Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
Si vous etes un employe actif de McGill (c.-a-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif a l'Universite McGill), ne postulez pas via ce site de carriere. Connectez-vous a votre compte McGill Workday et postulez a cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la supervision de l'Agente des affaires etudiantes, la personne titulaire fournit un soutien administratif et secretarial. Elle contribue au bon fonctionnement du Departement de biochimie et agit comme personne-ressource pour les politiques et procedures. Elle administre les comptes de l'unite, assiste a l'organisation des activites departementales et est responsable des documents et dossiers de l'unite. Elle assure la mise a jour des systemes informatises.
Principales responsabilites :Participer a la planification, l'organisation et la mise en place des series de seminaires et autres activites liees aux affaires etudiantes : coordination des visites des conferenciers invites, commandes de repas, preparation des salles. Coordonner les reservations de salles, y compris celles de la salle de conference McIntyre. Gerer l'agenda du/de la directeur(trice) : fixer les rendez-vous, rappeler les echeances et organiser l'horaire selon les priorites. Preparer et soumettre les rapports de depenses (ER) pour diverses activites de l'unite (activites de consolidation d'equipe, seminaires, voyages internationaux). Assister les professeurs, repondre aux questions et soumettre les ER en leur nom. Se tenir a jour sur les politiques et procedures de traitement des ER et les services de voyage de l'universite. Agir comme personne-ressource pour les cartes d'acces du departement. S'assurer que les nouveaux employes et etudiants en emploi ont les autorisations necessaires pour acceder aux locaux BIOC. Point de contact pour les demandes de cles. Responsable des commandes de fournitures de bureau et de la gestion des inventaires. Point de contact pour les demandes liees a Uprint et aux problemes d'impression, ainsi que pour l'achat de papier via MMP. Point de contact pour la gestion des dechets, la ventilation (HVAC) et les problemes lies au batiment. Evaluer et rediriger les demandes vers les services appropries. Coordonner l'installation des telephones et/ou d'Internet. Evaluer et referer les problemes informatiques a Med IT. Tenir un inventaire et un suivi des travaux en cours sur les ordinateurs du departement. Coordonner la collecte d'informations et la preparation du bulletin departemental. Publier des articles sur PubMed - Bibliotheque nationale de medecine. Mettre en ligne et afficher les affiches de seminaires et les nouvelles BIOC sur les babillards McIntyre et le site Web. Mettre a jour le contenu. Accueillir les visiteurs a la reception. Rediriger les visiteurs, courriels et appels vers le personnel approprie. Distribuer les informations departementales (affiches, avis du batiment). Mettre a jour et afficher regulierement la disponibilite des salles. Gerer la reception, le tri et l'envoi du courrier. Rediriger vers les nouvelles adresses si necessaire. Informer de la reception des colis et aviser le personnel responsable des articles devant etre places au congelateur. Soutenir l'equipe des affaires etudiantes pour l'organisation des examens, l'impression et la publication des notes.

La liste ci-dessus est representative et non exhaustive des taches pouvant etre effectuees par la personne titulaire.
Autres competences et/ou aptitudes :Capacite a travailler efficacement en equipe. Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorites. Communication fluide en francais et en anglais, a l'oral et a l'ecrit. Capacite a resoudre des problemes et a faire preuve d'initiative dans son champ de responsabilite. Aptitude demontree a respecter les echeances. Capacite a assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanement. Maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Souci du detail et capacite d'autocorrection. Orientation client et sens du service. Experience aupres des etudiants dans divers contextes. Experience en verification, revision ou synthese de dossiers etudiants. Connaissance des politiques et procedures academiques et etudiantes. Experience en publication sur les medias sociaux et avec le systeme de gestion Web de McGill en tant qu'editeur de site. Experience avec la plateforme MS Teams et ses modules complementaires. Capacite demontree a utiliser les fonctions avancees de Banner et Minerva. Aptitude a rediger des correspondances courantes, a reviser et corriger des documents, a rediger des proces-verbaux et a maintenir des pages Web. Capacite a travailler sous pression.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montreal, voici ce que nous offrons : Avantages sociaux concurrentiels (sante, dentaire, assurance-vie) (si eligible)*
Regime de retraite a cotisations definies (avec contribution de l'employeur jusqu'a 10%) (si eligible)*
Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) et Compte d'epargne l'abri de l'impot (CELI) Politique de vacances competitive Deux (2) journees personnelles
Deux (2) conges flottants
Neuf (9) vendredis d'ete - conges payes entre la fete de la St-Jean Baptiste et la fete du Travail Conges payes pendant la periode des vacances de decembre Credit pour frais de scolarite pour le personnel regulier (100%) et leurs personnes a charge (66%) Jusqu'a deux (2) jours de travail a distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise a travailler au Canada et dispose a travailler dans la province de Quebec sur le campus ou le poste est base/situe.

Connaissance du francais et de l'anglais: L'Universite McGill est une universite de langue anglaise ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication verbale et ecrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete determine comme etant de niveau 4 sur une echelle de 0-4.

Pour une definition de nos niveaux de competence linguistique ecrite et parle, veuillez cliquer ici.
Formation et experience minimales requises :
DEP - Etudes de secretariat 4 ans Experience pertinente / DEP - Systemes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Student Affairs Officer
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-12-13
Date limite pour postuler :
2025-12-08L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.