Job Description

Milieu de travail

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Le

Service de la planification et des projets immobiliers

etudie, planifie et realise le developpement du parc immobilier de HEC Montreal. Il met en place le plan directeur immobilier pour ses batiments existants et futurs dans le but d'assurer le developpement de l'institution. Il voit a la realisation des projets immobiliers tout en s'assurant du maintien des actifs des batiments existants du parc immobilier.

Role et responsabilites

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Veuillez noter que l'horaire de ce poste est flexible et est de 37,5 heures par semaine.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des evenements

est responsable de la planification, de la coordination et du suivi logistique des evenements. La personne titulaire de l'emploi agit a titre d'intermediaire entre les services internes, les usagers et les fournisseurs externes, assurant une communication fluide, une repartition efficace des ressources et une satisfaction client optimale.


Elle est egalement responsable de la gestion de l'inventaire du materiel evenementiel et d'amenagement afin de garantir la disponibilite des ressources necessaires pour soutenir les activites et les evenements de l'Ecole.

Plus specifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Coordination des evenements

Analyse les plans d'amenagement d'evenements recus a la suite de l'approbation du client.


Planifie et coordonne les differents services (communications, securite, audiovisuel, traiteur, entretien menager, etc.) et fournisseurs externes pour l'installation et le demontage des amenagements.


Collabore avec les responsables techniques et l'entretien menager pour la realisation de projets d'evenement.


Joue un role cle de liaison entre les unites administratives, d'enseignement et de recherche, les organisateurs d'evenements, les services techniques et les fournisseurs pour assurer la coherence des operations.


Organise des rencontres de coordination, communique clairement les besoins de chacun et ajuste les plans en consequence.


Suit de pres l'evolution des demandes et veille a la resolution proactive des imprevus ou conflits d'horaire.


Offre un service a la clientele, en assurant un soutien personnalise aux organisateurs internes et aux partenaires externes.


S'assure que chaque mise en place d'evenement ou d'amenagement reponde aux standards de qualite et a l'image de marque de HEC Montreal.


S'assure que les espaces soient propres, fonctionnels et accueillants avant et apres chaque evenement.


Recueille la retroaction post-evenement et propose des pistes d'amelioration continue.

Gestion de l'inventaire et du materiel

Maintient a jour l'inventaire de tout le materiel d'evenement.


Effectue les suivis necessaires pour la reception, l'entreposage et la distribution du mobilier requis.


Veille a la conservation, au bon etat et a la disponibilite du materiel, en collaboration avec les services concernes.


Collabore a l'optimisation des ressources materielles et propose des acquisitions ou remplacements au besoin.


Tient a jour les calendriers d'evenements et les plans d'entretien preventif.


S'assure que la disposition du mobilier dans les espaces communs de l'ecole respecte les plans d'amenagement types.


Elabore et tient a jour les regles et procedures de travail de sa section.


Produit des rapports de suivi logistique et operationnel pour son secteur.


Soumet a son superieur tout dossier requerant une attention particuliere; effectue toute autre tache a la demande de son superieur ou necessitee par ses fonctions, permettant de maintenir ou d'ameliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherche

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Diplome d'attestation d'etudes collegiales (AEC) en coordination d'evenements ou tout autre domaine connexe et un minimum de huit annees d'experience pertinente, incluant la coordination d'evenements


Excellente connaissance de la langue francaise parlee et ecrite


Bonne connaissance de la langue anglaise parlee et ecrite


Tres bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant (Maximo, InfoSilem, Excel, etc.)


Excellentes habiletes interpersonnelles et diplomatie


Fortes habiletes dans les relations interpersonnelles (approche client)


Capacite a se deplacer entre les trois edifices de l'Ecole selon les besoins et dossiers en cours


Rigueur, autonomie et capacite de travailler sous pression sur plusieurs projets


Disponibilite a travailler en presentiel ainsi qu'occasionnellement, les soirs et les fins de semaine selon les evenements


Connaissance du milieu universitaire (atout)

Avantages

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23 jours de vacances annuelles apres un an de service


16 jours feries


Horaire estival: 10 vendredis d'ete


Amenagement de temps de travail: mode hybride


Programme de formation et de developpement plus genereux que le marche


Programme d'assurances collectives


Regime de retraite a prestations determinees


Acces a un service de telemedecine


HEC Montreal reconnait l'apport essentiel et necessaire des femmes, des Autochtones, des minorites visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identite sexuelle, et s'engage a garantir l'egalite des chances a tous les candidats qualifies. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes a l'ensemble de notre communaute.



HEC Montreal applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les membres des groupes designes a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature.



L'annonce de cet emploi dans les medias externes peut se faire simultanement a l'affichage interne a l'Ecole. Les candidatures internes sont traitees en priorite, conformement a nos procedures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une reponse.



Nous vous souhaitons bon succes dans la suite de ce processus.