Job Description

A titre de Coordonnateur(rice) de programme, vous serez responsable de la gestion des taches administratives et du soutien a la coordination quotidienne avec les clients internes et externes. Vous travaillerez en collaboration avec l'equipe du programme et les equipes fonctionnelles de Davie afin de coordonner tous les aspects administratifs du programme, de maniere a garantir que les exigences du projet sont respectees et entierement consignees dans les registres de l'entreprise



Plus specifiquement, vous aurez a :


Fournir un soutien confidentiel au Bureau de gestion du programme (BGP) affecte, selon les besoins. Planifier et gerer diverses reunions dans les calendriers. Fournir un soutien administratif a l'equipe du programme, selon les besoins. Soutenir les reunions et les ateliers du programme et y assister pour rediger les proces-verbaux, y compris les reservations de salles, les laissez-passer pour visiteurs, les notes, les mesures a prendre, la compilation et la distribution, ainsi que la nourriture et les boissons. Travailler avec le departement du controle documentaire pour s'assurer que les documents confidentiels sont securises a l'aide des mesures de protection appropriees. Soutenir la preparation et la coordination de la documentation relative au programme, y compris les documents, accords et livrables contractuels, les procedures du programme, les ordres de changement, les instructions sur site et les comptes rendus de reunion. Tenir a jour les registres de correspondance du programme. Numeriser et classer les documents dans le systeme approprie, conformement aux processus de gestion documentaire de l'entreprise. Developper et tenir a jour des outils de suivi pour les differentes reunions et ateliers du programme. Soutenir la reunion mensuelle d'examen des risques en collaboration avec le departement du controle des projets a l'aide de l'application de suivi des risques de l'entreprise M-Files. Organiser des conferences telephoniques (telephone et video). Coordonner et suivre les demandes de maintenance TI et des espaces de travail. Tenir a jour les calendriers annuels des conges et des emplacements du BGP. Tenir a jour l'organigramme du programme a l'appui du BGP. Gerer et commander les fournitures de bureau necessaires a l'equipe du programme affectee. Coordonner les arrangements de voyage (vols, hotels, voitures, hebergements temporaires) pour le personnel affecte au programme, conformement a la politique de l'entreprise. Enregistrer toutes les depenses de voyage et veiller au respect de la politique de l'entreprise. Coordonner l'integration des visiteurs affectes au programme, y compris la formation sur l'EPI et la securite pour les nouveaux sous-traitants travaillant dans les bureaux. Soutenir la saisie des donnees et la preparation de rapports reguliers identifiant les actions, les decisions et les livrables necessaires pour respecter le calendrier du programme. Aider a repondre aux demandes d'assistance des membres du BGP. Identifier les besoins necessitant une prise de decision rapide, etablir et maintenir le contact avec les principaux decideurs et guider les membres de l'equipe afin d'assurer le bon deroulement des operations. Accomplir d'autres taches a la demande du BGP.

Qualifications

Connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Solides competences informatiques et connaissance du systeme TI de Davie. Sens des priorites et capacite a mener plusieurs activites simultanement. Solides competences en resolution de problemes et experience dans l'elaboration et l'execution de plans d'action. Bilinguisme (francais et anglais). La maitrise de l'anglais est requise, car le titulaire du poste aura a interagir avec nos clients, nos partenaires et nos fournisseurs anglophones. Excellente aptitude a communiquer et capacite a synthetiser clairement l'information. * Autonomie et capacite a travailler de maniere independante avec un minimum de supervision.