Job Description

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Le Service de vie sur le campus et engagement etudiant soutient tous les etudiants de McGill en leur permettant d'acceder a des ressources et a des possibilites interessantes de mobilisation. Il oriente les etudiants au sein de l'experience etudiante de McGill en mettant en place des programmes d'orientation et de transition ainsi qu'en offrant des possibilites de vie etudiante sur le campus afin que les etudiants puissent developper leurs interets et perfectionner leurs competence
Resume du poste
Sous la supervision de la direction adjointe, Experience des nouveaux etudiants de l'unite Vie de campus et engagement etudiant, veiller au bon deroulement des activites quotidiennes de l'unite en coordonnant les taches administratives, la planification et la logistique des evenements, ainsi que les mises a jour. Gerer les sites Web, les calendriers des evenements et les outils de planification de l'unite, recueillir des informations aux fins de preparation des evenements et coordonner la reservation des lieux, l'amenagement des salles, les besoins technologiques et la logistique des evenements le jour meme. Preparer les rapports statistiques et aider a la redaction des proces-verbaux des reunions de l'unite. S'acquitter de taches connexes au besoin.

Fonctions et responsabilitesOrganiser des activites assurant le bon fonctionnement au quotidien de l'unite Vie de campus et engagement etudiant, et veiller a ce que les fonctions administratives soient exercees conformement aux buts et objectifs de l'unite et des sous-unites. En consultation avec le personnel de Vie de campus et engagement etudiant, elaborer et tenir a jour un calendrier des evenements de l'unite, et veiller a ce que les statistiques de l'unite soient mises a jour en temps utile avec les informations pertinentes concernant le soutien, la planification et la logistique d'evenements. Faire le suivi des inscriptions et de la participation aux evenements, et aider a la consolidation des donnees statistiques mensuelles de l'unite. Aider a la creation de rapports et de presentations de donnees. Coordonner les aspects logistiques des evenements (par exemple, formations, presentations, ateliers, reunions, conferences, seminaires, invitation d'experts, etc.), y compris la reservation des lieux, l'amenagement des salles, les besoins technologiques, les inscriptions et le suivi. Preparer les comptes rendus de reunions et de presentations (par exemple, les reunions du Groupe de planification de la semaine d'accueil). Superviser l'administration de la logistique des evenements le jour meme, y compris les problemes logistiques ou techniques courants (par exemple, projecteurs, presentations, etc.), la coordination avec le personnel et la liaison avec les fournisseurs. Soutenir la mise en oeuvre du plan de communication annuel et le travail de l'adjoint(e) aux communications. Assurer la mise a jour reguliere des sites Web de l'unite. Nouer et entretenir des relations de travail avec le personnel des lieux ou les evenements sont organises et servir de point de contact principal en ce qui concerne les reservations d'espaces, y compris ceux de la semaine d'integration et de la semaine d'accueil. Tenir a jour les instructions, les lignes directrices et les protocoles relatifs a la reservation des espaces, en collaboration avec l'equipe Vie de campus et engagement etudiant. Pour les activites prealables a l'arrivee, gerer, en collaboration avec le personnel de Vie de campus et engagement etudiant, les invitations (c'est-a-dire pour les webinaires, etc.), et aider a la gestion des outils d'inscription aux activites d'accueil et aux webinaires destines aux nouveaux etudiants. Au besoin, accomplir des taches de communication, notamment en preparant des courriels et des bulletins d'information a l'intention des nouveaux etudiants, en assurant la maintenance et la mise a jour du site Web Partez du bon pied! et en envoyant des rappels d'evenements aux etudiants, aux etudiantes et aux parties prenantes. Tenir a jour l'inventaire de la signalisation logistique et agir a titre de personne-ressource pour d'autres types de signalisation et de supports visuels. Rester a l'affut des nouveaux developpements technologiques afin de maintenir a jour ses competences, ses connaissances et sa comprehension des outils technologiques pertinents. Maitriser les plateformes utilisees dans le cadre des activites de Vie de campus et engagement etudiant, et soutenir l'equipe selon les besoins, notamment en aidant a la formation et/ou en effectuant des taches telles que l'extraction de rapports. Aider les animateurs et animatrices a configurer les systemes et logiciels de videoconference de l'Universite McGill. Au besoin, assurer l'accueil de la clientele de l'unite Vie de campus et engagement etudiant et du Pavillon des services aux etudiants Brown, notamment en comblant les quarts de travail inoccupes de l'unite, en remplacant des membres de l'Equipe-conseil etudiante AskMcGill et en participant aux kiosques de promotion des Services aux etudiants. Assumer certaines fonctions du (de la) coordonnateur(-trice) administratif(-ive) principal(e) en cas d'absences prevues ou imprevues. S'acquitter de taches connexes au besoin.


Autres habiletes et/ou aptitudesDiplome d'etudes collegiales (DEC) et au moins 5 ans d'experience pertinente, ou baccalaureat en administration et de 2 a 3 ans d'experience. Grand souci du client et capacite de travailler efficacement aupres de l'effectif etudiant, du personnel et des parties prenantes internes. Capacite a communiquer de maniere claire et precise, tant a l'oral qu'a l'ecrit, dans les deux langues officielles. Solides competences en matiere d'organisation et de coordination aux fins de gestion des calendriers, de la logistique des evenements, des flux de travail administratifs et des outils de planification. Souci du detail demontre dans la preparation de resumes, le suivi de la participation et la tenue de la documentation. Experience dans la logistique d'evenements, y compris l'amenagement des salles, les processus d'inscription, la configuration technique de base, la coordination sur place et la liaison avec les fournisseurs ou les partenaires internes. Capacite a travailler dans un environnement dynamique ou les interruptions frequentes, les priorites changeantes et les periodes de pointe sont courantes. Capacite averee a travailler de facon collaborative au sein d'une equipe, tout en accomplissant des taches de maniere independante au besoin. Capacite a traiter des informations confidentielles et sensibles avec discretion, tact et professionnalisme. Maitrise des outils technologiques utilises pour le soutien administratif et evenementiel (par exemple, MS Office, plateformes de videoconference, outils d'inscription, sites Web et calendriers). Capacite a maitriser de nouveaux outils numeriques et a s'adapter aux technologies et aux processus en constante evolution. Solides competences interpersonnelles necessaires a l'accueil et aux interactions avec la clientele. S'acquitter de taches connexes au besoin. Capacite a travailler le week-end ou le soir pour repondre aux besoins operationnels de l'unite. Les heures de bureau normales sont de 9 h a 16 h.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montreal, voici ce que nous offrons : Avantages sociaux concurrentiels (sante, dentaire, assurance-vie) (si eligible)*
Regime de retraite a cotisations definies (avec contribution de l'employeur jusqu'a 10%) (si eligible)*
Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) et Compte d'epargne l'abri de l'impot (CELI) Politique de vacances competitive Deux (2) journees personnelles
Deux (2) conges flottants
Neuf (9) vendredis d'ete - conges payes entre la fete de la St-Jean Baptiste et la fete du Travail Conges payes pendant la periode des vacances de decembre Credit pour frais de scolarite pour le personnel regulier (100%) et leurs personnes a charge (66%) Jusqu'a deux (2) jours de travail a distance par semaine lorsque le poste le permet

Seules les candidatures retenues seront contactees apres le 9 janvier 2026.Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise a travailler au Canada et dispose a travailler dans la province de Quebec sur le campus ou le poste est base/situe.

Connaissance du francais et de l'anglais: L'Universite McGill est une universite de langue anglaise ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication verbale et ecrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete determine comme etant de niveau # (qualificatif) sur une echelle de 0-4.

Pour une definition de nos niveaux de competence linguistique ecrite et parle, veuillez cliquer ici.
Formation et experience minimales requises :
DEC III 3 Ans Experience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director New Student Experience
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
Date limite pour postuler :L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.