Job Description

Qui sommes-nous

BGIS est l'un des principaux fournisseurs de services personnalises de gestion d'installations et d'immobilier. Avec notre equipe combinee de plus de 6 500 personnes a l'echelle mondiale, nous nous efforcons sans relache de favoriser l'innovation grace aux services que nous fournissons, tout en recherchant activement de nouvelles opportunites qui permettront a nos clients d'innover dans leurs activites. A l'echelle mondiale, nous gerons plus de 320 millions de pieds carres de portefeuilles clients repartis sur plus de 30 000 sites en Amerique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie. Pour plus d'informations, rendez-vous sur www.bgis.com.


BGIS est l'un des principaux fournisseurs de services integres de gestion immobiliere, notamment dans les domaines de la gestion des installations, de la gestion de projets, des services lies a l'energie et au developpement durable, du conseil strategique en matiere d'environnement de travail, des services immobiliers et de la planification des investissements. Sa gamme de solutions, soutenue par des systemes, des processus et des collaborateurs efficaces, lui permet de creer et d'optimiser des espaces adaptes aux besoins de ses clients. L'equipe s'attache a inspirer une meilleure performance commerciale et a aider ses clients a se concentrer sur leur coeur de metier.

Reprographie :

Utiliser, entretenir et depanner les equipements de reprographie, notamment les photocopieurs, imprimantes, scanners, traceurs et relieuses. Traiter les demandes d'impression, de photocopie et de numerisation entrantes, en veillant a l'exactitude, a la coherence du formatage et au respect des delais du projet. Traiter les documents confidentiels et sensibles avec discretion. Effectuer des impressions grand format et la finition des documents (reliure, plastification, rognage, etc.). Surveiller les niveaux des fournitures (papier, toner, encre, materiel de reliure) et commander les remplacements de maniere proactive. Maintenir un flux de travail organise et un registre de tous les travaux d'impression, y compris les codes de facturation ou de remboursement, selon les besoins. Assurer la maintenance courante et coordonner les interventions des prestataires lorsque cela est necessaire. Participer a la gestion des documents numeriques et a la numerisation des archives, le cas echeant. Collaborer avec les equipes de projet afin de garantir que la qualite d'impression et les specifications des fichiers sont conformes aux normes (par exemple, dessins techniques, plans architecturaux ou documents de proposition). Veiller au respect des politiques de l'entreprise, des procedures de securite et des directives d'utilisation des equipements.

Connaissances techniques des installations

Accueillir les clients et les visiteurs. Etre le premier point de contact pour toutes les demandes telephoniques entrantes, gerer les demandes et les reservations de salles dans le cadre du modele de centre de services virtuel, y compris les demandes de travaux d'hebergement a l'aide du systeme interne. Assister l'equipe de gestion interne du site en servant de relais pour les demandes des clients ainsi que pour d'autres demandes, si necessaire. Aider a l'accompagnement des visiteurs/sous-traitants et donner des instructions et superviser, si necessaire. Gerer la collecte et la distribution du courrier interne et externe et des livraisons par coursier. Gerer la livraison des consommables dans toutes les zones de rafraichissement. Aider a la fourniture de cartes d'acces au batiment au personnel et aux entrepreneurs. Aider a repondre aux besoins des salles de reunion (par exemple, reconfiguration des salles et services de restauration). Taches administratives selon les besoins. Facturation, reception et rapprochement. Saisie de donnees et gestion des dossiers. Gestion des bons de travail. Tenir a jour les listes de distribution.

Experience/Qualifications :

Les politiques et procedures HSE sont respectees et maintenues par toutes les parties prenantes. Solide experience averee dans un environnement de centre de service a la clientele. Comprehension averee des principes du service a la clientele. Experience averee de la collaboration avec des parties prenantes internes et externes a differents niveaux d'une organisation. Solides competences professionnelles averees en matiere de communication telephonique : ecoute, questionnement, empathie, clarte des resultats pour le client et professionnalisme. Souci du detail et de la grammaire avere. Maitrise des logiciels informatiques pertinents Word, Excel, Outlook (ou programme similaire) et de l'acces a Internet ; bonnes competences en dactylographie, rapidite et precision. Capacite a reagir rapidement au changement et a adopter une approche flexible/innovante face aux problemes et aux opportunites.
Chez BGIS, nous croyons que la diversite et l'inclusion sont des moteurs cles de notre activite, a tel point que nous ne perdons jamais de vue leur importance, car elles font partie integrante de notre organisation. Nous nous engageons a maintenir un processus de recrutement sans barrieres en offrant des chances egales a tous grace au recrutement et a la fidelisation de personnes de tous horizons. Nous reconnaissons que la promotion de la diversite est un element essentiel de notre quete permanente de reussite organisationnelle !