Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


12

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Affaires etudiantes - Promotion de la sante

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Echelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Responsable de l'execution des activites logistiques liees a la prestation de programmes au sein d'une faculte, d'un service ou d'un environnement de recherche, y compris, sans s'y limiter, les cours, ateliers, formations et evenements, tout en veillant au bon deroulement des operations et a une experience client exceptionnelle. Coordonner les elements lies aux ressources physiques et materielles, y compris les ententes avec les fournisseurs externes et d'autres services de l'Universite d'Ottawa. Effectuer des transactions financieres courantes, des communications de routine et d'autres fonctions de soutien administratif liees a la prestation des programmes. Peut egalement etre appele a executer des activites logistiques pour des projets speciaux dans le cadre du programme general.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Operations liees aux programmes :

Effectuer diverses fonctions operationnelles liees a la prestation continue de programmes dans un contexte de service, de secteur academique ou de recherche. Realiser des taches administratives et financieres courantes. Executer efficacement toutes les activites operationnelles entourant la prestation des programmes, en respectant le budget. Resoudre les problemes imprevus dans le cadre de l'execution des programmes et propose des solutions creatives pour assurer la continuite des operations. Tenir des dossiers exacts relatifs aux donnees historiques cles et aux indicateurs de performance des programmes.

Service a la clientele et communications :

Agir comme personne-ressource pour la communication entre la gestion des programmes, les clients, les collaborateurs, les experts et autres parties prenantes, afin d'assurer le partage efficace des renseignements essentiels lies aux composantes du programme sous sa responsabilite. Veillez a ce que l'information liee au programme, aux echeances et aux exigences soit toujours claire, precise et a jour. Traiter les commentaires des clients et transmetre les preoccupations plus complexes a la direction des programmes, dans le but de favoriser l'excellence du service.

Inscriptions aux activites et evenements :

Gerer les inscriptions liees a la participation continue aux offres de programmes. Planifier et executer efficacement l'inscription des participants ainsi que le suivi pour les evenements speciaux. Prendre en charge d'autres taches routinieres visant a assurer le bon deroulement des evenements dans le cadre du programme.

Coordination des ressources :

Assurer la gestion des inventaires exacts des ressources necessaires a la prestation des programmes. Contribuer a la planification globale de l'ensemble des offres de programmes en anticipant les besoins en ressources pour les differents cycles, incluant les besoins en materiel et en espace.

Production de rapports :

Produire divers rapports a l'intention de la direction, afin de soutenir la planification des programmes et les initiatives d'amelioration continue.

Ce que vous apportez :

Formation postsecondaire en administration ou combinaison equivalente de formation et d'experience Minimum de trois (3) annees d'experience pertinente en coordination administrative Bilinguisme (francais et anglais, parle et ecrit) Experience averee enservice a la clientele Experience dans un etablissement postsecondaire ou une organisation complexe (atout) Maitrise de l'ensemble de la suite Microsoft Office Connaissance des applications de gestion de contenu Web (atout) Solides competences en organisation et grand souci du detail dans un environnement dynamique Capacite a produire un travail de haute qualite malgre des echeances strictes et multiples Excellentes aptitudes interpersonnelles et en communication Capacite demontree a travailler efficacement en equipe Disponibilite occasionnelle a travailler en dehors des heures normales de bureau Disponibilite occasionnelle a voyager a l'exterieur de la region

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.