Job Description

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Resume du poste :

Sous la direction du superieur hierarchique direct, fournit un soutien administratif et secretarial pour les activites administratives et les affaires etudiantes. Contribue au bon fonctionnement de l'unite. Est responsable des documents et des dossiers de l'unite. Sert de personne-ressource pour les politiques et les procedures. Coordonne les activites liees a l'admission, aux examens, a l'inscription et a l'obtention du diplome. Conseille les etudiants et resout les problemes lies a leurs dossiers. Relit les documents pour en verifier la grammaire et l'exactitude. Gere les comptes de l'unite.
Principales taches et responsabilites :Aide a l'organisation de toutes les activites educatives telles que les horaires d'enseignement, les rotations, les cours optionnels et le club de lecture ; Tient a jour un registre des horaires. Informe les residents, les enseignants et les autres professionnels de sante et membres du personnel administratif concernes des horaires et de tout changement les concernant ; Traite et attribue les dossiers de candidature des nouveaux residents des programmes ; Coordonne l'organisation des evenements du programme de formation, notamment : les entretiens, la session d'orientation annuelle pour les residents de premiere annee, le diner de bienvenue, la remise des diplomes, les retraites des residents, la journee/soiree de recherche, la journee des carrieres, etc. ; Recoit les demandes de conges, y compris les conges annuels, les conges d'etudes, les conges maladie et les conges pour participation a des conferences, de la part des residents ; Surveille et rapproche les comptes, les releves et les rapports ; Enregistre les depenses et fournit des releves de compte sur demande ; Prepare les dossiers destines aux comites de selection pour examen et evaluation ; Traite la verification semestrielle et finale de l'evaluation de la formation dans le programme One45 ou similaire ; Planifie les reunions, contacte les participants et reserve les salles de reunion. Aide a la preparation de l'ordre du jour. Assiste aux reunions, redige les proces-verbaux et assure le suivi des decisions relevant de son domaine de responsabilite ; Coordonne et tient a jour la documentation conformement aux exigences d'accreditation des programmes ; Prepare les rapports et autres documents requis pour etre presentes au Consortium canadien d'agrement des programmes de residence (CanRAC) ; Met a jour les informations contenues dans le manuel des residents, les manuels, le programme One45 ou similaire, le lecteur reseau, etc. ; Organise des operations specifiques concernant le debut du semestre, les demandes de pret, l'evaluation des cours et des residences, ainsi que la programmation et la surveillance des examens. Prepare les horaires et reserve les salles pour l'unite. Prepare les horaires et reserve les examens pour l'unite ;

La liste des taches et responsabilites decrites ci-dessus est representative et ne constitue pas une liste complete et detaillee des taches qui peuvent etre effectuees par un employe dont le poste correspond a cette description de poste.
Autres competences et/ou aptitudes requises :Au moins 2 ans d'experience dans le domaine des affaires etudiantes dans un role en contact avec les etudiants. Une experience prealable dans un environnement clinique est consideree comme un atout. Doit etre oriente vers le client et le service, avec une capacite averee a interagir avec le personnel et les residents de tous niveaux. Faire preuve d'initiative, de solides competences organisationnelles et d'une capacite a etablir des priorites et a mener plusieurs taches de front pour respecter des delais changeants. Capacite averee a resoudre des problemes, oriente vers les resultats. Capacite averee a travailler de maniere autonome et en equipe. Grande attention aux details et capacite averee a relire et a reviser la correspondance et d'autres documents en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriees. Capacite a rediger des comptes rendus de reunion precis. Experience dans la planification d'evenements. Discretion et patience dans le traitement des informations confidentielles. A l'aise dans un environnement PC utilisant les programmes Microsoft Office et des bases de donnees specialisees telles que MyCourses, Minerva, Banner, One45. Une connaissance avancee d'Excel et de Zoom (capacite a planifier des reunions, gerer les mots de passe, les salles de reunion, etc.) est essentielle. La connaissance de MS Teams (planification de reunions, creation de fichiers a partager dans Teams, etc.) est un atout important. Excellentes competences en communication et en relations interpersonnelles. Anglais et francais, parle et ecrit.
Remarque : le lieu de travail depend des besoins du departement, mais la formation commence au 680 Sherbrooke.

Formation et experience minimales requises :
DEP - Systemes de bureautique 4 ans Experience pertinente / DEP - Etudes de secretariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Gestionnaire aux affaires etudiantes
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
Date limite pour postuler :
2025-11-04L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.