Job Description

FONCTION
Le r\xc3\xb4le principal et habituel de la personne salari\xc3\xa9e consiste \xc3\xa0 assister les conseillers aux familles dans leurs suivis de dossiers, de coordonner le travail n\xc3\xa9cessaire au bon fonctionnement du d\xc3\xa9roulement des fun\xc3\xa9raires pour chacune des famille servis par un conseiller au famille afin que chaque client ait un service au-del\xc3\xa0 de ses attentes. En lien avec la vision et la mission de l\'entreprise.

RESPONSABILITES/TACHES

Soutien op\xc3\xa9rationnel
\xe2\x9e\xa2 S\'assurer que le transport a \xc3\xa9t\xc3\xa9 demand\xc3\xa9 pour toutes les nouvelles assignations, Faire les d\xc3\xa9marches avec le lieu de d\xc3\xa9c\xc3\xa8s et CCR si requis
\xe2\x9e\xa2 Envoyer les bons de commandes aux fournisseurs par courriel
\xe2\x9e\xa2 R\xc3\xa9server le c\xc3\xa9l\xc3\xa9brant ainsi que le ou les musiciens, s\'il y a lieu;
\xe2\x9e\xa2 Acheminer aux journaux l\'avis de d\xc3\xa9c\xc3\xa8s et la photo, s\'il y a lieu;
\xe2\x9e\xa2 V\xc3\xa9rifier et confirmer les \xc3\xa9preuves des signets et n\xc3\xa9crologies ainsi que les accus\xc3\xa9s de r\xc3\xa9ception
\xe2\x9e\xa2 Faire approuver les \xc3\xa9preuves aux familles et les sauvegarder dans le VF
\xe2\x9e\xa2 Remplir et envoyer le formulaire d\'ouverture de fosses et s\'assurer de la r\xc3\xa9ception du document; (\xc3\xa9glise, cimeti\xc3\xa8re)
\xe2\x9e\xa2 Envoyer le bon de commande - cort\xc3\xa8ge et confirmer la r\xc3\xa9ception du document.
\xe2\x9e\xa2 Cr\xc3\xa9er les c\xc3\xa9r\xc3\xa9monies web et envoyer les liens aux familles
\xe2\x9e\xa2 Communiquer aux conseillers ou au sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat toutes demandes particuli\xc3\xa8res ou probl\xc3\xa9matiques v\xc3\xa9cues avec les familles
\xe2\x9e\xa2 Prendre les appels t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques et faire les assignations dans les cas de nouveaux d\xc3\xa9c\xc3\xa8s et fixer les rendez-vous dans le calendrier
\xe2\x9e\xa2 identifier les urgences du lendemain s\'il y a lieu
\xe2\x9e\xa2 Informer le directeur de son secteur d\'un employ\xc3\xa9 manquant en fonction des activit\xc3\xa9s
\xe2\x9e\xa2 S\'assurer que le cahier d\'activit\xc3\xa9 soit a jour
\xe2\x9e\xa2 S\'assurer que tous les documents requis au contrat soient rempli avant le jour des fun\xc3\xa9railles.

Gestion administrative
\xe2\x9e\xa2 Num\xc3\xa9riser tous les documents manquants dans le VF
\xe2\x9e\xa2 Lire les notes dans l\'onglet Client de SRS
\xe2\x9e\xa2 Consulter SRS et faire le suivi des dossiers
\xe2\x9e\xa2 Traiter les bulles rouges de SRS : Suivi famille en collaboration avec les conseillers
Mise \xc3\xa0 jour :20/09/2021 Page 2
L\'utilisation du masculin a pour but d\'all\xc3\xa9ger le texte
\xe2\x9e\xa2 G\xc3\xa9rer les bo\xc3\xaetes courriel du secteur et faire le suivi avec le conseiller s\'il y a lieu
\xe2\x9e\xa2 Cocher les t\xc3\xa2ches effectu\xc3\xa9es du contrat dans SRS
\xe2\x9e\xa2 Faire le suivi des informations manquantes dans les contrats aupr\xc3\xa8s des conseillers
\xe2\x9e\xa2 S\'assurer que tous les documents l\xc3\xa9gaux sont compl\xc3\xa9t\xc3\xa9s
\xe2\x9e\xa2 S\'assurer que tous les documents n\xc3\xa9cessitant une signature soient sign\xc3\xa9s par les signataires au contrat
\xe2\x9e\xa2 Mettre \xc3\xa0 jour le rapport de suivis des contrats avec les conseillers

Soutien \xc3\xa0 l\'administration
\xe2\x9e\xa2 Acheminer aux bons d\xc3\xa9partements les copies de contrat, bons de commandes et formulaires.
\xe2\x9e\xa2 S\'assurer que la facture balance avec le dernier \xc3\xa9tat des biens et services
\xe2\x9e\xa2 S\'assurer que les d\xc3\xa9p\xc3\xb4ts n\xc3\xa9cessaire au contrat soit re\xc3\xa7u

T\xc3\xa2ches connexes
\xe2\x9e\xa2 Sugg\xc3\xa9rer des id\xc3\xa9es et des pistes d\'am\xc3\xa9lioration;
\xe2\x9e\xa2 Toutes autres t\xc3\xa2ches connexes demand\xc3\xa9es par son sup\xc3\xa9rieur

COMPETENCES CLES

Communication
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 s\'exprimer clairement et d\'\xc3\xaatre compris par son interlocuteur et d\'\xc3\xaatre r\xc3\xa9ceptif aux messages des autres.

Planification / Organisation
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 coordonner son temps, ses priorit\xc3\xa9s et ses activit\xc3\xa9s pour maximiser sa pr\xc3\xa9sence au travail afin d\'atteindre les objectifs. Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 organiser son temps de fa\xc3\xa7on \xc3\xa0 respecter les d\xc3\xa9lais.

Autonomie / Initiative
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 agir sans attendre qu\'on lui en fasse mention, \xc3\xa0 entreprendre des actions de son propre chef, \xc3\xa0 conna\xc3\xaetre ses propres ressources et \xc3\xa0 prendre les mesures n\xc3\xa9cessaires pour s\'am\xc3\xa9liorer.

Souplesse et adaptabilit\xc3\xa9
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 ajuster ses comportements et ses m\xc3\xa9thodes de travail en fonction du contexte de travail et des changements qui surviennent.

Motivation l Dynamisme
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 manifester de la d\xc3\xa9termination, \xc3\xa0 maintenir de l\'int\xc3\xa9r\xc3\xaat et du dynamisme au travail et \xc3\xa0 d\xc3\xa9ployer des efforts constants dans la poursuite des objectifs fix\xc3\xa9s.
Travail d\'\xc3\xa9quipe
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 apporter une contribution et une collaboration \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe dans le but d\'atteindre les objectifs.

Honn\xc3\xaatet\xc3\xa9 et int\xc3\xa9grit\xc3\xa9
Capacit\xc3\xa9 de se conformer aux r\xc3\xa8gles fondamentales de l\'int\xc3\xa9grit\xc3\xa9 et de la cr\xc3\xa9dibilit\xc3\xa9 dans l\'accomplissement de ses t\xc3\xa2ches.

Qualit\xc3\xa9 de service et souci du client
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 d\xc3\xa9terminer, mesurer et \xc3\xa9valuer des normes de qualit\xc3\xa9, et ce, du point de vue des clients. Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 \xc3\xaatre attentif aux pr\xc3\xa9occupations, attentes et besoins de la client\xc3\xa8le. Fait preuve de tact et de diplomatie dans la gestion des dossiers litigieux.

M\xc3\xa9thode / Rigueur
Habilet\xc3\xa9 \xc3\xa0 adopter un comportement et des m\xc3\xa9thodes de travail se caract\xc3\xa9risant par une volont\xc3\xa9 de proc\xc3\xa9der de fa\xc3\xa7on syst\xc3\xa9matique et rigoureuse tout en maintenant des normes de qualit\xc3\xa9. S\'assure de l\'exactitude et de la pr\xc3\xa9cision des informations \xc3\xa0 l\'origine des actions et des d\xc3\xa9cisions. Respecte les proc\xc3\xa9dures, les directives, les r\xc3\xa8gles et les pratiques pr\xc3\xa9\xc3\xa9tablies. Avoir le souci de bien travailler et de pr

...

endre les moyens n\xc3\xa9cessaires pour atteindre ou d\xc3\xa9passer les objectifs \xc3\xa9tablis.

Exigences

• Atout - DEC en thanatologie
• Essentielle - DEC ou exp\xc3\xa9rience pertinente
• Essentielle - Parfaitement bilingue
• Atout - Moyen de transport (voiture)
• Essentielle - Disponible du lundi au vendredi de 9h \xc3\xa0 17h

Connaissances et aptitudes

• Essentielle - Connaissance de base en informatique
• Essentielle - Service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8re
• Atout - Milieu fun\xc3\xa9raire

Groupe Yves L\xc3\xa9gar\xc3\xa9 inc

Groupe Yves L\xc3\xa9gar\xc3\xa9, 3e g\xc3\xa9n\xc3\xa9ration de la r\xc3\xa9put\xc3\xa9e maison Alfred Dallaire, est une entreprise dans le domaine fun\xc3\xa9raire qui oeuvre dans la grande r\xc3\xa9gion de Montr\xc3\xa9al.

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