Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Soutien etudiant et universitaire

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Affaires etudiantes, Relations avec la clientele, Specialiste operationnel principal

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/18

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/09/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Echelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

La ou le coordonnateur(trice) de projets, Operations commerciales, soutient la coordination de divers projets speciaux recurrents et des operations commerciales au sein des Relations avec la clientele, principalement en lien avec l'hebergement des etudiants et des invites, ainsi qu'avec la qualite continue des residences etudiantes et des hebergements hoteliers estivaux. Sous la direction du ou de la gestionnaire, relations client et gestion de projets, le ou la titulaire planifie, coordonne et execute tous les aspects des projets qui lui sont confies, en collaboration avec les parties prenantes internes et externes, afin de soutenir l'objectif de l'Universite visant a optimiser l'experience des etudiants et des clients.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Determiner les objectifs et priorites du projet, les echeanciers, les livrables ainsi que les besoins en ressources/budget pour divers projets recurrents ou speciaux (ex. : rentree annuelle des etudiants en residence, journees portes ouvertes, mise en oeuvre de nouvelles technologies), sous la direction et les conseils du ou de la gestionnaire ou du commanditaire du projet. Coordonner les activites, taches et aspects logistiques lies aux plans de projet approuves ; assurer le suivi de toutes les etapes et phases du projet, veillant au respect des budgets, echeanciers, portees et livrables. Diriger la coordination des activites telles que les comites avec des equipes multidisciplinaires, incluant gestionnaires, personnel technique et qualifie, benevoles et partenaires externes. Maintenir et gerer la configuration, le controle d'acces et les niveaux d'acces de divers logiciels et outils necessaires au bon fonctionnement de l'attribution des logements etudiants et des operations hotelieres estivales. Identifier les risques associes aux plans de projet ; elaborer des solutions de rechange et formuler des recommandations pour attenuer les risques ; s'assurer que les enjeux critiques sont discutes ou signales au gestionnaire ou au commanditaire du projet pour garantir une resolution appropriee. Identifier les indicateurs cles de performance et les lecons apprises tout au long du cycle de vie d'un projet, et formuler des recommandations pour ameliorer les projets futurs. Veiller a ce que les dossiers de projet soient bien documentes et conserves afin d'optimiser l'efficacite des projets recurrents et l'execution des plans de travail. Developper des relations de collaboration et des partenariats avec les fournisseurs de services internes et externes, ainsi qu'avec les intervenants communautaires, pour faciliter un large eventail d'activites en soutien aux projets. Coordonner des salons de services avec les parties prenantes afin de promouvoir l'Universite et la qualite de vie en residence, en mettant en valeur la qualite des hebergements ainsi que les nombreux avantages et services offerts. Suivre differents contrats de services et echeanciers de projets afin d'assurer la reussite des activites, notamment celles visant a ameliorer l'hebergement des etudiants et des invites, et a offrir une experience superieure. Apporter une expertise aux processus d'appel d'offres pour les contrats de services, en documentant les specifications et en definissant les criteres d'evaluation des propositions. Superviser le personnel occasionnel, les etudiants et plus de 100 benevoles, surtout pendant l'ete, en fournissant des directives sur les taches a accomplir dans le cadre de projets specifiques tels que la preparation a l'arrivee des etudiants dans les residences (planification du personnel, evaluation du rendement, definition d'objectifs a court terme, repartition du travail, gestion des conges, etc.) afin de respecter les echeanciers des projets. Agir comme personne-ressource pour d'autres services du campus, tels que les Services des sports et du mieux-etre, pour soutenir le recrutement de benevoles lors d'evenements. Agir comme personne-ressource specialisee de second niveau pour les questions complexes liees aux technologies et outils logiciels du secteur, afin d'assister les membres de l'equipe. Effectuer les premiers tests des ameliorations ou mises a jour technologiques du secteur, signaler les problemes techniques et les transmettre a l'equipe centrale des TI de l'Universite au besoin.

Ce que vous apportez :

Trois annees d'experience pertinente en gestion de projets. Etudes postsecondaires en administration des affaires, en gestion, ou toute autre combinaison equivalente de formation et d'experience. Bilinguisme - francais et anglais (oral et ecrit) essentiel. Connaissance des principes et methodes de gestion de projets. Une certification en gestion de projets est un atout. Connaissance des principes de gestion budgetaire. Maitrise des logiciels de gestion de projets. Connaissance de la cartographie des processus. Aptitudes averees en resolution de problemes, communication, organisation et presentation. Excellentes competences interpersonnelles, notamment la capacite a etablir et entretenir des relations positives avec une clientele diversifiee, avec respect, tact et discretion. Capacite a diriger une equipe de differentes parties prenantes par influence, sans autorite hierarchique. Capacite a motiver une equipe et a collaborer avec de multiples intervenants. Capacite a developper de nouveaux services et sources de revenus. Engagement demontre envers la satisfaction de la clientele. Capacite a travailler de maniere autonome et en equipe. Solides competences en negociation et en leadership. Connaissance des lignes directrices en matiere de contrats et d'approvisionnement. Connaissance des politiques, directives et reglements de l'Universite en matiere d'hebergement etudiant et d'accueil des invites. Excellentes competences organisationnelles pour gerer un environnement a rythme rapide, avec des exigences elevees, des delais serres et des operations continues. Capacite a analyser des documents et/ou des applications et a en interpreter le sens afin d'appliquer les regles et procedures appropriees. Experience dans l'elaboration et la maintenance de normes et d'indicateurs cles de performance dans les procedures quotidiennes. Capacite a analyser les problemes et a identifier des solutions potentielles. Disponibilite a travailler en dehors des heures normales de travail (soirees, fins de semaine) et a effectuer des heures supplementaires au besoin. Capacite a intervenir en cas d'urgence.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.