Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


12

Famille d'emplois :

Gestion d'evenements

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Affaires etudiantes, Relations avec la clientele, Congres et reservations

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage :

July 03, 2025

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

:

July 14, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Echelle salariale :

$72,437.00 - $91,502.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Planifier, gerer et promouvoir des evenements destines a mobiliser les diplomes, sensibiliser la communaute, tisser des liens avec les partenaires strategiques et la communaute universitaire, soutenir les efforts de recrutement et de financement ainsi que les activites de recherche.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Planification des evenements :

Planifier et conceptualiser, pour l'ensemble de la faculte ou du service, differents evenements sur campus et hors campus destines a mobiliser les diplomes, sensibiliser la communaute, tisser des liens avec les partenaires strategiques et la communaute universitaire, soutenir les efforts de recrutement et de financement ainsi que les activites de recherche. A cette fin, mener des discussions avec les clients, cerner les besoins et les echeances, etablir le budget, planifier et coordonner toutes les etapes de la mise en oeuvre de l'evenement.

Gestion des evenements :

Gerer et organiser toute la logistique des evenements, tels que les reservations, les locations, les inscriptions et invitations, services de traiteur, l'installation des equipements et l'agencement des espaces. Superviser le deroulement des evenements tout en etant disponible pour toute resolution de problemes qui pourraient survenir. Accueillir les invites et agir comme hote et representant de l'Universite durant chaque evenement.

Supervision des autres :

Embaucher, former et coordonner et superviser le travail du personnel charge du soutien requis pour la realisation des evenements, tel que les benevoles et les traiteurs, et s'assurer que leurs taches sont accomplies selon les normes et directives donnees.

Gestion budgetaire :

Gerer les budgets relies a l'organisation et au deroulement des evenements, tout en assurant le respect des limites budgetaires, des politiques, reglements et procedures connexes.

Promotion :

Participer a la planification et a l'elaboration des plans de promotion requis pour assurer la realisation des evenements afin de maximiser la sensibilisation et la participation.

Assurance de la qualite :

Elaborer des indicateurs de rendement et surveiller le rendement en effectuant des consultations et des sondages afin de maximiser l'efficacite des evenements. Analyser les resultats et apporter des ameliorations pour optimiser les protocoles applicables a la tenue d'evenement. Preparer des rapports, des comptes rendus et des evaluations de suivi post evenementiels afin de s'assurer que chaque evenement a atteint ses objectifs.

Communication et liaison :

Etablir et entretenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les partenaires internes et externes afin d'assurer le bon deroulement des operations sous sa responsabilite.

Ce que vous apportez :

Diplome collegial en marketing, en gestion d'evenement, en collecte de fonds, ou en communication, ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience de travail. Au moins cinq (5) annees d'experience dans un role semblable. Bilinguisme - francais et anglais (expression orale et ecrite). Capacite manifestee a formuler des idees creatives et a analyser, a evaluer et a negocier les details pour assurer la reussite d'un evenement. Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication. Excellentes aptitudes en resolution de problemes. Capacite a travailler sous pression et a respecter des echeanciers stricts. Autonomie et jugement Experience en gestion de projet. Experience en supervision d'equipes et de benevoles. Connaissance des principes et pratiques en gestion budgetaire. Solides habiletes organisationnelles. Connaissance des systemes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, applications Web et de conception graphique, les plateformes des medias sociaux, les tableurs, les bases de donnees, les logiciels de presentation, Internet et le courriel.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.