Job Description

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A propos de Mila
Fonde par le professeur Yoshua Bengio de l'Universite de Montreal, Mila rassemble des chercheurs specialises en intelligence artificielle et plus precisement en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l'apprentissage profond, Mila s'est particulierement distingue dans la modelisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d'objets et les modeles generatifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d'une collaboration entre l'Universite de Montreal et l'Universite McGill, en lien etroit avec Polytechnique Montreal et HEC Montreal.
Mila s'est donne pour mission d'etre un pole mondial d'avancees scientifiques qui inspire l'innovation et l'essor de l'intelligence artificielle (IA) au benefice de tous.
Pour en connaitre davantage, veuillez consulter
Description du mandat:
Sous la responsabilite du Directeur, affaires academiques et soutien administratif a la recherche, vous offrez un soutien administratif proactif et autonome a un groupe de chercheurs du Mila. Ce role consiste a anticiper les besoins, a prendre des initiatives et a gerer l'administration et la logistique des activites des chercheurs. Vous jouerez un role cle dans la fluidite des operations du laboratoire en surveillant les echeances et en assurant des suivis rigoureux au sein de notre ecosysteme.
Vous integrerez un environnement bilingue, dynamique et en constante evolution, a la fine pointe de la recherche en IA. Ce poste est ideal pour une personne qui fait preuve d'agilite et qui s'epanouit dans un milieu au rythme soutenu, offrant de belles perspectives d'apprentissage.
Fonctions et responsabilites:

• Coordination: Assurer la coordination entre les differents acteurs qui interagissent au quotidien avec son groupe de chercheurs (universites, etudiants, collaborateurs externes, partenaires internes, etc.)
• Gestion d'agenda proactive: Gerer de maniere proactive et autonome l'ensemble de l'agenda du chercheur, comprendre ses priorites, et resoudre de facon autonome les conflits d'horaire.
• Gestion financiere: Prendre en charge le processus de rapport de depenses en fonction des echeances. Assurer le suivi et la resolution des problemes lies aux paiements et aux transferts en collaborant si necessaire avec les autres equipes de Mila. Suivre les regles et processus de paiement du laboratoire et de Mila.
• Correspondance et CV: Anticiper les dates limites de mise a jour du CVC et s'assurer de sa coherence. Rediger des lettres avec un certain niveau de complexite pour les chercheurs (ex: lettres pour le CAQ).
• Organisation d'evenements: Prendre en charge certains elements de la planification de divers evenements (invitations, logistique, traiteur ou creation d'agenda). Assurer la liaison avec les autres equipes de Mila.
• Administration des subventions: Rassembler les informations pour les demandes de subvention. Coordonner la preparation des documents et s'assurer du respect des echeanciers.
• Soutien aux etudiants-chercheurs: Assurer le suivi proactif du progres des etudiants, de la coordination des dossiers academiques et des etapes cles pour l'ensemble du laboratoire.
• Communication et Liaison: Communiquer efficacement et etroitement avec des partenaires internes et externes. Mettre a jour le site Internet du chercheur. Initier des contacts avec des parties prenantes des differents projets du laboratoire.
• Executer diverses taches de nature administrative pour assurer le bon fonctionnement de l'equipe Soutien administratif a la recherche et ses services offerts aux chercheurs.

Requirements:

• Diplome universitaire de premier cycle
• Minimum de 5 annees d'experience pertinente
• Minimum de 2 annees d'experience dans un milieu academique ou de recherche.
• Forte capacite d'anticipation, proactivite et autonomie.
• Excellentes competences en resolution de problemes et en gestion des priorites.
• Curiosite pour l'intelligence artificielle et interet demontre a l'integrer a vos processus de travail.
• Aptitudes demontrees a favoriser et promouvoir des interactions positives et productives avec des collegues issus de divers horizons.
• Capacite de comprendre et de repondre de maniere constructive aux points de vue diversifies, meme sous pression.
• Rigueur, souci du detail et pensee critique.
• Bilinguisme essentiel (francais et anglais), tant a l'oral qu'a l'ecrit, en raison des interactions avec notre communaute academique et nos partenaires.
• Maitrise de la plateforme CVC (CV commun canadien).
• Connaissance de la suite Google

Benefits:

• L'occasion de contribuer a une mission unique avec un impact important;
• Un programme d'assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidite, vie, assurance voyage et garanties complementaires);
• Un programme d'aide aux employes et a la famille;
• Un acces a un service de telemedecine;
• Une politique de conges annuels offrant une base de 20 jours de vacances des l'embauche;
• Un regime d'epargne retraite avec contribution de l'employeur minimale de 4%;
• Une genereuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue a votre bien-etre. Vous pouvez selectionner et combiner les options qui correspondent a vos besoins parmi les credits style de vie, une assurance bonifiee, des journees de vacances supplementaires et une contribution enrichie au regime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d'ete et une possibilite de teletravail;
• Un milieu de travail au coeur de la Petite Italie, dans le quartier branche Mile-Ex, a proximite des transports en commun;
• Une equipe d'experts de leur domaine, des gens passionnes et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaitre
A Mila, la diversite nous tient a coeur. Nous valorisons un environnement de travail equitable, ouvert et respectueux des differences. Nous encourageons toute personne souhaitant oeuvrer dans un ecosysteme en progression continue et stimulee a contribuer a l'application et la definition d'une culture saine et inclusive, a postuler.
Veuillez noter que seules les personnes selectionnees seront contactees.
Coordinator - Support to researchers
About Mila
Founded by Professor Yoshua Bengio of the Universite de Montreal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Universite de Montreal and McGill University, with close links to Polytechnique Montreal and HEC Montreal.
Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all. To find out more, please visit
Mandate Description:
Reporting to the Director, Academic Affairs and Administrative Research Support, you will provide proactive and autonomous administrative support to a group of Mila researchers. This role involves anticipating needs, taking initiatives, and managing the administration and logistics of the researchers' activities. You will play a key role in the smooth operation of the laboratory by monitoring deadlines and ensuring rigorous follow-ups within our ecosystem.
You will be joining a bilingual, dynamic and constantly evolving environment at the forefront of AI research. This position is ideal for an individual who demonstrates agility and thrives in a fast-paced environment, offering great learning opportunities.
Duties and responsibilities:

• Coordination: Coordinate between the various stakeholders who interact daily with the research group (universities, students, external collaborators, internal partners, etc.).
• Proactive Calendar Management: Proactively and autonomously manage the researcher's entire calendar, understand their priorities, and independently resolve scheduling conflicts.
• Financial Management: Manage the expense reporting process according to deadlines. Track and resolve issues related to payments and transfers, collaborating with other Mila teams as needed. Follow the payment rules and processes of the lab and Mila.
• Correspondence and CV: Anticipate deadlines for updating the CCV (Common Canadian CV) and ensure its consistency. Write letters with a certain level of complexity for researchers (e.g. letters for the CAQ).
• Event Organization: Provide support in planning various events (invitations, logistics, catering, or creating agendas). Liaise with other Mila teams.
• Grant Administration: Gather information for grant applications. Coordinate the preparation of documents and ensure deadlines are met.
• Student-Researcher Support: Proactively track student progress, coordinate academic records, and monitor key milestones for the entire lab.
• Communication and Liaison: Communicate effectively and closely with internal and external partners. Update the researcher's website. Initiate contacts with stakeholders in the laboratory's various projects.
• Perform various administrative tasks to ensure the smooth running of the Administrative Support for Research team and its services to researchers.

Profile required:

• Bachelor's degree.
• Minimum of 5 years of relevant experience.
• Minimum of 2 years of experience in an academic or research environment.
• Strong ability to anticipate needs, proactivity, and autonomy.
• Excellent problem-solving and priority management skills.
• Curiosity about artificial intelligence and a demonstrated interest in integrating it into your work processes.
• Minimum of 2 years of experience in an academic or research environment.
• Ability to understand and respond constructively to diverse points of view, even under pressure.
• Rigorous, detail-oriented, and critical thinker.
• Bilingualism (French and English), both oral and written, is essential due to interactions with our academic community and partners.
• Proficiency with the CVC (Canadian Common CV) platform.
• Knowledge of the Google suite.

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
• Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you
At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.
Please note that only selected candidates will be contacted.

Skills Required