Ray-Mont Logistiques est un employeur garantissant l'egalite des chances. Tous les candidats seront consideres pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identite de genre, d'origine nationale, de statut de veteran ou de handicap.

Chez Ray-Mont Logistiques, nous nous engageons a favoriser un environnement de travail diversifie et inclusif.