Job Description

Description du Poste - Assistant(e) Executif(ve)/Personnel(le) du PDG

Lieu :

En presentiel | Lieux variables

Type de poste :

Temps plein (40 heures/semaine)

Salaire :

60 000 $/an

Resume du Poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Executif(ve)/Personnel(le) hautement organise(e), technophile et proactif(ve) pour soutenir le PDG d'une societe de gestion immobiliere de luxe. Ce poste exige des competences administratives exceptionnelles, la capacite de gerer a la fois des taches professionnelles et personnelles, ainsi qu'un grand sens de la discretion. Le(la) candidat(e) ideal(e) saura anticiper les besoins, travailler de maniere autonome et prosperer dans un environnement dynamique.

Ce n'est pas simplement un emploi, mais un mode de vie. La personne ideale sera adaptable, capable de gerer diverses responsabilites et a l'aise pour prendre des decisions sans supervision constante.

Responsabilites ClesSupport Executif & Administratif

Gerer des calendriers complexes, les plannings et les rendez-vous. Gerer les e-mails et les appels telephoniques de maniere professionnelle. Organiser et maintenir des dossiers, rapports et documents confidentiels. Preparer, reviser et finaliser des rapports, presentations et documents d'affaires. Servir d'intermediaire entre le PDG et les parties prenantes internes/externes. Faire preuve de discretion et de confidentialite en toutes circonstances.
Gestion des Operations & Projets

Assister dans la restructuration de l'entreprise et les initiatives strategiques. Suivre les delais des projets, les livrables et la coordination des equipes. Resoudre les problemes operationnels et mettre en place des solutions efficaces. Effectuer des recherches et fournir des analyses pour soutenir la prise de decision.
Marketing & Organisation d'Evenements

Aider a la planification et l'organisation d'evenements lies a l'entreprise. Effectuer des etudes de marche pour soutenir les initiatives commerciales. Coordonner la logistique des evenements d'entreprise, des reseaux professionnels et des activites marketing.
Competences Informatiques & Logiciels

Utiliser Excel et Google Sheets pour l'organisation des donnees, le suivi financier et les rapports. Travailler avec des logiciels PDF pour modifier, fusionner et gerer des documents. Une connaissance de Photoshop, Illustrator, InDesign, Canva et CAD est un atout majeur. Resoudre les problemes techniques et optimiser les processus de travail a l'aide d'outils numeriques. Apprendre et s'adapter rapidement aux nouvelles technologies.
Support a la Gestion Immobiliere & Relations avec les Locataires

Effectuer des visites de sites, rencontrer les locataires et resoudre les problemes si necessaire. Coordonner avec les fournisseurs, les entrepreneurs et les equipes sur site. Assurer une communication fluide entre le PDG et les equipes sur place.
Assistance Personnelle & Courses

Gerer des courses et des taches personnelles selon les besoins. Organiser les deplacements professionnels et personnels, y compris les itineraires et hebergements. Superviser la logistique des engagements personnels en lien avec les responsabilites professionnelles.
Qualifications & Competences Requises

Excellente organisation et capacite a gerer plusieurs priorites efficacement. Solides competences en informatique, notamment avec Google Suite (Docs, Sheets, Calendar) et Excel. A l'aise avec la technologie et capable de resoudre des problemes informatiques et d'apprendre rapidement de nouveaux logiciels. Excellentes competences en communication ecrite et orale. Capacite a resoudre des problemes, a anticiper les besoins et a agir de maniere proactive. Grand sens de la discretion et du professionnalisme. Adaptabilite et flexibilite pour gerer des responsabilites tant professionnelles que personnelles.
Experience & Profil Preferes

3+ ans d'experience en tant qu'Assistant(e) Executif(ve), Assistant(e) Personnel(le) secretaria ou un role similaire. Experience dans l'immobilier de luxe, le business corporate ou la gestion de projets est un atout. Une experience dans les domaines technologiques, du design ou de la gestion operationnelle est un avantage.
Pourquoi Nous Rejoindre ?

Travailler aux cotes d'un cadre dirigeant de haut niveau dans une industrie prestigieuse. Faire partie d'une petite equipe agile avec un fort impact. Jouer un role cle dans une entreprise en pleine croissance et evolution. Plus qu'un emploi--un mode de vie offrant croissance, defis et dynamisme.

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- Executive/Personal Assistant to the CEO

Location:

In-Person | Locations May Vary

Job Type:

Full-Time (40 hours/week)

Salary:

$60,000/year

Job Summary

We are seeking a highly organized, tech-savvy, and proactive Executive/Personal Assistant to support the CEO of a luxury real estate management company. This role requires exceptional administrative skills, the ability to manage both business and personal tasks, and a high level of discretion. The ideal candidate will be a problem-solver who can anticipate needs, work independently, and thrive in a fast-paced environment.

This is more than just a job--it is a lifestyle. The right candidate will be adaptable, able to handle various responsibilities, and comfortable making decisions without constant supervision.

Key ResponsibilitiesExecutive & Administrative Support

Manage complex schedules, calendars, and appointments. Handle email and phone correspondence professionally. Organize and maintain files, reports, and confidential documents. Prepare, review, and finalize reports, presentations, and business documents. Act as a liaison between the CEO and internal/external stakeholders. Maintain discretion and confidentiality across all responsibilities.

Operations & Project Management

Assist in company restructuring and strategic initiatives. Oversee project deadlines, deliverables, and team coordination. Troubleshoot operational issues and implement efficient solutions. Conduct research and provide data-driven insights to support decision-making.

Marketing & Event Planning

Assist in planning and organizing company-related events. Conduct market research to support business initiatives. Coordinate logistics for corporate gatherings, networking events, and marketing activities.

IT & Software Proficiency

Utilize Excel and Google Sheets for data organization, financial tracking, and reporting. Work with PDF software to edit, merge, and manage documents. Familiarity with Photoshop, Illustrator, InDesign, Canva, and CAD is a strong asset. Troubleshoot technical issues and optimize workflow processes using digital tools. Quickly adapt to new technologies and implement IT solutions.

Property & Tenant Relations Support

Conduct site visits, meet with tenants, and resolve issues as needed. Coordinate with vendors, contractors, and property teams. Ensure smooth communication between the CEO and on-site teams.

Personal Assistance & Errands

Assist with running errands and handling personal tasks as needed. Coordinate travel arrangements, including itineraries and accommodations. Oversee logistics for personal commitments that intersect with business responsibilities.

Qualifications & Skills Required

Highly organized with the ability to manage multiple priorities efficiently. Strong IT skills, including proficiency in Google Suite (Docs, Sheets, Calendar) and Excel. Tech-savvy and comfortable troubleshooting IT issues and learning new software quickly. Excellent written and verbal communication skills. Problem-solving mindset with the ability to anticipate needs and act proactively. High level of discretion and professionalism. Adaptability and flexibility to handle both business and personal responsibilities.

Preferred Experience & Background

3+ years as an Executive Assistant, Personal Assistant, secretary or similar high-level support role. Experience in luxury real estate, corporate business, or project management is a plus. Background in technology, design, or operations management is an advantage.

Why Join Us?

Work closely with a high-level executive in a prestigious industry. Be part of a small, agile team making a big impact. Play a key role in a growing and evolving company. More than a job--this is a lifestyle that offers growth, challenge, and excitement.
Job Type: Full-time

Pay: $60,000.00 per year

Benefits:

On-site parking
Schedule:

Monday to Friday Weekends as needed
Work Location: In person

Expected start date: 2025-03-13