Job Description

Coordonnateur(-trice) de projet

Resume

Sous la responsabilite du directeur, Engagement communautaire et alliances strategiques, le coordonnateur de projet veillera a ce que tous les objectifs et livrables du projet soient atteints dans les delais et les limites du budget. Il s'agit d'un projet de quatre ans visant a sensibiliser la communaute aux programmes d'alphabetisation et a renforcer les capacites afin d'ameliorer les competences en litteratie des communautes anglophones de la province.

Responsabilites

Coordination de projet et soutien administratif

Aider le directeur a mener a bien tous les livrables du projet en mettant en oeuvre et en maintenant des controles de processus rigoureux pour soutenir la coordination du projet. Developper des outils et des processus internes pour gerer le calendrier et le flux de travail du projet et rendre compte regulierement au directeur des progres realises (etapes importantes, indicateurs de performance cles, mises a jour budgetaires, etc. Tenir a jour tous les fichiers specifiques au projet sur le disque dur de l'entreprise Examiner le processus de mise en place d'une enquete reguliere aupres des parties prenantes et identifier les meilleures pratiques pour la collecte continue des avis des parties prenantes. Fournir un soutien logistique au comite consultatif du projet (planification, redaction des proces-verbaux).

Subventions communautaires

Gerer la distribution des versements des subventions communautaires ainsi que la reception des rapports financiers et d'activite des beneficiaires. Avec le directeur, aider les organisations participantes a s'assurer que les projets sont conformes aux exigences contractuelles et de responsabilite et aux objectifs du programme, notamment en matiere de budget, de resultats attendus, de durabilite et de legislation.

Developpement

Soutenir le developpement d'une plateforme en ligne pour la formation et le stockage de ressources/outils en ligne destines aux prestataires de services LES. En collaboration avec le directeur et une personne-ressource externe, coordonner un forum annuel reunissant les partenaires communautaires et les parties prenantes afin de recueillir les meilleures pratiques et les enseignements tires. Coordonner le calendrier et la logistique du programme annuel de formation professionnelle et des ateliers.

Promotion

Developper des opportunites de sensibilisation au projet par divers canaux de marketing et de communication. Faire connaitre les resultats du projet, notamment les ateliers de developpement professionnel, les resultats de recherche, la plateforme/les ressources en ligne et les mises a jour sur les subventions communautaires, aux prestataires de services et aux autres parties prenantes dans tout le Quebec.

Autres

Aider le directeur a identifier des strategies visant a garantir la viabilite a long terme de l'initiative d'alphabetisation. Suivre les activites des parties prenantes afin d'eclairer la strategie de representation communautaire du projet.

Qualifications

Etudes postsecondaires en gestion de projet, administration, communication, education ou dans un domaine connexe. Connaissance des environnements a but non lucratif ou axes sur la communaute, en particulier dans le domaine de l'education ou des initiatives d'alphabetisation. Grande capacite a mettre en oeuvre et a maintenir des controles de processus pour le suivi des projets. Excellentes competences en communication orale et ecrite.

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Project Coordinator

Summary

Reporting to the Director, Community Engagement and Strategic Alliances, the Project Coordinator will ensure all project objectives and deliverables are achieved on time and on budget. This is for a four-year project aimed at raising community awareness of literacy programs and building capacity to improve literacy skills for English-speaking communities in the province.

Responsibilities

Project Coordination and Administrative Support

Support the Director in the successful completion of all project deliverables by implementing and maintaining strict process controls to support project coordination. Develop internal tools and processes to manage project schedule and workflow and report to Director regularly on progress (milestones, KPIs, budgetary updates etc.). Maintain and keep up to date all project-specific files on the corporate drive. Review process to deploy a regular stakeholder survey and identify best practices for ongoing collation of stakeholder insights. Provide logistical support to the project advisory committee (scheduling, minute-taking).

Community Grants

Manage the distribution of community grant installments as well as intake of financial and activity reporting from grantees With Director, support participating organizations to ensure projects are in compliance with contractual and accountability requirements and program objectives, including budget, deliverables, sustainability, and legislation

Professional Development

Support the development of an online platform for training and repository of on-line resources/tools for LES service providers. In collaboration with the Director and external resource-person, coordinate an annual forum to convene community partners and stakeholders to collect best practices and learnings. Coordinate scheduling and logistics for annual schedule of professional development training and workshop opportunities.

Promotions

Develop opportunities to raise awareness about the project through various marketing and communication channels. Advertise project outputs, including professional development workshops, research findings, online platform/resources, and updates on community grants, to service providers and other stakeholders throughout Quebec.

Other

Support the Director in identifying strategies to ensure the long-term sustainability of the literacy initiative. Monitor stakeholder activity to inform the project's community representation strategy.

Qualifications

Post-secondary education in project management, administration, communications, education, or a related field Familiarity with non-profit or community-focused environments, especially related to education or literacy initiatives. Strong ability to implement and maintain process controls for project tracking. * Strong verbal and written communication skills.