Job Description

Compensation Pay Range:
$39.90-$46.94
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Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Executive Assistant (EA) supports CHEO's Executive team in executing CHEO's mission and strategic plan. This position plays a critical role in enabling the Office of the VP/CEO to function efficiently and effectively. Executives deal with complex and sensitive issues, and the EA works with a proactive mindset, prioritizes items, and ensures timely response. The EA is discreet and demonstrates advanced judgment and initiative. They also demonstrate advanced administrative skills, including record keeping, editing, drafting, and appropriate and timely dissemination of materials. Specifically, advanced skills in preparing aesthetically appealing presentations and editing reports and proposals.
One of the critical aspects of this role is that the Executive Assistant serves as a key representative of the VP/CEO to external partners, patients and families, and internal colleagues. In this capacity, they help shape first impressions and manage interactions on behalf of the VP/CEO.
Additionally, the Executive Assistant often assumes a supportive role -- discerning which matters require the VP/CEO's direct involvement and which can be delegated or redirected.
The incumbent is responsible for planning and carrying out administrative activities including preparing correspondence, memos, emails, minutes, and reports, frequently of a confidential, strategic and/or specialized nature, and must be able to prioritize and multitask a variety of activities. The incumbent provides administrative support to a number of committees and is responsible for managing the calendar of the VP/CEO, including coordinating/scheduling meetings with both internal and external partners.
The incumbent provides a range of senior-level support and oversees the daily workflow to and from the executive office. Using strong business acumen, and exceptional customer service, risk mitigation, and problem-solving skills, the incumbent prioritizes, coordinates, and communicates information on behalf of the VP/CEO's Office.
MAIN RESPONSIBILITIES
Characteristic responsibilities include:Assess and prioritize the nature and sensitivity of verbal and written requests; take appropriate action or redirect as needed. Analyze incoming inquiries, gather background information, and refer to appropriate staff or executives; follow up to ensure resolution. Maintain awareness of all activities under the VP/CEO's responsibility to enable timely response to inquiries, initiatives, and directives. Manage incoming and outgoing communications, internal approvals, and follow-ups to ensure timely action and accountability. Monitor the progress of projects and action items; proactively initiate partners follow-up as required. Establish and maintain office systems such as databases, tracking systems, filing systems, bring-forward systems, monthly reports, and confidential records. Make travel and accommodation arrangements; prepare, review, and process related documentation and claims. Coordinate meetings and appointments: book rooms, confirm attendance, arrange catering, and prepare required documentation. Maintain the VP/CEO's calendar, ensuring it reflects priorities and upcoming commitments; coordinate scheduling as needed. Review and proofread correspondence, reports, and meeting materials for format, grammar, accuracy, and completeness. Research, analyze, and summarize information for use in reports, correspondence, and presentations. Draft and format a variety of materials, including reports, agendas, presentations, spreadsheets, and correspondence; take accurate meeting minutes and finalize for distribution. Serve as a key liaison and representative of the VP/CEO's Office to internal and external partners, including patients and families, demonstrating professionalism and discretion. Handle and triage calls, inquiries, complaints, and sensitive issues with tact and diplomacy. Perform other duties as assigned.

QUALIFICATIONS:2-3 year College Diploma in Office Administration or other relevant area of study. (Essential) experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated education requirements. Minimum 6 years of progressively responsible office administration experience, including at least 1 year supporting senior management. (Essential) Criminal Record Check (PRC) (Essential) Bilingualism (English/French) is preferred. (Preferred) Tech-Savvy: Proficient in modern workplace software and digital tools, including Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), video conferencing platforms, and cloud-based collaboration systems. (Essential) Detail-Oriented Documentation: Skilled in capturing, synthesizing, and formatting meeting minutes, agendas, reports, and correspondence with a high degree of accuracy and professionalism. (Essential) Operational Efficiency: Confident in operating standard office equipment and systems to support seamless administrative workflow (e.g., document management tools, voicemail, printers, scanners). (Essential) Time and Task Management: Demonstrated ability to manage competing priorities, meet tight deadlines, and shift focus as needed in a fast-paced, high-demand environment. (Essential) Adaptable and Agile: Comfortable navigating organizational change and shifting priorities; responds with flexibility and resilience to evolving demands. (Essential) Professional Communication: Excellent verbal and written communication skills, with the ability to communicate clearly, concisely, and with empathy and diplomacy (Essential) Partner Engagement: Builds strong relationships and collaborates effectively with internal and external partners, representing the CEO's Office with professionalism and discretion. (Essential) Judgment and Confidentiality: Exercises sound decision-making and maintains the highest standards of confidentiality, integrity, and discretion. (Essential) Health and Safety Awareness: General knowledge of workplace health and safety legislation and organizational policies related to employee well-being. (Essential) Self-Driven and Reliable: Works independently with minimal supervision; takes initiative and ownership of responsibilities while maintaining accountability under pressure. (Essential) Ability to work independently with minimal supervision and under pressure to meet deadlines. (Essential)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous etes actuellement un employe du CHEO ayant acces a Workday, veuillez postuler a cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succes a ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de cloture annoncee dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est recue.
Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les Anichinabes vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire.
Le CHEO est l'un des rares chefs de file mondiaux en matiere de sante pediatrique et il compte pres de 4 500 membres du personnel et medecins qui se consacrent a aider les enfants et les jeunes a vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grace a des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passe d'un hopital de soins actifs du 20e siecle a un systeme de sante integre du 21e siecle pour enfants et jeunes. Classe dans le premier un pour cent des hopitaux canadiens pour la numerisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'education pour faire progresser les soins sans discontinuite la ou ils sont necessaires, et ce, de maniere et aux endroits appropries. L'Institut de recherche du CHEO se consacre a la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large eventail de problemes de sante chez les enfants. Le CHEO a ete nomme a deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit ou travailler dans le domaine des soins de sante au Canada, et s'est classe au deuxieme rang des hopitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annees d'affilee. Pour la dixieme annee consecutive, les redacteurs du Palmares des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la region de la capitale nationale. Chaque annee, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Quebec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.
RESUME DES FONCTIONS
L'adjoint.e de direction (AD) aide l'equipe de gestion du CHEO a executer la mission et le plan strategique du CHEO. Ce poste joue un role essentiel pour le fonctionnement efficace du bureau du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe. Les membres de l'equipe de gestion traitent de questions complexes et delicates, et l'AD adopte une approche proactive, etablit l'ordre de priorite des taches et veille a ce que des reponses soient fournies en temps opportun. L'AD fait preuve de discretion, d'un grand sens du jugement et d'un esprit d'initiative developpe. La personne titulaire de ce poste possede aussi des competences administratives avancees, notamment en tenue de dossiers, en revision et en redaction, et assure une diffusion appropriee et en temps opportun des documents. Elle possede plus precisement des competences avancees en preparation de presentations attrayantes sur le plan visuel et en revision de rapports et de propositions.
L'un des aspects essentiels de ce role est que l'AD agit a titre de representant.e cle du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe aupres des partenaires externes, des patient.e.s et des familles, ainsi que des collegues internes. A ce titre, le ou la titulaire du poste contribue a faconner les premieres impressions et gere les interactions au nom du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe.
De plus, l'AD joue souvent un role de soutien en determinant les questions qui necessitent la participation directe du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe, et celles qui peuvent etre deleguees ou redirigees.
La personne titulaire de ce poste est responsable de la planification et de l'execution d'activites administratives, y compris la preparation de correspondance, de notes de service, de courriels, de proces-verbaux et de rapports, souvent de nature confidentielle, strategique ou specialisee, et doit etre en mesure de gerer les priorites et de mener plusieurs taches de front. Elle fournit un soutien administratif a un certain nombre de comites et est responsable de la gestion du calendrier du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe, y compris de la coordination et de la planification des reunions avec les partenaires internes et externes.
Elle offre un soutien de haut niveau et supervise le flux de travail quotidien lie au bureau de l'equipe de gestion. Faisant preuve d'un sens aigu des affaires et de competences exceptionnelles en service a la clientele, en attenuation des risques et en resolution de problemes, la personne en poste etablit les priorites, assure la coordination et communique l'information au nom du bureau du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Les responsabilites caracteristiques comprennent :Evaluer et classer par ordre de priorite les demandes, selon leur nature et leur degre de sensibilite; prendre les mesures appropriees ou les rediriger, selon le cas. Analyser les demandes recues, recueillir les renseignements pertinents et les transmettre aux membres du personnel ou de l'equipe de gestion appropries; faire un suivi pour assurer leur resolution. Se tenir au courant de toutes les activites relevant de la responsabilite du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe pour assurer une reponse en temps opportun aux demandes, aux initiatives et aux directives. Gerer les communications entrantes et sortantes, les approbations internes et les suivis pour assurer la reddition de comptes et la prise de mesures en temps opportun. Surveiller l'avancement des projets et les mesures a prendre; entreprendre de facon proactive le suivi aupres de partenaires, au besoin. Etablir et tenir a jour des systemes de gestion de bureau, comme des bases de donnees, des systemes de suivi, de classement et de rappel, des rapports mensuels et des dossiers confidentiels. Prendre des dispositions pour les deplacements et l'hebergement; preparer, examiner et traiter la documentation et les reclamations connexes. Coordonner les reunions et les rendez-vous : reserver des salles, confirmer les presences, organiser le service de traiteur et preparer la documentation requise. Tenir a jour le calendrier du ou de la vice-president.e principale et chef.fe des en s'assurant qu'il reflete les priorites et les engagements a venir; coordonner l'etablissement des horaires au besoin. Examiner la correspondance, les rapports et les documents de reunion et en faire la relecture d'epreuves, notamment pour en verifier le format, la grammaire, l'exactitude et l'exhaustivite. Effectuer des recherches, analyser et resumer l'information a utiliser dans les rapports, la correspondance et les presentations. Rediger en version preliminaire et formater divers documents, y compris des rapports, des ordres du jour, des presentations, des feuilles de calcul et de la correspondance; rediger des proces-verbaux precis et les achever en vue de leur distribution. Agir a titre d'agent.e de liaison cle et de representant.e du bureau du ou de la vice-president.e principal.e et chef.fe aupres des partenaires internes et externes, y compris les patient.e.s et les familles, en faisant preuve de professionnalisme et de discretion. Traiter et trier les appels, les demandes de renseignements, les plaintes et les questions delicates, en faisant preuve de tact et de diplomatie. Accomplir d'autres taches confiees.

QUALIFICATIONSDiplome d'etudes collegiales (deux ou trois ans) en administration de bureau ou dans un autre domaine d'etudes pertinent. (essentiel) Une personne qui possede de l'experience et une formation officielle ainsi qu'un rendement et des capacites averes pourrait etre exemptee des exigences precisees en matiere d'etudes. (essentiel) Une verification du casier judiciaire (essentiel) Bilinguisme anglais et francais (preferable) Competences technologiques avancees : Maitrise des logiciels et des outils numeriques de bureau modernes, y compris Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), les plateformes de videoconference et les systemes de collaboration infonuagique. Sens du detail en documentation : Aptitude a consigner, a resumer et a mettre en forme les proces-verbaux, les ordres du jour, les rapports et la correspondance avec precision et professionnalisme. Efficacite operationnelle : Maitrise d'equipement et de systemes de bureau standards pour soutenir un flux de travail administratif efficace (p. ex., outils de gestion de documents, messagerie vocale, imprimantes, numeriseurs). Gestion du temps et des taches : Capacite demontree a gerer des priorites concurrentes, a respecter des delais serres et a reagir avec souplesse dans un environnement dynamique et exigeant. Capacite d'adaptation et souplesse : Aptitude eprouvee a s'adapter aux changements organisationnels et aux priorites changeantes, ainsi qu'a faire preuve de souplesse et de resilience face a l'evolution des besoins. Communication professionnelle : Excellentes habiletes en communication tant a l'oral qu'a l'ecrit, et capacite a communiquer clairement, avec concision, empathie et diplomatie. Mobilisation des partenaires : Facilite a tisser de solides relations et a collaborer efficacement avec les partenaires internes et externes, en representant le bureau de l'equipe de gestion avec professionnalisme et discretion. Jugement et confidentialite : Prendre des decisions eclairees et maintenir les normes les plus elevees en matiere de confidentialite, d'integrite et de discretion. Connaissances en matiere de sante et securite : Connaissance generale des lois sur la sante et la securite au travail et des politiques organisationnelles liees au bien-etre des employes. Autonomie et fiabilite : Capacite a travailler de facon autonome avec un minimum de supervision; aptitude a faire preuve d'initiative et a assumer pleinement ses responsabilites tout en maintenant un haut niveau de reddition de comptes, meme sous pression. Facilite a travailler de facon autonome avec un minimum de supervision et sous pression tout en respectant les echeances.

A partir du 29 mars 2021, CHEO menera un processus de preselection et d'evaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varies et multidimensionnels tels qu'un test ecrit, un examen pratique ou une autre evaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et preferees peuvent etre testes.
La validation du bilinguisme (francais-anglais) se fera au moyen d'une evaluation des competences linguistiques menee par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.
Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines a TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements recus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traites conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario.
CHEO s'engage a offrir un environnement securitaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformement a cet engagement, tous les candidats doivent etre entierement vaccines contre la COVID-19 pour etre consideres comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de benevole. Les candidats sont egalement fortement encourages a recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour eviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la presentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complete doit etre fournie, ou la presentation de documents justificatifs d'une contre-indication medicale valide ou d'une autre consideration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at

TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.