Job Description

La Ville de Saint-Hyacinthe recrute actuellement de nouveaux talents afin de repondre aux nombreux defis en cours et a venir dans notre ville dynamique.

Devenez

COORDONNATEUR.TRICE EN GESTION DOCUMENTAIRE

DIVISION GESTION DOCUMENTAIRE DES ServiceS JURIDIQUES

Concours 25-110

Sommaire du poste

Sous la responsabilite du greffier, le titulaire du poste developpe et met en oeuvre le programme de gestion documentaire pour l'ensemble des services de la Ville. Il voit a l'application des politiques, procedures et normes en matiere de gestion documentaire, ainsi que le developpement et la mise en oeuvre des systemes de classement et de classification.

Le coordonnateur joue un role strategique qui necessite une combinaison d'expertise en gestion de l'information, de competences en gestion de projets et de leadership. Le titulaire du poste a un role crucial et agit comme expert-conseil dans l'organisation, la conservation et l'accessibilite des documents municipaux, contribuant ainsi a l'efficacite et a la transparence des operations de la municipalite. Il doit s'assurer d'une structure optimale des informations, des documents et des donnees pour toute la municipalite afin de permettre de repondre aux besoins croissants en matiere de gestion documentaire et de securisation des donnees.

Principales fonctions

Assigne, coordonne et supervise le travail du personnel de la Division gestion documentaire, et accompagne le travail des employes de la Ville assignes a un projet de gestion documentaire;

Assure l'accueil et l'encadrement des nouveaux employes et identifie les besoins de formation;

Developpe, planifie, organise, coordonne et fait les suivis des projets lies a la gestion des documents au sein de l'organisation, et en mesure leur efficacite et propose des ameliorations;

Participe a l'etablissement des orientations et des priorites en lien a la gestion documentaire, et ce, avec le directeur des Services juridiques;

Voit a l'elaboration, a la mise en oeuvre et au respect du programme de gestion documentaire ayant trait a l'ensemble du cycle evolutif des documents, de tout type de support, depuis leur creation jusqu'a leur destruction ou a leur versement aux fonds d'archives;

Redige, elabore, met a jour et diffuse des politiques et des procedures en termes de gestion documentaire en s'assurant qu'elles soient comprises et appliquees par tous les utilisateurs;

Developpe, elabore, implante et met a jour des outils de gestion documentaire (plan de classification, calendrier de conservation, logiciel de gestion integree des documents (GID), plan d'urgence pour les archives en cas de sinistre, circulation, index, etc.);

Agit comme personne-ressource aupres des directions ou services de la Ville, analyse leurs besoins, effectue des recommandations, identifie des solutions, elabore, coordonne et supervise des activites et des projets de reproduction, de conservation, de transfert de support, voit a leur realisation et en assure le suivi ;

Effectue ou fait executer, en fonction des normes etablies, divers travaux relies au processus de gestion des documents municipaux;

Realise des inventaires des differentes series documentaires electroniques;

Met en oeuvre des solutions de gestion integree des documents (GID) ou de gestion electronique des documents (GED) en assurant la coherence entre les systemes et les differentes applications municipales, et collabore etroitement avec la Direction des technologies de l'information dans divers projets de GED sous sa supervision;

Est responsable de la securite, de la protection, de la confidentialite et du suivi des demandes d'acces. Il fait des recommandations pour la gestion des droits d'acces et les applique;

Assume la responsabilite de l'indexation des documents municipaux (reglements, proces-verbaux, etc.), puis analyse et suggere les ameliorations a y apporter;

S'assure que la gestion des documents respecte les lois et reglements en vigueur, notamment en matiere de protection des renseignements personnels;

Effectue divers travaux d'analyse et de recherche, et assiste le requerant dans leur consultation, le tout conformement a la Loi sur l'acces aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

Est responsable de la gestion administrative, de la gestion des ressources materielles (equipements, amenagement, entreposage, controle, etc.) et de la redaction des devis necessaires aux activites de la Division gestion documentaire;

Elabore le budget lie aux activites de gestion documentaire, le soumet a son superieur et en assure le suivi;

Voit et assure l'amenagement physique, l'organisation et le controle de l'entreposage des documents dans tous les depots d'archives de la Ville;

Assiste le greffier pour la confection et la tenue a jour des registres prevus par la Loi sur l'acces aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

Accomplit toute autre tache a la demande de son superieur.

Exigences du poste

Detenir un certificat en archivistique ou un baccalaureat dans un domaine en lien a l'emploi, ou posseder toute autre combinaison de formation et d'experience jugee equivalente;

Detenir une certification en gestion numerique est un atout;

Posseder un minimum de cinq (5) annees d'experience pertinente en gestion documentaire et archives;

Posseder une experience en milieu municipal est un avantage qui sera considere;

Etre oriente vers l'innovation et l'adaptation aux technologies;

Avoir un leadership mobilisateur;

Avoir le sens du service client et de la collaboration interservices;

Avoir des habiletes a gerer le changement, en concertation avec differents partenaires;

Avoir l'esprit d'analyse et de synthese, et un bon sens de l'organisation;

Posseder les autres qualites et aptitudes suivantes : avoir une aisance a communiquer, avoir le sens des responsabilites, avoir de l'initiative, etre autonome dans son travail, etre minutieux et rigoureux ;

Competences en planification et gestion de projets lies a la gestion documentaire;

Connaissances informatiques : outils Microsoft 365 et SharePoint;

Connaissance de logiciels de gestion des documents (Constellio un atout)

Horaire et remuneration

La semaine reguliere de travail est d'une duree de

32,50

heures

, reparties du lundi au vendredi. L'echelle salariale associee a ce poste varie de

86 886 $

a

102 219 $

, et est accompagnee d'une gamme complete d'avantages sociaux.

Postuler des maintenant

Les personnes interessees doivent transmettre leur curriculum vitae accompagne d'une copie des diplomes requis,

au plus tard le 12 septembre 2025

, en mentionnant le numero de

concours 25-110,

par courriel a : rh@st-hyacinthe.ca.

Nous appliquons un programme d'acces a l'egalite a l'egard des femmes, des personnes vivant avec un handicap, des minorites visibles, des autochtones et des minorites ethniques.

L'usage exclusif du genre masculin se veut essentiellement dans le but d'en faciliter la lecture.

Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactes.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: 86886,00$ a 102219,00$ par an

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Invalidite Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Conges payes Evenements d'Entreprise Programme d'Aide aux Employes Programmes de Bien-etre Regime de retraite Stationnement sur place Tenue Decontractee
Lieu du poste : En presentiel

Date limite de candidature: 2025-09-12