Job Description

Description du poste

FEMINA, veritable centre d'expertise consacre aux femmes en pleine expansion, souhaite ajouter un poste de coordonnatrice du secretariat et des operations cliniques a l'equipe.

Vous etes cette personne interessee par la sante des femmes, passionnee par le service a la clientele, organisee, polyvalente, rigoureuse et a l'aise avec l'informatique avec de l'experience en gestion d'une clinique?

Envoyez-nous votre CV

avec une lettre de motivation par courriel a : marisabelle@cliniquefemina.com. Seules les candidatures recues par courriel seront analysees.

Il nous fera plaisir de vous rencontrer!

Description de l'entreprise

FEMINA offre des services de physiotherapie, d'osteopathie, de massotherapie et de sexologie tous rassembles sous un meme toit. La clinique offre egalement des services en pediatrie dans l'optique de faciliter l'acces a des soins de qualite pour les mamans et leurs bebes. FEMINA se demarque en etant le seul centre concu specialement pour les femmes a Quebec avec une expertise en sante perineale et pelvienne, ainsi qu'en pediatrie. La mission de FEMINA consiste a contribuer au bien-etre de la femme par une prise en charge globale de sa sante et de celle de son bebe, ainsi qu'a lever le voile sur les problematiques de sante vecues par les femmes, en demystifiant les tabous qui les entourent. L'equipe multidisciplinaire de FEMINA accompagne sa clientele avec dignite, respect et empathie a travers une prise en charge personnalisee et une approche d'intervention educative.

Ce qui vous attend chez FEMINA

Rabais sur les services de massotherapie, d'osteopathie et de physiotherapie.

Assurances collectives.

Modele de gestion innovant axe sur : le respect, l'ouverture, la bienveillance et l'initiative.

Ambiance de travail stimulante, positive et respectueuse.

Environnement de travail agreable et tres lumineux.

Participation au developpement de l'entreprise et a sa culture.

Satisfaction de l'equipe sondee regulierement.

Equipe dynamique et accueillante.

Activites sociales a l'annee!

Details sur le poste

Titre: Coordonnatrice du secretariat et des operations cliniques

Poste permanent a temps plein du lundi au vendredi

Ouverture du poste : Decembre 2025

Clinique accessible en transport en commun par la ligne Metrobus 807

Role et mission

Sous la supervision de la direction, la coordonnatrice partage son temps entre des taches de secretariat et des responsabilites de coordination : elle consacre environ la moitie de son temps a des activites administratives et cliniques au secretariat, et l'autre moitie a la coordination de l'equipe. Elle veille a l'efficacite des operations, a la qualite de l'experience client et au soutien logistique des therapeutes. Par sa rigueur et son sens de l'organisation, elle contribue directement a la fluidite des horaires, a la satisfaction des clients et a la cohesion de l'equipe.

Responsabilites principales

1. Gestion des horaires et de la logistique

Planifier, coordonner et assurer le suivi des horaires des adjointes administratives et des therapeutes.

Gerer les demandes de vacances et s'assurer de la couverture adequate des plages horaires du secretariat.

S'assurer de l'optimisation de l'horaire de l'ensemble des therapeutes.

Horaire de jour, mais etre disponible pour intervenir en cas d'imprevus ou d'absences de derniere minute (entre 7h30 et 21h, du lundi au vendredi).

Veiller a la coherence et au bon fonctionnement global des horaires pour maintenir la qualite du service.

2. Soutien administratif et financier

Etre responsable de l'ensemble des paiements lies au secretariat et aux therapeutes.

Tenir a jour l'inventaire et effectuer les commandes hebdomadaires de fournitures.

Communiquer avec les fournisseurs, faire des demandes de soumissions et assurer le suivi des commandes et/ou des projets.

3. Gestion du secretariat et amelioration continue

Mettre a jour et ameliorer les procedures du secretariat afin d'accroitre l'efficacite operationnelle.

Organiser les points hebdomadaires avec l'equipe du secretariat et assurer la mise en application des ameliorations identifiees.

Gerer les priorites selon les besoins et urgences du service.

Superviser les adjointes : affichage des postes, entrevues, reunions annuelles et revisions salariales.

4. Experience client et image de la clinique

Maintenir une ambiance accueillante et professionnelle au secretariat pour favoriser une experience client positive.

S'assurer que les espaces (garde-robes, materiel, fournitures) soient toujours bien approvisionnes.

S'assurer du suivi des commentaires des clients via InputKit et Google et apporter les mesures appropriees au besoin a l'interne.

Gerer de facon proactive les situations impliquant des clients insatisfaits ou des commentaires a traiter.

Profil recherche

Excellente capacite d'organisation et de gestion des priorites.

Esprit d'initiative et autonomie dans la prise de decision.

Leadership positif et aptitude a mobiliser une petite equipe.

Grande proactivite et oriente sur l'amelioration continue.

Sens du service a la clientele et de la qualite d'experience.

Disponibilite et flexibilite pour repondre aux besoins operationnels.

Conditions et horaire

Poste a temps plein, du lundi au vendredi.

Envoyez-nous votre CV

avec une lettre de motivation par courriel a : marisabelle@cliniquefemina.com. Seules les candidatures recues par courriel seront analysees.

Il nous fera plaisir de vous rencontrer!

Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: a partir de 30,00$ par heure

Lieu du poste : En presentiel