Job Description

Coordonnateur ou coordonnatrice des ressources humaines et des opérations
Le CMNB est l’organisation bilingue à but non lucratif qui chapeaute les organismes d’aide aux nouveaux arrivants et les associations multiculturelles et ethnoculturelles de la province. Il joue depuis 1983 un rôle consultatif important auprès des gouvernements fédéral et provincial et des administrations municipales pour les questions relatives au multiculturalisme, à l’immigration ainsi qu’à l’établissement, à la rétention et à l’intégration des nouveaux arrivants au marché du travail. Le CMNB fait figure de chef de file dans un secteur passionnant qui offre nombre de défis et de possibilités pour devenir un acteur du changement social.
Ce que nous offrons
Le CMNB s’investit pour faire du Nouveau-Brunswick une province véritablement accueillante et inclusive. Il investit également dans ses employés en leur offrant des salaires et des avantages sociaux compétitifs :

• Régime de rémunération complet, avec avantages sociaux et régime de retraite (santé, ILD, PAE, REER, etc.)
• Possibilités d’avancement professionnel
• Formations et perfectionnement en interne
• Formation mutuelle
• Congés payés et personnels
• Crédit bien-être

Personne recherchée :
Chef d’équipe efficace possédant de solides capacités organisationnelles et relationnelles; diplomate, bilingue, débrouillard, avez le souci du détail et pouvant résoudre les problèmes de façon efficace; connaissance et expérience approfondies des pratiques exemplaires inclusives en matière de ressources humaines; leader efficace mettant toute son énergie dans les initiatives auxquelles il croit; passionné par la promotion du multiculturalisme et la collaboration et prêt à changer les choses.
Fonctions et responsabilités
Ressources humaines

• Superviser le travail lié à la plateforme sur les ressources humaines, BambooHR.
• Superviser la structure de travail en mettant à jour les exigences des postes, les offres d’emploi et les descriptions de postes.
• Superviser la préparation des documents d’orientation destinés aux nouveaux employés, en collaboration avec les gestionnaires et directeurs.
• Maintenir le personnel de l’organisation grâce à un processus de recrutement et d’intégration; apporter un soutien aux gestionnaires pour sélectionner les candidats; mener et analyser les entrevues de départ; recommander des changements.
• Gérer le régime de rémunération en menant des sondages périodiques; planifier et effectuer des évaluations de postes; préparer les budgets pour la rémunération; contrôler et planifier les interventions de paie individuelles; recommander, planifier et mettre en œuvre des révisions de la structure salariale en collaboration avec les directeurs de programmes et des finances.
• Veiller à la planification du travail et aux processus de suivi des résultats des employés.
• Apporter un soutien à la formation des gestionnaires pour encadrer et discipliner les employés; planifier les réunions de gestion avec les employés; prendre connaissance des griefs des employés et les résoudre; conseiller les employés et les superviseurs.
• Gérer les programmes d’avantages sociaux des employés et les en informer en étudiant et en évaluant les besoins et les tendances en la matière; recommander des programmes d’avantages sociaux à la direction; diriger le traitement des demandes de prestations; etc.
• Veiller au respect des lois en surveillant et en mettant en œuvre les exigences fédérales et provinciales en matière de RH.
• Tenir à jour les lignes directrices en matière de gestion en préparant, en mettant à jour et en recommandant des politiques et procédures sur les RH.
• Tenir à jour les dossiers des ressources humaines à l’aide d’un système de classement et de récupération; conserver les dossiers actuels et anciens.
• Contribuer à l’effort d’équipe en obtenant des résultats.

Opérations / Gestion

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• Être responsable des améliorations de certains processus, comme la gestion des systèmes téléphoniques, la gestion des lecteurs partagés, etc.
• Être responsable des tickets liés aux TI et collaborer avec le conseiller informatique externe.
• Être responsable de l’entretien courant du bureau.
• S’occuper du courrier et de la correspondance courante.
• Coordonner la logistique des conférences et des réunions, y compris les réservations, le suivi du budget, les documents d’information, la diffusion des documents et les demandes de débours et de notes de frais.
• Être responsable des achats de fournitures de bureau, de papeterie et d’outils technologiques.
• Être responsable des réparations et des activités d’entretien du bureau qui sont nécessaires, ainsi que des activités connexes.
• Autres tâches selon les besoins.

Qualifications et exigences

• Diplôme en gestion des ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Excellente capacité à communiquer en anglais; à la fois à l’oral et à l’écrit - parler français constitue un atout très important.
• Excellentes capacités relationnelles et souci du détail.
• Sens exceptionnel de l’organisation.
• Capacité à faire preuve d’initiative ainsi qu’à travailler de façon autonome et en équipe.
• Souple, débrouillard, diplomate, sens de l’inclusion et bienveillant.
• Expérience de la rédaction de procès-verbaux de réunion.
• Avoir déjà utilisé BambooHR constitue un atout important.
• Avoir de l’expérience dans le secteur de l’établissement des immigrants ou dans un domaine connexe constitue un atout important.

Lieu de travail
Les bureaux du CMNB se trouvent à Fredericton, au Nouveau-Brunswick. Nous préférons que le personnel soit avant tout sur place, à Fredericton; mais nous envisagerons le télétravail pour les candidats exceptionnels se trouvant ailleurs dans la province.
Le CMNB est attaché à l’équité en matière d’emploi et invite toutes les personnes qualifiées à postuler, y compris les Noirs, les Autochtones et les personnes de couleur, les membres de la communauté LGBTQ2S+ et les personnes handicapées. Conformément aux exigences du Canada en matière d’immigration, ce concours est ouvert aux citoyens canadiens ainsi qu’aux immigrants reçus ayant un permis de travail valide.
Nous remercions toutes les personnes qui ont postulé, mais nous communiquerons uniquement avec les candidat-e-s retenu-e-s pour une entrevue.
Il s’agit d’un contrat de travail jusqu’au 31 mars 2024, avec possibilité de renouvellement annuel.
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Human Resources and Operations Coordinator
The New Brunswick Multicultural Council (NBMC) is a bilingual, nonprofit umbrella organization for established and emerging multicultural/ethnocultural associations and immigrant-serving agencies in NB. Since 1983, NBMC has played a critical advisory role to federal, provincial, and municipal levels of government on issues relating to multiculturalism, immigration, newcomer settlement, retention, and labour market integration. We are a leader in an exciting sector that is continuously growing, filled with challenges, and rich with opportunities to influence positive social change.
What We Offer
NBMC is invested in making our province as welcoming and inclusive as possible. We are also invested in our employees. We offer competitive wages and the following amazing benefits:

• Comprehensive compensation package, including benefits and pension plan (Health, LTD, EAP, RRSP, etc.)
• Opportunities for career growth
• In-house training and professional development opportunities
• Cross-training opportunities across projects/departments
• Paid vacation and personal days
• Wellness credit

The Opportunity:
As the successful candidate you are an effective team leader with strong organizational and interpersonal skill sets. You are diplomatic, bilingual, attentive to details, a strong problem solver and resourceful. You have substantive knowledge and experience with inclusive human resources best practices. You are an effective leader who puts your full energy behind initiatives you believe in. You are passionate about promoting multiculturalism and collaboration in New Brunswick and are ready to make a difference.
Duties and Responsibilities:
Human Resources

• Oversees HR online platform HRBamboo.
• Oversees work structure by updating job requirements, job ads and job descriptions for all positions.
• Oversees the preparation and delivery of orientation material for new hires, with the collaboration of managers/directors.
• Maintains organization staff by establishing a recruiting and onboarding process; supporting managers on candidate selection; conducting and analyzing exit interviews; recommending changes.
• Maintains a pay plan by conducting periodic pay surveys; scheduling and conducting job evaluations; preparing pay budgets; monitoring and scheduling individual pay actions; recommending, planning, and implementing pay structure revisions alongside program and finance directors.
• Ensures work planning and results monitoring processes of employees’ expected roles and responsibilities;
• Support in training managers to coach and discipline employees; scheduling management conferences with employees; hearing and resolving employee grievances; counseling employees and supervisors.
• Maintains employee benefits programs and informs employees of benefits by studying and assessing benefit needs and trends; recommending benefit programs to management; directing the processing of benefit claims; etc.
• Ensures legal compliance by monitoring and implementing applicable HR federal and provincial requirements.
• Maintains management guidelines by preparing, updating, and recommending HR policies and procedures.
• Maintains historical human resource records by designing a filing and retrieval system; keeping past and current records.
• Contributes to team effort by accomplishing related results as needed.

Operations / Administration

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• Responsible for office process improvements, such as managing telephone systems, shared drive management, etc.
• Responsible for IT tickets and working with external IT Consultant.
• Responsible for daily maintenance of office facilities.
• Handle mail and other routine correspondence.
• Coordinate logistics for conferences and meetings, including bookings, budget tracking, briefing documents, materials distribution, and requests for disbursements and expense claims.
• Responsible for purchasing of office supplies, stationary and other technology.
• Responsible for necessary office repairs, maintenance, and related activities.
• Other duties as required.

Qualifications/ Requirements:

• Degree in Human Resource Management, business administration, or related field or equivalent experience.
• Excellent written and verbal communications skills in English required; French a very strong asset.
• Strong interpersonal skills and attention to detail is necessary.
• Must be exceptionally organized.
• Can demonstrate initiative, work independently and as part of a team.
• Flexible, resourceful, diplomatic, inclusive and compassionate.
• Experience in taking down meeting minutes.
• Experience with Bamboo HR a strong asset.
• Experience in the immigrant settlement sector or related field a strong asset.

Location:
The NBMC office is located in Fredericton, NB. Staff location in Fredericton is highly preferred, but consideration for a hybrid work model will be given to outstanding candidates located elsewhere in the province.

NBMC is committed to employment equity and inclusion encourages applications from all qualified people, including BIPOC, members of the LGBTQ2S+ community and people with disabilities. In accordance with Canadian immigration requirements, this competition is open to Canadian citizens and landed immigrants with valid work permits.
We thank everyone who has applied but only candidates chosen for an interview will be contacted.
This is a term contract to March 31, 2024 with the possibility to renew annually.